Reducir el tamaño del archivo de Excel

¿Cómo reducir el tamaño del archivo de Excel?

A continuación se muestran los 4 métodos para reducir el tamaño del archivo del libro de Excel.

  1. Guardar archivo en formato binario
  2. Convertir fórmulas innecesarias en valores
  3. Comprimir imagen
  4. Eliminar caché de pivote

Analicemos cada uno de los métodos en detalle:

# 1 - Guardar archivo en formato binario

El tamaño del archivo de Excel podría reducirse convirtiendo el formato .xlsx normal a .xlsb, que es el formato binario. De esta manera se reduce el tamaño del archivo al menor tamaño posible.

  • Paso 1: abra el archivo de Excel en formato .xlsx.
  • Paso 2: luego haga clic en la pestaña Archivo. En la lista desplegable de la pestaña Archivo en Excel, elija Guardar como en Excel.

  • Paso 3: ahora seleccione la opción Examinar , luego aparecerá un cuadro de diálogo.

  • Paso 4 - Luego ingrese el nombre del archivo en "Nombre de archivo", ahora en el menú desplegable "Guardar como tipo" seleccione el formato .xlsb y haga clic en "Guardar".

Este enfoque les permitirá sobresalir el archivo para reducir el tamaño de la hoja de cálculo.

# 2 - Convierte fórmulas innecesarias en valores

El siguiente enfoque que se puede utilizar para reducir el tamaño del archivo de Excel es convertir fórmulas innecesarias en valores. A continuación se muestra la lista de pasos que se pueden seguir para comprender la metodología.

  • Paso 1: abra el archivo de Excel y seleccione la hoja de trabajo completa o el número de columnas que se convertirán de fórmulas a valores.
  • Paso 2 - Ahora presione la tecla "F5", aparecerá el cuadro de diálogo emergente. Luego haga clic en "Especial".

  • Paso 3 - Esto abrirá otro cuadro de diálogo como se muestra a continuación, luego haga clic en el botón de radio para "Fórmulas" y haga clic en Aceptar.

  • Paso 4: ahora que se han seleccionado todas las celdas que contienen fórmulas. Vaya a la pestaña Inicio y haga clic en "Pegar".
  • Paso 5 - Ahora seleccione Valores, una vez que aparezca el menú desplegable al hacer clic en "Pegar". Luego haga clic en "Pegar valores".

  • Paso 6 - O use una tecla de método abreviado CTRL + ALT + V , luego aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación. Seleccione el botón de radio para "Valores" y haga clic en "Aceptar".

Esto convertiría las fórmulas seleccionadas en valores, lo que permitirá reducir el archivo para reducir y hacer la hoja de cálculo más ligera.

# 3 - Comprimir imagen

El siguiente enfoque es comprimir la imagen en un archivo de Excel para reducir el tamaño del libro. Este método es esencial cuando tenemos demasiadas imágenes contenidas en el libro de trabajo o la hoja de trabajo, lo que impulsa a aumentar el tamaño del archivo de Excel.

  • Paso 1: haga clic en la imagen que desea comprimir. Luego vaya a la pestaña "Formato" en el área de la cinta como se muestra a continuación.

Esta es la herramienta de imagen que aparece solo cuando se selecciona la imagen.

  • Paso 2: en la pestaña "Formato", seleccione "Comprimir imágenes".

  • Paso 3: aparecerá un cuadro de diálogo después de seleccionar el icono de comprimir imagen.

  • Paso 4 - La opción "Aplicar solo a esta imagen" permite al usuario comprimir solo la imagen que se ha seleccionado. Si anula la selección de esta opción, todas las imágenes del libro de trabajo se comprimirán. Además, seleccione la opción "Correo electrónico (96 PPI)", que es el tamaño mínimo de documento para compartir.
  • Paso 5: haga clic en Aceptar y guarde el libro de trabajo. Esto reducirá el tamaño del archivo de Excel general.

# 4 - Eliminación de la caché dinámica

El siguiente enfoque ayudará a reducir el tamaño del archivo de Excel al eliminar la caché dinámica mientras crea la tabla dinámica a partir de los datos de origen.

  • Paso 1: seleccione la pestaña "Analizar" en las herramientas de la tabla dinámica. Esta pestaña aparece solo cuando se selecciona la tabla dinámica en el archivo de Excel.

  • Paso 2: ahora haga clic en el menú desplegable de opciones de pivote seguido de opciones.

  • Paso 3: junto a un cuadro de diálogo aparecerá, vaya a la pestaña Datos.

  • Paso 4: ahora anule la selección de la casilla de verificación "Guardar datos de origen con archivo". Esta opción no creará ningún caché dinámico y permite reducir el tamaño del archivo de Excel.

  • Paso 5: ahora seleccione la opción "Actualizar datos al abrir el archivo", esto garantizará que el pivote se actualice tan pronto como se abra el archivo de Excel. Si no se selecciona la opción, la tabla dinámica debe actualizarse manualmente, lo que generaría una caché dinámica.

Paso 6: luego haga clic en Aceptar. Esto asegurará que se reduzca el tamaño del archivo de Excel.

Cosas para recordar

  • El formato de archivo XLSB tiende a abrirse y guardarse a un ritmo mucho más rápido, sin embargo, hay algunas cosas a considerar en las que los archivos de Excel habilitados para macros y basados ​​en consultas no deben convertirse a XLSB, ya que pueden causar errores funcionales mientras funcionan como XLSB.
  • Además, si el tamaño del archivo de Excel para el formato XLSX es de 5 MB a 7 MB, puede dejarse como está, solo si el tamaño del archivo XLSX aumenta a dígitos dobles o triples en MB. Entonces, se puede considerar que los archivos de Excel reducen el tamaño del archivo utilizando cualquiera de los enfoques más adecuados.
  • Hay otros enfoques, como usar la carpeta comprimida comprimida, esto se hace haciendo clic derecho en el archivo de Excel, vaya a enviar y luego haga clic en una carpeta comprimida comprimida. Esto reducirá el tamaño del archivo mientras se comparte. Esto también se puede hacer seleccionando varios archivos y luego comprimiéndolos en una carpeta comprimida.
  • Prefiera las tablas dinámicas a las fórmulas que se utilizan para resumir datos para conjuntos de datos generalmente más grandes, esto tendrá menos impacto en el tamaño del archivo. Además, si hay un mayor uso de fórmulas, cambie el modo de cálculo automático al modo manual en la pestaña de fórmulas. Esto hará que el archivo se abra, realice cambios, actualice el archivo de Excel y cierre los archivos mucho más rápido.