Contabilidad de fondos

¿Qué es la contabilidad de fondos?

La contabilidad de fondos es un método utilizado por las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos para la rendición de cuentas de los fondos o subvenciones recibidas de personas, autoridades de subvenciones, gobiernos u otras organizaciones, etc.que han impuesto restricciones o condiciones sobre la utilización de los fondos de las subvenciones ( La condición podría implementarse con fondos completos o parte de los fondos según el donante).

Explicación

En el caso de las organizaciones sin fines de lucro (NPO) y los gobiernos, las reglas y requisitos de información financiera son diferentes de las de otras organizaciones, ya que estas entidades no tienen fines de lucro. Por lo tanto, el enfoque principal es rastrear y validar los diversos usos de los fondos disponibles para la entidad. Las OSFL reciben dos tipos de fondos, uno es la subvención sin restricción para su uso, y los otros tienen alguna limitación para el uso de los fondos. Por lo tanto, se utiliza para la rendición de cuentas de estos fondos.

Por lo tanto, proporciona la bifurcación en el tratamiento de ambos tipos de subvenciones y proporciona trazabilidad al uso de fondos que tienen restricciones o condiciones específicas de los donantes.

Objetivos

  • El objetivo fundamental de la contabilidad de fondos es proporcionar una rendición de cuentas separada para el fondo de propósito general y el fondo de propósito específico, permitiendo la trazabilidad del monto.
  • Realiza un seguimiento de los gastos en los que se incurre con los fondos y si el uso está en dicho campo fue contra esos fondos (condiciones que proporciona el donante).
  • Se utiliza para evaluar la situación financiera de la entidad y para mostrar información financiera confiable sobre la entidad para la presentación de informes financieros.
  • Proporciona una base justificada sobre los gastos incurridos en relación con la subvención para fines específicos recibida para cualquier proyecto de capital.

¿Cómo funciona la contabilidad de fondos?

  • Las organizaciones sin fines de lucro u organizaciones gubernamentales lo utilizan. Es un registro de los recursos recibidos de un donante para un propósito específico. Puede haber dos tipos de fondos, uno está restringido y el otro no está restringido. El fondo restringido se usa para un propósito particular, pero los fondos no restringidos se pueden usar para cualquier propósito o propósito general.
  • La organización sin fines de lucro usa el mismo estándar que usa la organización con fines de lucro. Aún así, los términos son diferentes en las organizaciones sin fines de lucro como En lugar de preparar una cuenta de pérdidas y ganancias, NPO realiza la cuenta de pago y recibo, la cuenta de ingresos y gastos y el balance general.
  • Cuenta de pago y recibo: todos los recibos de Monto en una organización se contabilizarán en el lado del recibo, y todo el pago realizado se mostrará en el lado del pago.
  • Cuenta de ingresos y gastos: la organización sin fines de lucro prepara una cuenta de ingresos y gastos para mostrar el uso de los fondos que han recibido una asignación del fondo. Si los ingresos recibidos son más que los gastos incurridos, se denomina exceso, y si los gastos superan los ingresos, se denomina déficit.
  • Un balance general de un estado de situación financiera: el balance general de una organización sin fines de lucro es lo mismo que una organización con fines de lucro. Muestra el valor de los activos y pasivos de una OSFL.

Ejemplo

  • Una escuela funciona como una organización sin fines de lucro. Ha recibido una donación para la reparación del edificio. Además, recibieron fondos de una empresa para brindar buena comida a los estudiantes. La escuela también recibió una donación para fines generales, no para un propósito específico.
  • Ahora, la donación para reparación se utilizará únicamente para la reparación de edificios. Hasta que no se produzca el gasto, esa donación se mantendrá a un lado. Igual que la donación recibida para alimentos se gastará únicamente para ese fin. Pero la donación recibida para fines generales se puede utilizar para cualquier propósito, como el salario de los maestros, los gastos de la escuela, etc.

Contabilidad de fondos frente a contabilidad sin fondos

  • La contabilidad de fondos es utilizada por organizaciones sin fines de lucro y el gobierno. También es utilizado por negocios de cartera y en el negocio de banca de inversión.
  • La contabilidad no basada en fondos no se ocupa de fondos o efectivo. Se trata de bonos, cartas de crédito, etc.
  • En la contabilidad de fondos, los fondos específicos se pueden utilizar para el propósito para el que se recibieron. Un fondo de propósito general se puede utilizar para la administración de una organización.
  • En una organización sin fondos, la entidad comercial se trata en su totalidad como un negocio separado.
  • El estado financiero incluye la cuenta de pago y recibo, la cuenta de ingresos y gastos y el balance general.
  • Los estados financieros de la contabilidad no financiera incluyen la cuenta comercial, la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance general.

Ventajas

  • Separa los fondos para fines específicos de los fondos para fines generales.
  • Separa los fondos según el propósito del fondo provisto por la ley o el donante al momento de otorgar una subvención. Al dividir los fondos, ayuda a presupuestar y proyectar fondos para propósitos futuros.
  • Esto requiere la preparación de una cuenta de recibo y pago que muestre la cantidad recaudada en un año o en un período de tiempo específico y la cantidad pagada en un período de tiempo particular. ¿Y cuánta cantidad queda todavía en un fondo?

Desventajas

  • Se vuelve difícil mantener la cantidad en fondos separados, lo que significa que es difícil separar la cantidad del fondo general a un fondo de propósito específico.
  • La cuenta no refleja el valor real y real del fondo. A veces, una organización sin fines de lucro se apropia indebidamente del fondo al incluir el uso de efectivo.
  • A veces conduce a un gasto excesivo de un fondo pero a un menor control del fondo; sobre todo, ocurre en la organización gubernamental.
  • La contabilidad de fondos no proporciona un análisis de calidad del desempeño de las OSFL o entidades gubernamentales. Solo se centra en la contabilidad de los diferentes fondos.
  • Con el aumento de los tipos de subvenciones o fondos y la gestión de diferentes responsabilidades, eventualmente, la contabilidad y el seguimiento de los fondos se vuelven demasiado complicados.

Conclusión

La contabilidad de fondos proporciona métodos de contabilidad esenciales para que la organización sin fines de lucro y los gobiernos registren sus fondos y subvenciones recibidas de otras partes (cualquier subvención: subvención de propósito general o de propósito específico). Proporciona la rendición de cuentas de los fondos registrados y las transacciones en su contra con las obligaciones legales aplicables a las entidades. Ayuda a los auditores proporcionando trazabilidad hacia los diferentes fondos o subvenciones recibidos de los donantes y la transacción o gasto incurrido por la administración contra esos fondos.