¿Qué son los diarios de compra?
Los diarios de compras son diarios especiales que utiliza una organización para realizar un seguimiento de todas las compras a crédito. También se conoce como libro de compra o libro diario de compra. Mientras que las transacciones de crédito se registran en el libro de compras, las compras en efectivo se registran en un diario general. Cabe mencionar que solo se registra la compra a crédito de bienes en dichos diarios y se excluye cualquier gasto de capital.
La mayoría de las organizaciones tienen un departamento de compras separado que se encarga del proceso completo de compra, que son la identificación de los productos requeridos, la clasificación, la solicitud de cotización, la realización del pedido y la confirmación de la recepción de los productos que coinciden con la descripción deseada.
Componentes del asiento del diario de compras
# 1 - Dos fiestas
En cada compra hay dos partes, un comprador y un vendedor. Ambas partes acuerdan un precio que paga el comprador en consideración de bienes o servicios. Este precio de compra es el monto de la transacción para todos los diarios de compra. La persona u organización de quien se realiza la compra se denomina Proveedor y cuando la compra sea a crédito, el Proveedor aparecerá como Acreedores en el balance hasta el momento en que se realice el pago.
# 2 - Compra a crédito
Una organización adquiere diversos bienes y servicios de varios proveedores. Cuando se compra un bien a crédito, se registra la siguiente entrada del diario: digamos que X Ltd. compró bienes por valor de $ 500 de Y Ltd. -
Cuando se realiza el pago -
# 3 - Factura
La factura es un documento que emite el vendedor al comprador. Es un documento detallado. Contiene la fecha de la factura, el nombre y la dirección del Proveedor, el nombre de la organización a la que se factura, la dirección y el nombre de la organización a la que se envían las mercancías, la cantidad y descripción de las mercancías, el método de pago que necesita el proveedor, la moneda de la factura, impuestos, etc. La factura es un documento importante, que es un problema junto con los bienes, y cuando llega al comprador, el comprador coincidirá con los bienes recibidos con la orden de compra colocada.
# 4 - Departamento de compras
La mayoría de las organizaciones tienen un departamento de compras separado que es responsable de la adquisición de bienes. Entonces, cuando alguna persona o departamento necesita algún bien, debe enviar una solicitud al departamento de Compras, si los bienes ya están disponibles en el stock o almacén, el departamento de compras emitirá la mercadería. Si los productos no están disponibles, el equipo de compras identificará al Proveedor que se especializa en los productos necesarios y realizará el pedido. Una vez que ha llegado el pedido, comprobarán que coincide con la descripción requerida y que la cantidad coincide con lo solicitado. Una vez que el departamento de compras confirma que se han recibido los bienes, la factura pasa a las cuentas para el pago.
# 5 - Nota de crédito
En los casos en los que los bienes suministrados no coincidan con la descripción, tengan problemas de calidad o daños, y el Comprador deberá devolverlos al Proveedor. Luego, el Proveedor emitirá un documento denominado Nota de Crédito, que se ajustará contra los pagos de bienes en el futuro. Digamos que X Ltd. devolvió un bien por valor de $ 1,000 y Y Ltd. emitió una nota de crédito por ese valor. La próxima vez que X Ltd. compre $ 5,000, solo tendrá que pagar $ 4,000 ya que $ 1,000 se ajustarán contra la nota de crédito.
# 6 - Libro de compra
El libro de compras registra todas las compras a crédito en un solo lugar, y allí se mencionan los detalles de los Proveedores, el número de factura, la moneda, la cantidad y otros detalles. Los saldos de estos Proveedores del libro de compras se transfieren a libros de contabilidad individuales y un total de los encabezados de gastos se carga en una cuenta de gastos. Este es uno de los libros básicos en el proceso de contabilidad, que es esencial para preparar los saldos del libro mayor, el balance de comprobación y las cuentas finales. A continuación se muestra un libro de compra de muestra de XYZ Ltd para agosto de 2019. En este caso, los saldos de $ 500, $ 1,000 y $ 2,000 se contabilizarán en los libros de contabilidad individuales de Nike, Adidas y PUMA Ltd. Además, la cuenta de compra se debitará por $ 3,500.
Ventajas de los diarios de compra
- Los detalles de todos los proveedores se encuentran en un solo lugar que ayuda a conciliar los saldos del libro mayor y el balance de prueba.
- Datos fáciles de mantener y rastrear para el análisis de proveedores
- La compra a crédito total y el tipo de compra se encuentran en un solo lugar
- Un documento imprescindible para el buen funcionamiento del departamento de compras
- Durante las auditorías de fin de año, la búsqueda de los números de factura relacionados con cualquier proveedor se vuelve accesible desde los diarios de compras.
- Uno de los libros famosos y ampliamente conservados
Desventajas de los diarios de compra
- Se necesita un contador independiente que cuesta tiempo y dinero.
- Si se selecciona la cuenta de proveedor incorrecta en el libro de compras, se produce un error en la preparación del balance de prueba y las cuentas finales.
Conclusión
Los diarios de compra son una parte vital y esencial del proceso contable de cualquier organización. Cuando se implementa con cuidado, un sistema de sonido ayudará en las compras justo a tiempo, lo que conducirá a ahorrar tiempo y dinero. Además, el análisis de compra extraído de estos diarios ayuda en la negociación de nuevos contratos. Los diarios de compras también ayudan en la gestión de los acreedores, rastreando el estado de las mercancías devueltas, las notas de crédito y los saldos del libro mayor actualizado de los proveedores, todos los cuales son necesarios para que una empresa tenga éxito y esté actualizada. También ayuda a facilitar la auditoría al proporcionar los datos que necesitan los auditores.
