Definición del libro mayor de cuentas por pagar
El libro mayor de cuentas a pagar, también conocido como el libro mayor del acreedor, es el libro mayor subsidiario que enumera los detalles de los diferentes proveedores o vendedores de la empresa junto con sus saldos de cuenta, destacando el monto pendiente a pagar por la empresa.
Realiza un seguimiento de la información de pago específica para cada factura, que incluye:
- Fecha de la factura
- Número de factura
- Nombre del proveedor / vendedor
- ordene la cantidad
- Cantidad pagable
El saldo de la cuenta del libro mayor para las cuentas por pagar se compara con el saldo final del libro mayor de las cuentas por pagar para garantizar que ambas cuentas coincidan. Esta comparación se realiza como parte del proceso de cierre del período (trimestral / anual).
Ejemplo de libro mayor de cuentas por pagar
Analicemos el siguiente ejemplo para una mayor comprensión:
Las transacciones de compra de Titan Sports Gear Company son:
- 12 de marzo: Compró $ 20,000 de inventario de mercadería, con términos de 2/15 n 45, destino FOB de Mighty Sun Suppliers
- 18 de marzo: mercancía devuelta por valor de $ 3,000, que resultó dañada durante los envíos del 12 de marzo.
- 27 de marzo: Pagó la mercancía de la compra del 18 de marzo a Mighty Sun Suppliers menos la devolución y el descuento.
Las transacciones contables se registraron bajo el método de inventario perpetuo en los siguientes asientos de diario de cuentas por pagar:
Diario de compras
Inventario de mercancía A / C Dr …………………………………………… $ 20,000
Cuentas por pagar A / C …………………………………………………………… $ 20,000
Diario de desembolso de efectivo
Diario general
Estos diarios se publicarán además en Cuentas por pagar como se muestra a continuación:
Cuenta de proveedor: Mighty Sun Suppliers
En consecuencia, el libro mayor de proveedores / subsidiarias se actualizaría para los proveedores de Might Sun como:
Como podemos ver en las tablas anteriores, el saldo del proveedor para Mighty Sun Suppliers es $ 0 (NIL), y el saldo de cuentas por pagar también es $ 0 (NIL). Dado que ambos coinciden con precisión, no es esencial preparar un programa completo de cuentas por pagar. Si hay algún monto de saldo pendiente, se requeriría hacer una lista separada de cuentas por pagar.
El tratamiento de las cuentas por cobrar también sería similar.
Sin embargo, es necesario mantener cierta cautela y coherencia. Este ejemplo es solo para un proveedor y un mes. Puede haber varias entradas y varios proveedores para una empresa. Por lo tanto, debe existir un mecanismo adecuado que no permita errores, ya que la reconciliación puede ser una tarea difícil.
Problemas de emparejamiento
Las siguientes son las formas a través de las cuales el control del Libro mayor puede desincronizarse con las Cuentas por pagar:
- Se ha realizado una entrada manual en uno de los libros y no se ha mantenido ningún otro registro. Esto dificultará la reconciliación.
- Es posible que la contabilización en el Libro mayor (GL) desde el módulo Cuentas por pagar se haya desactivado en algún momento. Esto es especialmente en el caso de registro informatizado de entradas.
- Es posible que una tarea de publicación se haya interrumpido debido a un error humano o un corte de energía durante el trabajo. Se debe considerar un registro de transacciones para las entradas fuera de balance. En caso de que falte un lote completo, el historial de facturas debe compararse con el libro mayor.
- Existe la posibilidad de que todas las publicaciones se realicen correctamente en el momento de la entrada, pero el archivo se dañó mientras tanto. Como método de prevención, las copias del archivo deben almacenarse en formato físico o electrónico.
Ventajas del libro mayor de cuentas por pagar
- Este libro mayor puede ofrecer una instantánea rápida de los saldos actuales de los proveedores.
- Es útil como modelo para fines de auditoría y control interno.
- Los gerentes y contables pueden comparar el saldo de la subsidiaria con el saldo del libro mayor para la prevención de errores.
- Además, ayuda en la segregación de funciones entre los empleados. Habría un empleado separado que registraría la transacción y otro verificaría posibles errores. Garantizará la eficiencia y un fuerte control interno.
- Esta información se puede utilizar para crear un informe de antigüedad que mostrará además el nombre del proveedor con avisos individuales de vencimiento. También destaca el monto pendiente de cada factura que no se ha pagado. También se destacarían los cambios en el flujo de caja provocados.
- Además, si existe un aumento en el número de facturas atrasadas, puede resaltar problemas con los cobros de las cuentas por cobrar. Señala que los clientes tardan más de lo habitual en pagar, lo que puede requerir atención inmediata.
Conclusión
La existencia de un libro mayor de Cuentas por pagar no es obligatoria, pero es preferible para mantener los libros de cuentas limpios y organizados. Dichos libros de contabilidad ayudan a realizar un seguimiento de los pagos por cobrar y por pagar durante varios años. También es una herramienta crítica durante el proceso de auditoría y se puede vincular con éxito en caso de investigar entradas individuales.
Los contables colegiados o las personas con un título en comercio pueden realizar estas tareas, lo que facilita que las oficinas pequeñas y los proveedores mantengan dichas cuentas.
