Recibo de caja

¿Qué es un recibo de efectivo?

Un recibo de efectivo es un acuse de recibo impreso de la cantidad de efectivo recibido durante una transacción que implica la transferencia de efectivo o equivalente de efectivo. La copia original de este recibo se le entrega al cliente, mientras que el vendedor guarda la otra copia para fines contables.

En otras palabras, se genera cuando un proveedor acepta efectivo o su equivalente en efectivo de una fuente externa, como un cliente, un inversor o un banco. Por lo general, el efectivo se reconoce cuando se toma dinero de un cliente para ajustar el saldo pendiente de las cuentas por cobrar que se genera cuando ocurrió la transacción de venta a crédito. Puede verse como una colección de dinero que aumenta el efectivo y el saldo equivalente en efectivo en el balance de una empresa.

Formato de recibo de efectivo

Inherentemente, la siguiente información se incluye en este recibo:

  • La fecha en la que ocurrió la transacción.
  • El número único asignado al documento para identificación.
  • El nombre del cliente
  • La cantidad de efectivo recibido
  • El método de pago, es decir, en efectivo, cheque, etc .;
  • La firma del vendedor

Ejemplos de diario de recibos de efectivo

A continuación, hemos tomado algunos ejemplos de diarios de recepción de efectivo.

Ejemplo 1

Tomemos un ejemplo de una transacción de venta en efectivo.

Supongamos que se ha instalado un puesto de limonada en el barrio durante el verano para atender a los clientes durante los fines de semana. Es un modelo comercial sencillo en el que el vendedor vende un vaso de limonada por $ 5 con la expectativa de que los clientes paguen el dinero de inmediato.

El vendedor de limonada no vende ningún vaso de limonada a crédito; en cambio, se reconoce un recibo de efectivo inmediato con la venta (debitar la cuenta de efectivo, acreditar la cuenta de ventas). En este ejemplo, el proveedor vende cada vaso de limonada contra un pago en efectivo de $ 5 del cliente, y luego el proveedor emite el recibo en efectivo al cliente.

Ejemplo # 2

Ahora veamos un ejemplo asociado con una venta a crédito que resulta en una cuenta por cobrar.

Supongamos que hay un gran distribuidor de televisores que vende una variedad de diferentes marcas de televisores. El distribuidor ha estado en el negocio durante mucho tiempo y tiene una sólida red comercial. El distribuidor compra los televisores de numerosos fabricantes de televisores y, debido a la relación de larga data, el distribuidor ofrece condiciones crediticias favorables que le permiten pedir televisores cuando y como sea necesario. El período de crédito proporcionado es de 30 días. En este ejemplo, un fabricante de televisores grabaría una venta al distribuidor después de enviarle los televisores; sin embargo, no es aquí cuando el fabricante registraría el recibo.

En su lugar, el fabricante registraría la transacción de venta en el estado de resultados y reconocería un saldo por cobrar en el balance, que vence en 30 días (debitar la cuenta por cobrar, acreditar la cuenta de ventas). El recibo se emitirá finalmente solo cuando el pago real se realice en forma de efectivo o cheque. En ese caso, el saldo pendiente por cobrar se reduce y el saldo en efectivo aumentaría (debitar la cuenta de efectivo, acreditar la cuenta por cobrar).

Relevancia y usos

No solo es una prueba de propiedad, sino que también se utiliza para otros fines. Por ejemplo, hay casos en los que el minorista le pedirá a un cliente que presente el recibo de efectivo para que se pueda aprobar el cambio o la devolución de los artículos comprados. También en el caso de la garantía del producto, el vendedor puede solicitar el recibo emitido en el momento de la venta del producto.

Otro beneficio principal pero esencial es la integridad de los registros contables que respaldan la existencia de transacciones de registro. Una de las razones importantes de una auditoría es la falta de documentos (como recibos de efectivo) para respaldar la presencia de la transacción. Como tal, tener dichos recibos y un archivo adecuado evitará el riesgo de problemas de auditoría. Sin estos recibos, el registro contable está incompleto, lo que puede ser riesgoso a largo plazo.

Además, un recibo solicitado durante compras o pagos se puede utilizar válidamente para reclamar como un gasto y luego utilizarse como una deducción de las ventas en caso de que el comprador tenga un impuesto sobre las ventas registrado. El beneficio del impuesto soportado (impuesto sobre las ventas sobre los gastos) excede el impuesto sobre la producción (impuesto sobre las ventas sobre las ventas), entonces el proveedor puede reclamar el reembolso del exceso o la diferencia.

Otra importancia de los recibos de efectivo es que, en determinados momentos, también pueden resultar útiles a efectos fiscales. Puede utilizarse para minimizar o disminuir legalmente los impuestos a pagar. Dado que se puede utilizar como gastos que se deducen de las ventas, reducirá el pago debido a un menor ingreso neto.