Formateo en Excel

Formateo en Excel (2016, 2013 y 2010 y otros)

Formatear en Excel es un buen truco en Excel que se usa para cambiar la apariencia de los datos representados en la hoja de trabajo, el formateo se puede hacer de múltiples maneras, como podemos formatear la fuente de las celdas o podemos formatear la tabla usando el pestaña de estilos y formato disponible en la pestaña de inicio.

¿Cómo dar formato a datos en Excel? (Paso a paso)

Comprendamos el trabajo en formato de datos en Excel con ejemplos simples. Ahora supongamos que tenemos un informe simple de ventas para una organización como se muestra a continuación:

Puede descargar esta plantilla de formato de Excel aquí - Plantilla de formato de Excel

Este informe no es atractivo para los espectadores; necesitamos formatear los datos.

Ahora, para formatear datos en Excel, haremos

  • El texto del encabezado de la columna en negrita,
  • Tamaño de fuente más grande,
  • Ajuste el ancho de la columna usando la tecla de método abreviado ( Alt + H + O + I ) después de seleccionar toda la tabla (usando Ctrl + A ),
  • Centro alineando los datos,
  • Aplique el borde del contorno usando (Alt + H + B + T ),
  • Aplique el color de fondo usando el comando 'Color de relleno' disponible en el grupo 'Fuente' en 'Inicio'

Aplicaremos el mismo formato para la última fila 'Total' de la tabla usando el comando 'Copiar formato' disponible en el grupo 'Portapapeles' en la pestaña 'Inicio' .

Como la cantidad recaudada es una moneda, debemos formatear la misma que la moneda usando el comando disponible en el grupo 'Número' ubicado en la pestaña 'Inicio' .

Después de seleccionar las celdas, que necesitamos formatear como moneda, debemos abrir el cuadro de diálogo 'Formato de celdas' haciendo clic en la flecha marcada arriba.

Elija 'Moneda' y haga clic en 'Aceptar'.

También podemos aplicar el borde del contorno a la tabla.

Ahora crearemos la etiqueta para el informe usando 'Formas' . Para crear la forma sobre la tabla, necesitamos agregar dos nuevas filas, para eso seleccionaremos la fila con 'Shift + Barra espaciadora' y luego insertaremos dos filas presionando 'Ctrl +' + ” dos veces.

Para insertar la forma, elegiremos una forma apropiada del comando 'Formas' disponible en el grupo 'Ilustración' en la pestaña 'Insertar' .

Cree la forma de acuerdo con el requisito y con el mismo color que los encabezados de la columna y agregue el texto en la forma haciendo clic derecho en las formas y seleccionando 'Editar texto'

También podemos usar la pestaña contextual 'Formato' para formatear la forma usando varios comandos como 'Contorno de forma' , 'Relleno de forma' , 'Relleno de texto' , 'Contorno de texto', etc. También podemos aplicar el formato de Excel en el texto usando el comandos disponibles en el grupo 'Fuente' ubicado en la pestaña 'Inicio' .

También podemos usar 'Formato condicional' para llamar la atención de los espectadores para el vendedor 'Top 3' y el vendedor 'Bottom 3' .

Así que formatee las celdas que se encuentran en el top 3 con Relleno verde con texto verde oscuro

Además, formatee las celdas que se clasifican en la parte inferior 3 con rojo claro con texto rojo oscuro

También podemos aplicar otra opción de formato condicional, que es 'Barras de datos' .

También podemos crear el gráfico para mostrar los datos, que también es parte de 'Formato de datos de Excel'.

Teclas de acceso directo para formatear datos en Excel

  • Para poner el texto en negrita : Ctrl + B o Ctrl + 2.
  • Para poner el texto en cursiva : Ctrl + I o Ctrl + 3
  • Para subrayar el texto: Ctrl + U o Ctrl + 4.
  • Para agrandar el tamaño de fuente del texto: Alt + H, FG
  • Para reducir el tamaño de fuente del texto: Alt + H, FK
  • Para abrir el cuadro de diálogo 'Fuente': Alt + H, FN
  • Para abrir el cuadro de diálogo 'Alineación': Alt + H, FA
  • Para centrar la alineación del contenido de la celda: Alt + H, A y luego C
  • Para agregar bordes: Alt + H, B
  • Para abrir el cuadro de diálogo 'Formato de celda': Ctrl + 1
  • Para aplicar o eliminar el formato de datos tachado de Excel: Ctrl + 5
  • Para aplicar un borde de contorno a las celdas seleccionadas: Ctrl + Shift + Ampersand (&)
  • Para aplicar el formato de porcentaje sin decimales: Ctrl + Mayús + Porcentaje (%)
  • Para agregar una celda o rango no adyacente a una selección de celdas usando las teclas de flecha: Shift + F8

Cosas para recordar

  • Si bien el formato de datos en Excel hace que el título se destaque, sea bueno y en negrita, asegúrese de que diga algo claramente sobre el contenido que mostramos. A continuación, amplíe un poco los encabezados de las columnas y filas y póngalos en un segundo color. Los lectores escanearán rápidamente los encabezados de columna y fila para tener una idea de cómo está organizada la información en la hoja de trabajo. Esto les ayudará a ver lo que es más importante en la página y por dónde deben comenzar.