Informes de recursos compartidos de Power BI

Compartir informes de Power BI

Hay diferentes métodos para compartir un informe en power bi, hay una forma básica de compartir un informe usando el botón de compartir, pero también hay otros métodos como usar el espacio de trabajo o publicar el informe en la web o incrustarlo en el punto de compartir e incrustación segura.

El objetivo final de la creación de información, visualización y análisis detallado de datos es simplificar mucho el proceso de toma de decisiones. Pero aquellos que crean información sobre los datos no son los que toman las decisiones, sino personas diferentes, por lo que debemos compartir el panel de control listo o informar a los usuarios que toman las decisiones.

¿Cómo publicar informes de Power BI?

Antes de compartir informes de Power BI con los usuarios finales, lo primero que debemos hacer es "Publicar" el informe de la versión de escritorio en la cuenta de Servicios de Power BI.

Para publicar el informe, siga los pasos a continuación.

Paso 1: informe abierto que se prepara en Power BI Desktop.

Paso 2: Después de abrir el tablero, vaya a la pestaña INICIO y haga clic en la opción "Publicar".

Paso 3: inicie sesión en la cuenta de servicio de Power BI

Si ya ha iniciado sesión en la cuenta de Power BI, no le pedirá que inicie sesión o, de lo contrario, primero debe iniciar sesión en la cuenta de servicios de Power BI con su ID de correo electrónico registrado.

Paso 4: Seleccione el archivo de destino y haga clic en "Seleccionar".

La carga llevará algún tiempo y, cuando el informe se publique en los servicios de Power BI, obtendremos el siguiente mensaje de confirmación.

Haga clic en "Entendido" para cerrar esta ventana.

Inicie sesión en los servicios de Power BI para compartir informes

Después de publicar, inicie sesión en la cuenta de servicios de Power BI.

  • Para iniciar sesión, haga clic en su nombre de usuario y luego seleccione la opción Servicios de Power BI en el panel.

En la cuenta de servicios de Power BI, nuestros paneles e informes publicados se encuentran de forma predeterminada en "Mi área de trabajo".

Haga clic en "Informes" para ver el nombre de nuestro informe publicado. Haga clic en este para ver el informe en detalle.

¿Cómo compartir informes de Power BI con otros?

Una vez que los informes publicados lleguen y se asienten en Mi espacio de trabajo a partir de aquí, podemos compartir el informe. Este método es la forma más común de compartir el informe con otros usuarios.

  • Paso 1: Vaya a la sección "Informes" y verá que aparece un pequeño icono "Compartir".

Para compartir los informes con otros usuarios, ya sean usuarios de su organización o externos, necesita la licencia de Power BI Pro para compartir los informes con otros, no usted, sino también el destinatario, debe tener la licencia de Power BI Pro.

  • Paso 2:   Una vez que haga clic en el botón "Compartir", se le pedirá que ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario e incluya un mensaje de opciones si es necesario.

Ingrese la identificación de correo electrónico de la persona objetivo para la que está compartiendo los informes.

  • Paso 3: Después de eso, tenemos algunas opciones más para controlar el recurso compartido como se muestra a continuación.

"Permitir que los destinatarios compartan su informe", "Permitir a los usuarios crear contenido nuevo utilizando conjuntos de datos subyacentes" y "Enviar notificaciones por correo electrónico a los destinatarios". Según sus requisitos, puede seleccionar y anular la selección de cualquiera de los elementos.

  • Paso 4: Haga clic en el botón "Compartir" para compartir el informe con la identificación de la dirección de correo electrónico ingresada.

  • Paso 6: Ahora el destinatario debe iniciar sesión en la cuenta de Servicios de Power BI (deben tener una licencia Pro) y deben hacer clic en la pestaña "Compartido conmigo" y verán el nombre del propietario y el nombre del artículo que tienen. compartido.

Ahora pueden usar estos informes compartidos para ver y tomar decisiones.

Opción de acceso

Al compartir el informe, también podemos ver quién ha accedido al informe en la pestaña "Acceso" o compartir el panel.

En la misma ventana, podemos dejar de compartir el informe y también evitar que otros compartan el informe.

  • En la pestaña "Acceso", haga clic en los puntos suspensivos (tres puntos).

  • Ahora podemos ver dos opciones "Leer" y "Eliminar acceso".

Si elige la opción "Leer", otras personas seguirán compartiendo el informe con cualquiera. Si elige la opción "Eliminar acceso", eliminará el acceso de la persona.

Ventajas y desventajas del método de compartir

  • Ventajas: esta es la forma más común de compartir el panel o el informe con los usuarios finales. Ésta es una de las formas fáciles y rápidas de distribuir el informe con varios usuarios.
  • Desventajas: aunque este es un método simple, también tiene sus propias limitaciones. Con este método, no podemos especificar el acceso de edición a los usuarios finales. Esta no es una buena práctica porque si la construcción del tablero es un entorno de equipo donde un tipo específico de tareas y otros realizan un conjunto diferente de tareas, entonces se convierte en papel para leer. Una desventaja más es que no podemos compartir varios informes y los paneles son tiempo.

Cosas para recordar

  • Este es el método básico para compartir.
  • El área de trabajo y la aplicación Power BI son otras formas de compartir informes y paneles.