Editar lista desplegable en Excel

Editar lista desplegable en Excel

Antes de empezar a editar listas desplegables en Excel, debemos conocer los conceptos básicos de qué es una lista en Excel. En términos simplificados, las listas en Excel son columnas en Excel. Pero en las columnas, no tenemos menús desplegables. Simplemente ingresamos valores manualmente en él o pegamos los datos de cualquier otra fuente. Pero si estamos creando encuestas o pidiendo a cualquier otro usuario que ingrese datos y queremos darle algunas opciones específicas para elegir entre los menús desplegables en Excel, resulta útil.

Como se explicó anteriormente, los menús desplegables en Excel ayudan a guiar al usuario a ingresar manualmente valores en una celda con algunos valores específicos para elegir. Al igual que en las encuestas, si hay una pregunta sobre el género de una persona, si le pedimos a cada usuario que ingrese valores para esa pregunta, los datos no estarán en orden. Algunas personas escribirán las respuestas en mayúsculas, otras en minúsculas o algunas pueden cometer algunos errores de ortografía. Pero si les damos a los usuarios dos valores para elegir Masculino o Femenino, nuestros datos estarán en el orden exacto que queremos. Esto se hace creando listas desplegables en Excel.

Hay varias formas de editar listas desplegables en Excel, son:

  1. Dar valores desplegables manualmente y usar la validación de datos.
  2. Dar rangos desplegables y usar la validación de datos.
  3. Crear una tabla y usar la validación de datos.

La validación de datos es una opción en la pestaña Datos en la sección Herramientas de datos.

¿Cómo editar la lista desplegable en Excel?

Hay tres métodos explicados sobre cómo editar la lista desplegable en Excel:

Aprendamos a hacer listas desplegables con algunos ejemplos y aprendamos todos los procesos para editar la lista desplegable en Excel.

Puede descargar esta plantilla de Excel de lista desplegable de edición aquí - Editar plantilla de Excel de lista desplegable

Ejemplo n. ° 1: proporcionar valores desplegables manualmente y usar la validación de datos.

Para el paso, necesitamos tener los valores desplegables listos para ingresar. Supongamos que queremos tener los valores para ingresar Marca de calzado para elegir. Ahora necesitamos seleccionar una celda donde vamos a insertar el menú desplegable.

  • En la celda B2 vamos a ingresar a nuestra lista desplegable.

  • En la pestaña Datos, en la sección Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

  • Nuevamente, haga clic en Validación de datos en Excel y aparecerá un cuadro de diálogo,

  • En Configuración, en Lista de permitidos, seleccione Listas.

  • En la sección de fuentes, ingrese manualmente los valores para las opciones desplegables.

  • Cuando hacemos clic en Aceptar, tenemos nuestro menú desplegable creado.

El método anterior es la forma más fácil de hacer y editar una lista desplegable en Excel, pero si tenemos que ingresar más valores para la elección de zapatos, tenemos que rehacer todo el proceso.

Ejemplo n. ° 2: proporcionar rangos desplegables y usar la validación de datos.

Por ejemplo, soy profesor y quiero una respuesta de mis alumnos, ya sea que hayan completado sus proyectos o no. Para la encuesta, quiero darles solo tres opciones: Completado, Pendiente, No iniciado.

Sí, puedo usar el proceso anterior, pero el usuario puede cambiarlo, ya que puede ir a la pestaña de validación de datos y cambiar los valores. En este proceso, seleccionamos un rango de valores y ocultamos las columnas para que el otro usuario no pueda editar la validación o el menú desplegable.

  • En una lista o columna, copie los valores de los menús desplegables o escríbalos.

  • En la celda que queremos ingresar la validación seleccionaremos la celda, es decir la celda B2

  • En la pestaña Datos en la sección de herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

  • De nuevo, haga clic en Validación de datos y aparecerá un cuadro de asistente.

  • En la configuración, en Permitir, haga clic en Listas.

  • En la pestaña de origen, seleccione el rango de datos para la lista desplegable.

  • Cuando hacemos clic en Aceptar, tenemos un menú desplegable en la celda B2.

  • Copie la validación en todas las celdas (hasta la celda B6). Ahora tenemos que desplegar una lista de todas las celdas que queremos.

Ahora, incluso si ocultamos nuestro rango de celdas, que era la fuente del menú desplegable, ningún usuario no puede editar la validación. El proceso anterior también tiene la misma desventaja que el primer ejemplo porque si tengo que insertar otra opción de Half Completed, tengo que rehacer el proceso de nuevo. Tengo que insertar la nueva opción en la fuente e ingresar una nueva validación.

Ejemplo n. ° 3: creación de una tabla de datos y uso de la validación de datos.

En este método, crearemos una tabla de datos y usaremos la validación de datos como antes. Pero el beneficio de usar este método se explicará más adelante. Digamos que tengo un restaurante y tengo algunos platos para seleccionar para los clientes. He insertado los datos en una columna como se muestra a continuación.

  • El primer paso es crear una tabla, seleccionar los datos y, en la pestaña Insertar, hacer clic en Tablas.

  • Se abrirá la siguiente ventana y cuando hagamos clic en Aceptar hemos creado nuestra tabla en la columna A.

  • Denominemos esta mesa como “Restaurante”. En la esquina izquierda, podemos ver que hay una opción para cambiar el nombre de la tabla.

  • Cambiar el nombre de la mesa como Restaurante ”.

  • Ahora seleccione la celda donde queremos insertar la lista desplegable.

  • Debajo de la pestaña de datos, haga clic en Validación de datos.

  • En la pestaña permitir, seleccione Listas.

  • Ahora en Fuente, escriba lo siguiente,

  • Cuando hacemos clic en Aceptar, podemos ver que se ha insertado un menú desplegable a los datos.

  • Ahora, si tengo otro menú para agregar, supongamos Sopas.

  • Podemos ver que la nueva entrada en la pestaña del menú también se muestra en nuestro menú desplegable.

El proceso anterior ha resuelto nuestro problema en el que si se debe crear una nueva entrada y los menús desplegables deben volver a realizarse.

Explicación de la lista desplegable Editar en Excel

Ya he explicado anteriormente por qué necesitamos listas desplegables en nuestros datos. Ayuda a guiar al usuario a ingresar valores manualmente en una celda con algunos valores específicos para elegir.

Si bien se pide a los usuarios que elijan algunas opciones específicas para elegir entre los menús desplegables en Excel, crear y editar listas desplegables resulta útil, ya que un usuario puede ingresar valores incorrectos que obstaculizan los datos.

Cosas para recordar al editar la lista desplegable en Excel

  1. Si ingresamos para desplegar valores manualmente o establecemos rangos, entonces cualquier entrada más nueva debe insertarse con una nueva lista desplegable.
  2. En las tablas, podemos insertar una nueva entrada y se actualiza en el menú desplegable.
  3. Para ver o editar la lista desplegable, debemos hacer clic en la celda.