Forma completa de orden de compra: orden de compra
La forma completa del acrónimo PO es Orden de compra. Es un documento elaborado y enviado por el departamento de compras del comprador al vendedor en el que se menciona la descripción, cantidad y precio acordados mutuamente para los bienes o servicios que se pretenden contratar. Los equipos de compras o aprovisionamiento lo utilizan para realizar pedidos con terceros.
Características de PO
Normalmente, los siguientes detalles incluyen una orden de compra.
- Cantidad que se pretende adquirir
- Descripción de producto o servicio
- Nombres de marcas o códigos de producto particulares, si es necesario
- Precio por unidad
- Cronograma de entrega deseado
- Lugar de envío para la entrega
- Dirección de Envio
- Términos y condiciones relacionados con el pago y la entrega
Tipos de orden de compra
Hay cuatro tipos de órdenes de compra que se utilizan normalmente.
# 1 - Orden de compra estándar
Se realiza cuando se conocen todos los principales términos de compra en el momento de realizar la orden de compra tales como cantidad, precio, plazo de entrega y condiciones de pago. Como tales, se utilizan cuando existe la certeza con respecto al pedido y los términos relacionados.
# 2 - Orden de compra planificada
Se emite cuando la mayoría de los detalles con respecto al pedido se conocen en el momento de preparar el pedido de compra, pero no se conocen los plazos de entrega ni el calendario exactos. Por lo tanto, cuando uno realiza esta orden de compra, se hace un compromiso por la cantidad requerida y el precio a pagar, pero solo se menciona un calendario de entrega estimado.
# 3 - Orden de compra global
Dicha orden de compra se realiza cuando tampoco se conocen detalles con respecto al precio y la cantidad. Solo se mencionan los detalles del artículo con los plazos de entrega. Sin embargo, la cantidad máxima se mencionará en la orden de compra y el comprador puede comprar dentro del límite especificado. Además, se puede mencionar el rango de precios estimado.
# 4 - Orden de compra del contrato
En tal orden de compra, el producto o servicio también se desconoce. Se pueden mencionar los términos y condiciones que se acordarán con el vendedor.
¿Cómo funciona la orden de compra?
Siempre que la empresa tenga el requisito de adquirir algún bien o servicio, el comprador presenta una orden de compra al vendedor. Al recibir la orden de compra, el vendedor confirma al comprador si dicho pedido puede ser completado por él o no. En caso de que el vendedor crea que no es posible completar el pedido, se comunicará el mismo y se cancelará el pedido. Si se desea completar el pedido, se harán los arreglos necesarios para el mismo. Una vez completado el pedido, el vendedor presenta una factura al comprador mencionando el número de orden de compra correspondiente para que el comprador pueda coincidir con la entrega real. Una vez que se genera la factura real, el pago debe realizarse según las condiciones de pago acordadas.
Formato de ejemplo de PO
A continuación se produce un formato de orden de compra de muestra.
Diferencia entre orden de compra y factura
La orden de compra se emite para realizar un pedido de bienes o servicios. El mismo lo emite el comprador al vendedor. Incluye los detalles con respecto al pedido y su entrega. PO constituye el contrato de venta.
La factura es emitida por el vendedor al comprador una vez finalizada la entrega solicitando al comprador el pago del importe final. La factura consta del precio y el monto final a pagar, los términos relacionados con el pago y el período de crédito permitido al comprador. La factura se emite una vez finalizada la entrega de bienes o servicios. A diferencia de la orden de compra, la factura confirma el contrato de venta.
Importancia de la orden de compra
Una orden de compra es un documento muy útil que se utiliza para realizar una orden. Ayuda a comunicar claramente los requisitos al vendedor. Cuando se realiza la entrega real, la misma se puede cotejar con la orden de compra para encontrar cualquier variación entre los dos. Es conveniente tanto para el vendedor como para el comprador mantener los detalles del pedido documentados mediante la orden de compra.
Ventajas
- La orden de compra ayuda al comprador a realizar un pedido de los bienes y servicios que pretende adquirir sin realizar el pago.
- Ayuda a rastrear los pedidos y evita la duplicidad de pedidos.
- Es un documento importante que forma parte de una pista de auditoría.
- Para un vendedor, es útil obtener información sobre los requisitos del comprador.
- La entrega real se puede examinar con la orden de compra y se puede cuestionar cualquier discrepancia.
- PO sirve como documento legal que evidencia los términos pactados para la compra de bienes o servicios.
Desventajas
- Incluso para pedidos más pequeños, se requiere realizar una orden de compra y parece ser un papeleo innecesario para pedidos tan pequeños.
- La generación de órdenes de compra es un proceso que requiere mucho tiempo.
Conclusión
Casi todas las empresas utilizan las órdenes de compra como parte de su proceso de adquisición. Lo mismo es útil para tener una comunicación clara con respecto al pedido que se realiza.
