Significado del libro de caja chica
El libro de caja chica es el libro de contabilidad que se utiliza con el propósito de registrar el gasto de caja chica, es decir, el gasto que es de la pequeña cantidad que la empresa realiza en sus operaciones diarias.
El libro de caja chica se puede expresar como un resumen formal de los gastos de caja chica, que se refiere a los gastos diarios normales de la empresa, que no están relacionados con la línea directa de la empresa. Es un libro de contabilidad utilizado para pequeños gastos de registro y de poco valor.
¿Cómo funciona el libro de caja chica?
- La base de la contabilidad se encuentra en los tres principales términos y cuentas contables, que comprenden el diario, el libro mayor y el libro de caja chica. Cada transacción registrada en los libros de cuentas pasa por estas tres cuentas principales para ser capturada.
- El diario es una parte integral de la contabilidad, que es el punto de partida de la contabilidad, y registra todas las transacciones comerciales. Por el contrario, el libro de caja chica registra la transacción relacionada con la cuenta de efectivo. Desde el inicio del diario, se prepara la cuenta Ledger, con la ayuda de la cual se preparan los libros de cuentas definitivos de la empresa.
- Sin embargo, hay varias transacciones durante el curso normal del negocio, que son de una cantidad muy pequeña y nominal y no se registran en la cuenta del libro de caja. Para transacciones de esta naturaleza se utiliza el libro de caja chica.
Formato del libro de caja chica
A continuación se muestra el formato de muestra del Libro de caja chica.
La persona responsable de registrar los recibos y los pagos se conoce como el pequeño cajero. En la empresa, el libro de caja chica generalmente lo mantiene el departamento administrativo de la empresa, ya que los departamentos de cuentas generalmente están ocupados por las transacciones comerciales más importantes, y también el departamento de administración solo es responsable de ese tipo de gastos.
Sistemas de libros de caja chica
El efectivo se entrega a la caja chica según el siguiente sistema de caja chica: -
# 1 - Sistema ordinario de caja chica
Bajo este sistema, se entrega una suma global de efectivo al pequeño cajero. El cajero es responsable de llevar un registro de todos los gastos para la revisión del cajero jefe y presentarlo antes de solicitar nuevos fondos para ejecutar nuevamente los gastos del día a día.
# 2 - Sistema de anticipos de caja chica
Según el sistema de caja chica de anticipos, el monto de la caja chica se fija durante un período determinado, por debajo del cual suele ser inferior a un mes o una semana. En este período, el cajero tiene que ejecutar la cuenta de caja chica con el presupuesto dado. Al final del período, el cajero envía el informe y la cantidad gastada por él se reembolsa para que la cantidad sea igual al saldo inicial al comienzo del mes anterior. En caso de que el gasto exceda la cantidad proporcionada, una solicitud especial indicando que el requisito debe elevarse al cajero principal para reponer los fondos durante un tiempo determinado. El sistema de caja chica de anticipos ha sido ampliamente adoptado por las empresas para administrar su cuenta de caja chica.
Ventajas
- Bajo este método del sistema de caja chica, el requerimiento real de efectivo se realiza de manera efectiva. Por ejemplo, si en un mes solo se gastan $ 1,000 en dichos gastos, el monto inicial flotado a la parte responsable se puede aumentar o disminuir inmediatamente después de analizar el período y la naturaleza de la ocurrencia de los gastos.
- El sistema de caja chica de Imprest también minimiza la probabilidad de cualquier error que pueda ocurrir durante la contabilidad, ya que el cajero principal lo revisa periódicamente.
- Ha sido probado y probado y es un método eficiente que también consume menos tiempo y es eficiente.
- Este método también puede generar ahorros de costos para la empresa, ya que la cantidad incurrida en gastos de caja chica se analiza cuidadosamente y se verifica periódicamente para darse cuenta de cuánto efectivo se requiere y dónde puede la empresa reducir los gastos en las partidas menores.
- El sistema de caja chica de Imprest también permite a los miembros del personal cómo manejar el efectivo de manera efectiva para demostrar su valía a sus mayores que también pueden ser vistos como futuros administradores de efectivo de la empresa.
Desventajas
- El uso de este sistema a veces es muy prolongado puede llevar mucho tiempo y, a menudo, requiere algún recurso para trabajar detrás de él, que también se puede implementar en otras tareas eficientes y útiles.
- El sistema debe revisarse de nuevo periódicamente, y cada monto registrado debe mapearse con cada gasto, lo que puede convertirse en un proceso largo si la cantidad de entradas es de una cantidad considerable en el negocio.
Conclusión
El libro de caja chica es un sistema manual de registro de gastos y, a menudo, es propenso a errores y, a veces, se convierte en una tarea engorrosa para llevar los libros y registrar cada transacción, especialmente en una gran empresa. Sin embargo, para superar esto en estos días, muchas empresas están desechando el antiguo sistema de contabilidad. Se están moviendo hacia un sistema moderno de contabilidad, que son tarjetas de crédito corporativas o el uso de software de conteo, que es un sistema eficiente para registrar tanto cantidades nominales como considerables de transacciones comerciales.
Con el tiempo, el libro de registro de caja chica ha perdido su importancia, pero todavía se puede utilizar como una herramienta útil para registrar en empresas donde no se ha implementado la tecnología moderna.
