Crear plantillas en Excel

Crear plantillas de Excel

Crear Plantillas de Excel le ayuda a evitar las engorrosas tareas repetitivas y le ayuda a concentrarse en el negocio real. Estas plantillas pueden ser estándar, las que ya están presentes en MS Excel para su uso listo para usar, o puede crear su propia plantilla y utilizarlas más tarde.

¿Cómo seleccionar la plantilla estándar de Excel?

Abra un libro de Excel y vaya a Archivo> - Nuevo> -

Verá una pantalla similar a la siguiente captura de pantalla.

Le da la opción de seleccionar entre algunas opciones predefinidas divididas en varias categorías. Puede elegir el que corresponda a sus necesidades y hacer doble clic en él para usar esa plantilla. Supongamos que elijo el Calendario académico (cualquier año) y hago doble clic en él.

Verá una captura de pantalla como la siguiente. Puede ver aquí que simplemente puede cambiar el año y puede comenzar a usarlo por un año diferente al que fue creado, lo que le brinda la flexibilidad de usarlo cuando lo desee.

Aquí, deberá realizar otro cambio que es "seleccionar el día de inicio de la semana" durante un mes. La captura de pantalla está a continuación.

Sin embargo, si primero desea ver una vista previa y luego decidir si desea seleccionar esa plantilla o no, haga un solo clic.

Si está satisfecho con él, haga clic en el botón Crear para continuar. De lo contrario, ciérrelo haciendo clic en el símbolo "X" en el cuadro de diálogo y continúe de nuevo. También puede avanzar y retroceder para seleccionar la deseada entre las plantillas estándar haciendo clic en los 2 símbolos en el costado del cuadro de diálogo (marcados arriba en negro).

Así, en cualquier plantilla que elijamos, habrá algunas cosas que debemos modificar para reutilizarla para nuestros propósitos.

¿Cómo crear una plantilla de Excel personalizada?

Esta será la forma en que se hacen las copias de la pieza original. Ponemos el máximo cuidado en implementar los cambios en la pieza original, asegurándonos de que todo el formato, encabezados, marcadores de posición, etc. estén perfectamente hechos. Por favor, dedique suficiente tiempo aquí, ya que todo (estilo de ejemplo, formato, gráficos, etc.) relacionado con este libro de trabajo se replicará en su totalidad.

¿Qué cambios se pueden guardar al crear una plantilla personalizada?

Básicamente, cualquier cosa que pueda hacer en un libro de trabajo se puede guardar en una plantilla. Algunos de estos incluyen:

  • Validación de datos en Excel (selección de valores de una lista)
  • Tener un botón de macro
  • Algunas celdas formateadas de la manera que nos gusta (por ejemplo, celdas resaltadas en amarillo)
  • Proteger un rango de celdas para que no realicen cambios en él.
  • Ocultar ciertas filas y columnas
  • Gráficos, imágenes, hipervínculos de Excel, etc.
  • Fusionar ciertas celdas en Excel o ajustar texto de Excel en algunos
  • Cambie el tipo de celda a un formato específico (por ejemplo, formato de fecha en una celda)
  • Congele las celdas de Excel para que las columnas de encabezado estén siempre visibles

En la siguiente captura de pantalla, he mostrado algunos de estos ejemplos en una plantilla de Excel que he creado

  • La celda B3 solo tomará entradas de una lista predefinida. (Vaya a la celda B3, luego vaya a la pestaña "Datos". Seleccione "Validación de datos".

En el menú desplegable, seleccione el primero "Validación de datos".

  • Luego, realice los siguientes cambios como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Se crea una lista desplegable.

  • Las celdas A3 a A6 se resaltarán en amarillo. (Seleccione la celda "A3: A6", vaya a "Pestaña Inicio", luego haga clic en "Color de relleno")

  • La imagen estará allí en el lugar que se muestra (Para esto, vaya a la celda donde desea insertar la imagen, luego vaya a la pestaña 'Insertar', haga clic en 'Imágenes' y luego cargue la imagen donde está almacenada en su computadora)

Se carga una imagen en esa celda.

  • Hay un botón presente, que al hacer clic ejecutará la macro requerida. (Vaya a la celda donde desea colocar el botón, luego vaya a la pestaña "Insertar", vaya a "Formas".

  • Elige la forma. Haga clic derecho sobre él para seleccionar "Editar texto", si desea escribir algo en él.

Escriba "Haga clic en mí para ejecutar la macro".

  • Una vez hecho esto, haga clic derecho de nuevo y elija "Asignar macro".

Se abrirá un cuadro de diálogo en el que puede asignar la macro relevante que ha escrito en VBA.

  • Las filas 8 a 12 están ocultas. (Para esto, seleccione las filas 8 a 12).

Vaya a la pestaña 'Inicio', luego a 'Formato', luego a “Visibilidad”, luego a “Ocultar y mostrar”, luego a “Ocultar filas”.

Del mismo modo, en la captura de pantalla anterior, además de las mencionadas anteriormente, puede ver:

  • La celda F2 siempre estará en formato de moneda. (Para esto, vaya a la celda J2, haga "ctrl + 1" y luego cambie el tipo a "Moneda")

  • Las células C15: D16 se fusionan en una. (Para esto, seleccione la celda C15: D16 y luego haga clic en "Combinar y centrar en Excel")

  • Una hoja de trabajo se congela en la celda C19 para que, a pesar de desplazarse hacia abajo, el contenido de la fila 19 siempre esté visible. Puede usar esto cuando quiera ver siempre los encabezados en su hoja de trabajo. (Para esto, vaya a la celda N20, luego vaya a la pestaña "Ver" y haga clic en "Congelar paneles".

La salida se muestra a continuación.

Ahora, asumiendo que hemos hecho todo lo que debe hacerse en nuestro libro de trabajo, le mostraré el proceso que debe seguirse para guardar esta plantilla creada y utilizarla la próxima vez.

¿Cómo utilizar la plantilla de Excel creada?

Una vez que haya creado sus propias plantillas y haya realizado los cambios en el libro de trabajo o la hoja de trabajo, haga clic en "Guardar como tipo" y podrá guardarlo en el formato 'Plantilla de Excel (* .xltx)' si no hay una macro. (Utilizando Office 2016). Si hay una macro, use el formato Plantilla de Excel habilitada para macros (* .xltm)

La captura de pantalla se muestra a continuación:

Lo guardamos como 'xltm' ya que había una macro presente.

  • Ahora que hemos guardado la plantilla de Excel creada, podemos utilizarla como lo mostré, al seleccionar una plantilla estándar. Abra un libro de Excel.
  • Vaya a Archivo> - Nuevo> -

Verá una pantalla similar a la siguiente captura de pantalla.

Puede ver una categoría "PERSONAL" junto a la de "DESTACADOS". Todas sus plantillas personales estarán presentes aquí.

Vaya a la Personal y haga doble clic en la plantilla "plantilla personal" (el nombre que le dio a su plantilla). Al hacer clic en él, verá un libro de trabajo, con todas las configuraciones iniciales ya presentes, que no es necesario que vuelva a hacer.

Vea la captura de pantalla a continuación para su referencia.

Cosas para recordar

  • El uso de una plantilla de Excel se trata de crear una primera copia perfecta y luego duplicarla muchas veces. Por lo tanto, invierta muchísimo tiempo en diseñar la primera copia.
  • Dependiendo de si una macro está presente o no en su plantilla, guárdela en consecuencia. Si la macro está presente, guárdela como archivo ".xltm". De lo contrario, puede guardarlo en la extensión de Excel "xlt".
  • Las plantillas de Excel creadas estarán presentes en una sección diferente llamada "PERSONAL" además de las ya presentes en la sección "DESTACADAS".