El ciclo de Cuentas por pagar, también conocido como Procure to Pay, es la serie de procesos diferentes en la empresa que involucran las diferentes actividades requeridas para la compra del producto desde la realización del pedido de los bienes a los proveedores, luego la compra y recepción de los bienes y finalmente realizar el pago final adeudado al proveedor contra el mismo.
¿Qué es el ciclo de cuentas por pagar (AP)?
El ciclo de Cuentas a pagar también se conoce como 'Procure to Pay' o 'P2P'. El ciclo es una serie de procesos que involucra al departamento de compras y pagos de la empresa y lleva a cabo todas las actividades necesarias, desde hacer un pedido a los proveedores, comprar bienes y realizar los pagos finales. a los proveedores.
Cada empresa tiene dos ciclos económicos principales: ciclo de ingresos y ciclo de gastos.
- El ciclo de ingresos incluye actividades como ventas, marketing, relación con el cliente, recaudación de ingresos, etc.
- El ciclo de gastos incluye compras, pagos a proveedores, gastos de producción, sueldos y salarios, etc. El ciclo de cuentas por pagar es una parte importante del ciclo de gastos.
Los siguientes son los pasos incluidos en el ciclo de cuentas por pagar:
- Determinación de bienes requeridos
- Proceso de adquisición
- Buscar proveedores
- Solicitud de propuesta
- Revisar Recibir Cotización
- Negociación
- Orden de compra
- Confirmación del proveedor
- Deber de los proveedores
- Sobre la entrega exitosa de bienes
- Entrada de factura
- Pago
Discutamos estos en detalle:
Pasos incluidos en el ciclo de cuentas por pagar
Los siguientes son pasos incluidos en el ciclo de adquisición a pago:
# 1 - Determinación de bienes requeridos
Las compras se realizan en base a las existencias requeridas por el departamento de producción de la empresa. El gerente de producción identifica los suministros necesarios e informa al departamento de compras.
# 2 - El departamento de compras inicia el proceso de adquisiciones
Después de obtener la aprobación de las solicitudes de suministros de la producción, el departamento de compras buscará si ya se han realizado pedidos similares; de lo contrario, se generan documentos nuevos de órdenes de compra.
# 3 - Búsqueda de proveedores
Encontrar proveedores es un trabajo complicado que incluye varios factores como la localidad, la facilidad de transporte, las políticas de crédito, la buena voluntad del proveedor y sus productos, las conexiones pasadas con la empresa y muchos más. Sin embargo, la empresa prefiere las transacciones con sus proveedores probados. En otros casos, los proveedores potenciales se seleccionan a nivel local, nacional o internacional utilizando un negocio en línea para portales comerciales (como Alibaba.com), referencias, etc.
# 4- Solicitud de propuesta
Después de seleccionar algunos proveedores potenciales, se entrega un documento formal para recibir cotizaciones de los artículos. El documento se conoce como una solicitud de propuesta (RFP). El proveedor envía una propuesta, que incluye tarifas y calidades del producto, y solicita a la empresa que haga negocios con ellos.
# 5 - Revise la recepción de cotización
La empresa revisa las cotizaciones enviadas por diferentes proveedores y filtra los proveedores que pueden cumplir con los requisitos de la empresa. La empresa informa a los proveedores seleccionados sobre su interés en realizar acuerdos de compra.
# 6 - La empresa comienza el proceso de negociación
La negociación es un proceso agitado y, a veces, lento en el que el comprador solicita al vendedor que reduzca sus tarifas, ofrezca una política de crédito liberal y otros términos de negociación básicos como descuentos, calidad de productos, cargos de flete, entrega y términos de seguro. El proceso de negociación realiza el filtrado y la empresa ha identificado a los mejores proveedores.
# 7 - Orden de compra
La empresa al aprobar el proveedor deseado le adjudica el pedido mediante el envío del documento oficial de la orden de compra. Confirma al proveedor sobre los requisitos de la empresa y el plazo para la entrega de los productos o servicios.
# 8 - Confirmación del proveedor
El acuerdo se inicia cuando un proveedor acepta vender sus productos en los términos y condiciones solicitados. El proveedor debe enviar una confirmación de aceptación por escrito por correo postal o correo electrónico.
# 9 - Deber de los proveedores
Es deber del proveedor preparar y enviar la mercancía siguiendo estrictamente los plazos y mantener a la empresa informada sobre el progreso del pedido. Se debe enviar una notificación cuando los bienes estén listos para ser enviados y un aviso de envío, incluidos los documentos válidos que especifiquen una descripción de los bienes, incluido el peso o las unidades, la fecha de entrega, la ubicación, etc.
# 10 - Inspección de bienes entregados
Comienza el proceso de inspección, que incluye controles tanto de calidad como de cantidad. El departamento de compras verifica si los bienes entregados están de acuerdo con la orden de compra.
# 11 - Entrada de facturas
Tras una inspección exitosa, si todo encaja, el departamento de compras envía la aprobación al departamento de cuentas por pagar para comenzar el proceso de pagos. El departamento de cuentas por pagar hace así un registro de la factura, que contiene todas las especificaciones sobre el pago como fecha final y / o fecha final con descuento, monto de reembolso y otros detalles oficiales.
# 12 - Pago
Después de cada verificación necesaria, el departamento de cuentas por pagar comienza a realizar pagos al proveedor de forma parcial o total según las normas de la empresa. Hay varias formas de realizar pagos a los proveedores como:
- Pagos en efectivo
- Pago con cheque (u otros instrumentos negociables)
- Transferencia de terceros en línea
- Pago con tarjeta de crédito
- Pagos en dólares u otra moneda extranjera (generalmente aplicable en transacciones de importación);
- Pago de trueque, es decir, pago de algunos bienes y / o servicios contra los bienes y / o servicios recibidos por el proveedor.
Documentos relevantes involucrados en el ciclo AP
Los siguientes son documentos importantes incluidos en el ciclo de adquisición a pago:
# 1 - Orden de compra
El departamento de compras de la empresa genera un pedido de los bienes necesarios y lo envía al proveedor. La orden detalla al proveedor sobre los artículos junto con sus cantidades. También especifica una fecha en la que se requiere la entrega de las mercancías.
# 2 - Informe de recepción
Una vez entregada la mercancía, la gerencia inspecciona el envío y verifica la calidad, cantidad y otros aspectos esenciales. Después de una inspección completa, crea un informe detallado llamado recepción del informe.
# 3 - Factura del proveedor
El documento es el contrato legal en el que el proveedor detalla los bienes, la tasa por unidad y el monto total junto con la base imponible aplicable. También especifica la política de crédito y la fecha límite para el pago.
