¿Qué es el presupuesto?
La presupuestación se refiere al proceso utilizado por las empresas en el que se realiza la proyección detallada de los ingresos y los gastos de la empresa para el futuro período específico de tiempo considerando los diferentes factores internos y externos imperantes en ese momento.
El presupuesto es el plan que tiene la intención de calcular los ingresos y gastos operativos esperados de una organización para un período futuro. En otras palabras, para las empresas, el presupuesto de la entidad es el proceso de preparar un estado detallado de resultados financieros que se proyectan para un período determinado. Es estimar el futuro tomando los insumos de la gerencia considerando factores internos y externos de la organización.
En todas las organizaciones, el departamento de finanzas juega un papel vital en la preparación del presupuesto en consulta con la alta dirección. Es un documento, que se refiere para el chequeo de la organización durante el período presupuestado.
El presupuesto se prepara para llevar a cabo diversas funciones, como planificar actividades, desarrollar proyectos, probar e implementar programas, etc. Existen numerosas funciones para las cuales una entidad lo prepara. Esto puede aumentar las posibilidades de obtener ganancias dentro del entorno dado y ayudar al proceso de toma de decisiones de la administración.
Sin embargo, los enfoques se pueden dividir en dos puntos principales como se indica a continuación;
Enfoque de arriba hacia abajo de la presupuestación
En el enfoque de arriba hacia abajo, la alta dirección prepara el presupuesto de acuerdo con el objetivo de la organización y lo pasa a los gerentes para su implementación. La sugerencia y las aportaciones pueden haber sido tomadas de los gerentes antes de su preparación, pero la consideración de sus sugerencias para tal preparación se basa únicamente en la profanación de la gerencia.
El presupuesto de arriba hacia abajo comienza con la estimación de costos a un nivel superior. Todo el presupuesto se divide en tareas de primer nivel, y luego tareas por debajo del nivel y luego tareas por debajo del nivel.
- La gestión de las tendencias y experiencias anteriores estima el costo y los ingresos, teniendo en cuenta las influencias internas y externas, como un aumento / disminución del costo salarial, la situación económica del país, etc.
- La experiencia y las condiciones actuales del mercado son elementos críticos para la preparación del presupuesto. Se espera que la gerencia tenga conocimiento de la actualidad del mercado, así como de la historia de la organización.
- La gerencia puede recibir aportes de los gerentes en la preparación inicial. Esto ayudará a la dirección a reconocer los sentimientos del personal inferior y las expectativas a nivel de la organización.
- La gerencia deberá considerar la presión de los márgenes, factores macroeconómicos como un cambio en la legislación tributaria, así como factores internos como la asignación de recursos.
- La gerencia también puede echar un vistazo a los pares y sus presupuestos y rentabilidad para compararlos con la organización. Esto ayudará a establecer objetivos para la organización y aumentar el margen o la rentabilidad y superar en el mercado. La comparación con los pares puede ser a nivel de rotación, nivel de costo o nivel de rentabilidad general. Este ejercicio ayuda a la gerencia a descubrir las razones de la brecha entre las organizaciones.
- La administración publica su finalización del presupuesto y puede ponerlo nuevamente para las aportaciones del gerente. La gerencia puede considerar los insumos proporcionados por los gerentes y finalizarlos.
- Después de la finalización, la administración desplegará los recursos de acuerdo con el objetivo establecido por el presupuesto y, si es necesario, se informará a cada unidad / departamento de pequeñas empresas.
Ventajas
- Tendrá un enfoque funcional corporativo general en lugar de un enfoque divisional, ya que la preocupación de la administración será el crecimiento general de la organización.
- Estará en manos experimentadas y la dirección, si es necesario, puede contar con la ayuda de un extraño.
- Será rápido y se ignorarán los problemas interdepartamentales.
- Será agresivo hacia el crecimiento de la organización.
Desventaja
- Los gerentes / la gerencia inferior estarán motivados, ya que no tienen propiedad sobre el presupuesto y tienden a sentir que la gerencia ha establecido objetivos prácticamente imposibles.
- La alta dirección puede no tener información detallada sobre la organización y eso puede afectar su presupuesto.
- La comunicación interdepartamental se verá afectada ya que no tendrán idea de cómo la gerencia estableció objetivos para cada uno de ellos.
- El tiempo considerable de la gerencia se dedicará a esto y puede perder en el camino de la estrategia.
- Se teme que sea menos preciso, ya que la administración de alto nivel no puede tener la idea de gastos por unidad.
Ejemplo
ABC Limited prepara su presupuesto a través del enfoque de arriba hacia abajo. La dirección, para incrementar la rentabilidad global de la organización, establece un objetivo para que el equipo de ventas venda 12000 unidades a un precio menor para el año. Sin embargo, la unidad de producción no puede producir 12000 unidades en un año, y esto puede llevar a un choque diario entre ventas y producción. Si la gerencia también hubiera tomado insumos de la unidad de producción, esta situación no habría surgido. Por otro lado, el equipo de ventas, si logró el objetivo, esperará un aumento o incentivo para su cartera de pedidos aunque no se haya entregado debido a una menor producción. Es posible que la administración deba asumir este costo sin ninguna adición en la línea superior.
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Enfoque ascendente de la presupuestación
En el enfoque de abajo hacia arriba, los gerentes deben preparar el presupuesto inteligente del departamento / unidad de negocios de acuerdo con la información y las experiencias pasadas y presentarlo a la gerencia para sus aportaciones y aprobación.
El enfoque de abajo hacia arriba comienza identificando las diferentes operaciones y tareas que realiza la organización. Cada unidad de la organización debe revelar los recursos y fondos requeridos por ellos en sus presupuestos. Luego, el departamento de finanzas consolida el requisito de financiamiento de toda la organización y el departamento de recursos humanos consolidará los recursos necesarios. El presupuesto combinado se someterá a la dirección para su aprobación.
- Los gerentes de sus experiencias pasadas y su participación en el día a día de los negocios deben preparar un presupuesto para el próximo período. La dirección les ha pedido que establezcan sus objetivos en cuanto a ingresos y costes.
- Se espera que los gerentes tomen en cuenta las condiciones del mercado y las presiones de los márgenes y los ayuden a hacerlo más realista.
- Se espera que los gerentes vayan más allá del entorno interno y consideren también a los influyentes externos.
- Los gerentes luego entregan el presupuesto a la gerencia para su revisión y aprobación. Deberá tener una explicación para cada ítem, y si hay una variación significativa con respecto al presupuesto del período anterior, se debe resaltar a la gerencia con la explicación.
- Publica su revisión y resolución de consultas, se finalizará e implementará en cada unidad de negocio.
Ventajas
- Los gerentes deben estar motivados ya que la propiedad del presupuesto está en sus manos.
- Será más realista ya que los gerentes tendrán un mejor conocimiento de las operaciones de la organización.
- Los gerentes estarán más comprometidos con la organización y los objetivos establecidos por ellos, ya que son los propietarios de la misma.
- La alta dirección ahora solo tendrá que concentrarse en la estrategia empresarial general en lugar de en una unidad de negocio.
- Puede ser bastante preciso para la tarea individual, lo que conduce a una precisión general sobre el presupuesto total.
Desventaja
- El presupuesto puede no estar a la par con el objetivo general de la organización, ya que ha sido preparado por los gerentes a nivel de unidad de negocios.
- Puede ser lento y pueden surgir disputas entre departamentos.
- La gerencia puede perder el control sobre los pronósticos de la organización.
- Los gerentes pueden establecer objetivos que sean fáciles de lograr para reducir la presión de ellos.
Ejemplo
A un precio más bajo, el equipo de ventas presupuestó la venta de 20000 unidades, y las mismas unidades presupuestadas por producción también con el incentivo adicional para todos los trabajadores a $ 1. Finalmente, el equipo de ventas logró el objetivo a un precio más bajo y también el equipo de producción. Aún así, la rentabilidad general de la organización se verá afectada ya que un incentivo otorgado a la producción, así como un equipo de ventas, se sentará en el costo. Por lo tanto, el objetivo general de la organización de maximizar las ganancias no será suficiente, incluso si el aumento de las ventas y la producción.
Tipos de presupuesto
El enfoque del presupuesto depende de la fase de la organización. Una nueva startup tendrá un presupuesto incremental o base cero, mientras que una empresa madura puede tener un presupuesto Kaizen o base. Analicemos los 5 tipos principales de presupuestos:
# 1 - Presupuesto incremental
Este tipo de presupuestación también se denomina método tradicional mediante el cual se prepara tomando el presupuesto del período actual como punto de referencia, y luego se agregan montos incrementales para el nuevo período.
En Presupuesto incremental, las cifras para cada gasto e ingreso comienzan con las cifras reales del año anterior y se ajustan a la inflación, el crecimiento general del mercado y otros factores que la administración considere adecuados. Por ejemplo, en una organización, el salario total pagado a los empleados en un año en particular es de $ 500,000. Cuando esté preparado para el próximo año, se dará a la gerencia lo que necesitan cinco nuevos empleados más a los que se les pagará $ 30,000 cada uno y también se dará un incremento del 10% a los empleados existentes. Por lo tanto, el presupuesto de salario sería de Rs. $ 700,000 ($ 500,000 + 10% de aumento para los empleados existentes + ($ 30,000 * 5 nuevos empleados).
# 2 - Presupuesto de base cero (ZBB)
En ZBB, todos los números se restablecen a cero y se les da una nueva reflexión sobre todos los elementos del presupuesto. Los nuevos números de cada ítem se justificarán con el debido razonamiento y no serán cifras ad hoc.
Este tipo de presupuesto ayuda a la administración a evitar los gastos tradicionales que ya no son necesarios. Como la base es cero, la gerencia puede pensar de nuevo en cada elemento de gasto y reevaluar el requisito o el posible ahorro de costos.
# 3 - Presupuesto base (BB)
Este tipo de presupuesto se prepara para saber cuántos gastos habrá solo para sobrevivir (negocio en marcha). Sin embargo, cualquier gasto adicional por encima de ese nivel se justificará en función del costo frente al beneficio del mismo.
En general, se ha preparado en empresas que atraviesan una crisis de efectivo. Para reducir costos, la administración puede simplemente hacer un presupuesto para la supervivencia, y se cortará cualquier gasto adicional. Por ejemplo, el alquiler, la electricidad y el personal primario son esenciales para el funcionamiento de la empresa, pero los gastos de formación, picnic y celebración no son necesarios para la supervivencia de la empresa.
# 4 - Presupuesto basado en actividades (ABB)
Este tipo de presupuesto se elabora con la intención de identificar las operaciones que generan costos al negocio y cómo se puede reducir dicho costo desde el nivel actual. Este tipo de presupuestación se utiliza principalmente en una organización madura.
El presupuesto basado en actividades es un ejercicio extendido para encontrar nuestro costo de cada actividad en una organización grande y evaluar el valor agregado de la misma. Este ejercicio también incluye un procedimiento alternativo para realizar la misma actividad o alcanzar el mismo objetivo reduciendo el costo. En casi todas las organizaciones, directa o indirectamente, este presupuesto se prepara y se realiza. Sin embargo, depende del enfoque de la administración ampliarlo o reducirlo a un cierto nivel.
# 5 - Presupuesto Kaizen
"Kaizen" significa mejora continua, y este tipo de presupuesto está diseñado para mejorar los costos y maximizar los ingresos.
Kaizen es una palabra japonesa que significa mejora continua de las prácticas laborales, eficiencias personales, etc. El presupuesto Kaizen se trata de métodos innovadores para mejorar la eficiencia de la organización para cumplir. El presupuesto Kaizen lo utilizan principalmente organizaciones líderes, que tiene un enfoque a largo plazo, y la salida de efectivo a corto plazo no es un gran problema para ellos.
