Plantilla de base de datos de Excel

Plantilla de base de datos para Excel

En el mundo moderno, tenemos mucho software para trabajar con la base de datos. Después de todo, el análisis final del software sofisticado se realizará únicamente con hojas de cálculo. Si usted es una pequeña empresa y no puede pagar el software moderno, entonces no hay nada de qué preocuparse porque en la propia hoja de cálculo de Excel podemos crear una base de datos de sus datos comerciales. Después de todo, la pregunta es ¿cómo podemos construir la base de datos en una hoja de cálculo de Excel? En el artículo de hoy, le mostraremos la forma de crear una plantilla de base de datos de Excel.

¿Cómo crear una plantilla de base de datos para Excel?

A continuación se muestran algunos ejemplos de creación de una plantilla de base de datos en Excel.

Puede descargar esta plantilla de base de datos de Excel aquí - Plantilla de base de datos de Excel

Ejemplo n. ° 1: creación de plantillas de bases de datos de ventas

Las ventas son el modo de generar ingresos para la empresa. Las finanzas juegan un papel vital en el buen funcionamiento de la empresa. El seguimiento de sus registros de ventas también es muy importante. Ahora mostraremos cómo crear una plantilla de "Base de datos de ventas" en Excel.

Paso 1: Cuando llegue el trato o la propuesta comercial, debemos decidir el tipo de elementos que debemos registrar como parte de las ventas. Tener todo tipo de información es generalmente una buena opción, pero si los datos pueden sumar su lista de basura, elimine los innecesarios.

En una perspectiva común, he completado los siguientes encabezados generales.

Paso 2: Ahora, según el encabezado, podemos comenzar a completar los datos bajo el encabezado respectivo. He completado algunos datos de muestra a continuación.

Una de las reglas básicas de una base de datos es que debe estar en formato de tabla en Excel y cada tabla debe tener su propio nombre único.

Al crear la base de datos una vez que se corrigen los encabezados de los datos, debemos convertir el formato en formato de tabla. Entonces, en Excel, necesitamos convertir esto solo en la tabla.

Para crear una tabla debemos seguir ciertas regulaciones. A continuación se presentan ciertas reglas.

Los registros de la base de datos no deben tener filas y columnas vacías.

Es peligroso tener este tipo de formato de base de datos, especialmente cuando tenemos registros enormes con los que trabajar.

Una de las razones para evitar estas filas y columnas en blanco se debe al tecnicismo de la hoja de cálculo. En el momento en que la hoja de cálculo reconoce la fila en blanco o la columna en blanco, asume que es el final de la base de datos y conduce a un resumen de números incorrectos.

Paso 3: Para crear una tabla, coloque un cursor dentro de los datos y presione Ctrl + T para abrir el cuadro de diálogo Crear tabla.

En esta ventana, asegúrese de que la casilla de verificación "Mi tabla tiene encabezados" esté marcada porque nuestra base de datos tiene encabezados; de lo contrario, Excel trata los encabezados como parte de los registros de datos únicamente.

Paso 4: Ahora, su tabla se ve como se muestra a continuación.

Como ha creado una tabla con su propio color y formato de la tabla.

Podemos cambiar el estilo de tabla predeterminado. Coloque un cursor dentro de la tabla para ver una nueva pestaña en la cinta como "Diseño". En "Diseño" podemos ver muchas opciones.

En Estilos de tabla, elija el tipo de estilo de tabla que desea aplicar a la base de datos.

A continuación, después de la creación de la tabla, necesitamos nombrar la tabla para darle un nombre único. En Diseño solo podemos darle un nombre a la tabla.

Ahora podemos referirnos a esta base de datos usando este nombre de tabla “SalesRecords” .

Dado que es un formato de tabla para la base de datos, cualquier registro nuevo ingresado debajo del último registro se actualizará a esta tabla.

En la imagen de arriba, he ingresado el siguiente número de serie como 12, si presiono la tecla Intro ahora, solo llevará esta fila a la mesa.

De esta manera, utilizando una hoja de cálculo de Excel, podemos crear nuestras propias bases de datos.

Ejemplo n. ° 2: plantilla de Excel de base de datos de clientes

Crear una plantilla de Excel de base de datos de clientes es fundamental para cualquier negocio. Al crear una plantilla de base de datos en Excel, es importante decidir qué tipo de información necesitamos recopilar sobre los clientes.

A continuación, se muestran los detalles habituales que recopilamos sobre los clientes.

Complete los detalles según los títulos.

Del mismo modo, cree un formato de tabla para la base de datos.

Siga ingresando los detalles del cliente a medida que recopila y su tabla se expande automáticamente a medida que aumenta la base de datos.

Cosas para recordar

  • Siempre es una buena práctica mantener los datos en formato de tabla porque el uso del formato de tabla hace referencia automática de cualquier adición y eliminación de filas y columnas.
  • Siempre dé un nombre único a la mesa.
  • Si es bueno en MS Access, cargue el archivo en MS Access.