Forma completa de COA

COA completo (plan de cuentas)

La forma completa de COA significa Plan de cuentas. Es una lista de cuentas que genera una empresa para mantener todas las cuentas que se han utilizado para fines de transacción en su sistema contable con el propósito de organizar, registrar y segregar. Esto contiene varias cuentas como ingresos, gastos, activos, pasivos, ganancias, etc. Esto puede variar desde una simple lista en una tienda minorista que consta de 10 a 15 cuentas hasta una cobertura muy compleja en una gran empresa que mantiene cientos de miles de cuentas. .

¿Como funciona?

  • Esto se crea en consonancia con las necesidades comerciales. Por un lado, puede contener complejas intersecciones de filas y columnas y, por otro lado, puede tener un conjunto de cuentas muy simple. En cualquier caso, debe ser robusto, definitivo y resuelto.
  • Un plan de cuentas complejo puede tener más características, como asignación de números contables, prioridad e información detallada. Sin embargo, en general, utilizan el libro mayor para su compilación.
  • Un ejemplo de plan de cuenta contiene al menos tres secciones: nombre de cuenta, tipo de cuenta y descripción.
  • Estos están numerados según la especificidad de las unidades de negocio, departamentos y cuentas en ese orden. En la siguiente tabla, teniendo en cuenta el número de cuenta 103001, los dos primeros dígitos pueden significar el departamento, mientras que los cuatro restantes indican la categoría de la cuenta. Observe la especificidad utilizada como un cierto número de código del sistema.

La empresa XYZ utiliza la siguiente muestra de COA:

Ejemplo

Suponga que una empresa compra terrenos por valor de $ 1 millón para su negocio de fabricación. El departamento de contabilidad está obligado a realizar asientos en el diario de esta transacción con el fin de llevar registros y mantener las pautas financieras de la empresa. Lo siguiente será el asiento en libros de cuentas:

En la fecha, dd / mm / aaaa, cuenta número 2003, cuenta de propiedad y equipo de planta, cargada con $ 1 millón mientras que la cuenta número 1001 acreditada con $ 1 millón. Tenga en cuenta que la información relativa a las dos cuentas se puede obtener del plan de cuentas que se muestra a continuación.

Tipos

  1. Operativo: que rastrea las cuentas que son operativas por naturaleza, es decir, cuentas de transacciones regulares.
  2. Negocio: que utiliza todas las cuentas relevantes para el negocio o la función corporativa.
  3. Específico de País: Son aquellos que operan con base en diferentes estándares contables o estándares legales de los países.

Importancia

  • Esto es tan importante como cualquier otro elemento de una empresa. Tiene el propósito de mapear todas y cada una de las cuentas relacionadas con el negocio. También ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones y a seguir los estándares de contabilidad y presentación de informes.
  • Suponga un gran supermercado que tiene cientos de SKU a la venta y miles de productos en sus estantes. La gestión eficiente del propietario del supermercado depende de qué tan bien conoce el perfil de oferta y demanda de sus productos.
  • Para ello, mantiene un archivo Excel que tiene segregación definida de los SKU y productos. Siempre que se vende algún producto, se realiza una entrada en Excel para reordenarlo. Asimismo, una empresa mantiene todas sus cuentas de naturaleza financiera con la ayuda de plan de cuentas para que la contabilidad sea eficiente.

Diferencia entre COA y Ledger

  1. Un libro mayor o libro mayor es el libro de cuentas real que se utiliza para realizar asientos contables, mientras que un plan de cuentas es simplemente una lista de todas las cuentas relacionadas con el negocio de una empresa.
  2. Un libro mayor se hace resumiendo todas las revistas disponibles y luego es seguido por otros libros de contabilidad como un balance de prueba. Por otro lado, es un registro independiente, aunque se utiliza para mayor correspondencia y mantenimiento de registros.
  3. Además, varias empresas pueden utilizar un plan de cuentas para su registro, mientras que el libro mayor es específico de una empresa debido a su naturaleza inherente de mantener entradas transaccionales de una empresa.

Beneficios

  1. Un buen COA siempre está bien preparado en sus etapas iniciales y sirve para su propósito mediante nuevas improvisaciones hasta que aborda las necesidades comerciales.
  2. Reduce el esfuerzo y el tiempo para consolidar información sobre solicitudes de gestión en el futuro.
  3. También se puede utilizar en la evaluación comparativa de unidades de negocio y reduce los procedimientos relacionados con la conciliación hasta cierto punto.

Limitaciones

  • Estos son de naturaleza simple y no responden a requisitos complejos de la administración.
  • Tiene controles y balances limitados, ya que cualquier error en la elaboración del plan de cuentas no se podrá determinar mediante vínculos o controles.
  • Incluso con el propósito limitado que cumplen los COA, las empresas deben seguir las pautas establecidas por los US GAAP (Principios de contabilidad generalmente aceptados) y FASB (Junta de normas de contabilidad financiera).
  • Puede que no sea muy útil para organizaciones pequeñas o empresas unipersonales debido a los costos desproporcionados y la mano de obra que implica su mantenimiento.

Conclusión

  • Esto es muy útil para una empresa en la segregación sistemática de todas sus cuentas. Ayuda no solo a la administración de la empresa, sino a todas las partes interesadas, más específicamente a los socios de la cadena de suministro, los analistas comerciales y los inversores.
  • Esto se puede modificar según los requisitos comerciales y, sin embargo, requiere experiencia y esfuerzos para mantener registros consistentes en un plan de cuentas, ya que cualquier discrepancia puede dar una imagen incorrecta de la salud comercial. En el mundo moderno de la gestión empresarial de alta tecnología, estos son atendidos por software y sistemas, las empresas aún deben una gran atención y cuidado al manejo de los elementos más básicos como el plan de cuentas.