Definición de plan de cuentas (COA)
Plan de cuentas (COA) es una lista de todas las cuentas que una organización requiere para registrar sus gastos operativos diarios y estas cuentas se utilizan para la preparación de estados financieros después de agregar la información registrada en estas cuentas. Para una fácil identificación de las cuentas en general, estas cuentas se asignan con un número específico. y nombre en el software utilizado por la empresa. La empresa puede modificar su software según sus requisitos comerciales.
Lista de categorías en los gráficos de cuentas
Cada cuenta de planes de cuentas se vincula principalmente con dos estados, uno es un balance y el segundo es una cuenta de pérdidas y ganancias.
# 1 - Vinculado con el balance general
A continuación se muestran las clases de cuenta que se vinculan con el balance general:
- Activos: Estos incluyen activos fijos, activos intangibles, inventario y activos corrientes como efectivo, cuentas por cobrar comerciales
- Pasivos: Incluye Préstamos a corto y largo plazo, Acreedores comerciales, Intereses a pagar y otros pasivos corrientes.
- Patrimonio: Incluye capital social, capital social preferente y Reservas y excedentes.
# 2 - Vinculado con el estado de pérdidas y ganancias
A continuación, se muestran las clases de una cuenta que se vincula con el estado de pérdidas y ganancias:
- Ingresos: Incluye todos los Ingresos como Ingresos por venta de productos terminados, Ingresos por intereses, ingresos por venta de chatarra o cualquier otro ingreso.
- Gastos: Esto incluye el costo de los bienes vendidos, alquiler, electricidad, sueldos y salarios, y cualquier otro gasto relacionado con el negocio.
Ejemplo de gráficos de cuenta
ABLC Inc ha dividido su plan de cuentas (COA) en cinco partes, y cada sección tiene un número de identificación único.
- Activos : la clase de activos se asigna con el número de identificación, que comienza en 10000 y termina en 19999.
- Responsabilidad - Clase de responsabilidad, se asigna con el número de identificación, que comienza en 20000 y termina en 29999;
- Equidad : la clase de participación se asigna con el número de identificación, que comienza en 30000 y termina en 39999.
- Ingresos : la clase de ingresos se asigna con el número de identificación, que comienza en 40000 y termina en 49999.
- Gastos : la clase de ingresos se asigna con el número de identificación, que comienza en 50000 y termina en 59999.
Entrada de diario:
- ABLC Inc ha comprado planta y maquinaria por $ 1000 al 01.01.2019
En la entrada de diario anterior, un activo ha aumentado y otro activo ha disminuido. Estos números están directamente relacionados con el balance y el impacto de la entrada se contabilizará automáticamente en el balance al mismo tiempo.
- ABLC Inc ha pagado un alquiler de oficina de $ 500 al 30.06.2019.
En el asiento de diario anterior, los gastos han aumentado y el efectivo ha disminuido. Cuenta de gastos vinculada con cuenta de pérdidas y ganancias y cuenta de efectivo vinculada con un balance general; por lo tanto, el impacto de la entrada anterior se reflejará tanto en la cuenta de pérdidas y ganancias como en el balance general.
(Nota: el número de cuenta anterior se toma según el siguiente ejemplo de cuadro de cuentas).
Ventajas
- Los métodos de plan de cuentas (COA) brindan una visión clara y la salud financiera de la empresa.
- La empresa puede modificar esto de acuerdo con sus requisitos comerciales.
- La empresa puede restringir el acceso a la información entre empleados según su departamento y trabajo.
- Ayuda en la preparación de estados financieros en cualquier momento.
- Debido a la identificación y las cuentas separadas de todos los costos operativos, es fácil analizar y controlar el costo.
Desventaja
- El plan de cuentas requiere habilidades y experiencia para registrar cada transacción en la cuenta correcta; de lo contrario, dará una imagen incorrecta.
- Cada sucursal de la empresa debe usar la misma lista de cuentas y el mismo método para registrar las transacciones, solo entonces dará una imagen correcta en un estado de cuenta consolidado.
- Es costoso porque requiere más mano de obra para registrar las transacciones operativas en cada cuenta por separado.
- Este método depende del software de contabilidad. Por lo tanto, existe el riesgo de fuga de información si se puede piratear el software o la contraseña.
- No es útil para organizaciones pequeñas.
Conclusión
El plan de cuentas es esencial para cualquier organización porque está diseñado sistemáticamente para segregar todos los activos, pasivos e ingresos y gastos de las organizaciones. Facilita a la dirección, los inversores y otras partes interesadas comprender y analizar el estado financiero de la organización que les ayuda a tomar la decisión.
También ayuda a registrar cualquier transacción en los libros contables. Cada cuenta y sus características se mencionan en el cuadro. Al mismo tiempo, es vital que el plan de cuentas se haya preparado de acuerdo con los requisitos comerciales y que las cuentas estén correctamente vinculadas con libros de contabilidad y estados financieros; de lo contrario, dará un resultado incorrecto.
No son útiles / rentables para una organización pequeña o una empresa propietaria porque implica el costo de software de contabilidad y mano de obra calificada.
