¿Qué es un sistema de entrada única?
El sistema de entrada única en contabilidad es un enfoque contable según el cual todas y cada una de las transacciones contables se registran con una sola entrada en los registros contables que se centra en los resultados de la empresa comercial que se muestran en el estado de resultados de la empresa.
En palabras simples, un sistema de entrada única registra una transacción con una entrada única y solo mantiene un lado de cada transacción. Es el método más antiguo de registro de transacciones financieras y es menos popular que el sistema de doble entrada y se utiliza principalmente para entradas registradas en el estado de resultados. Este término se utiliza para describir los problemas asociados con las cuentas de una transacción incompleta y se denomina popularmente como 'Preparación de cuentas a partir de registros incompletos'.
La información básica se refiere a cobros y desembolsos de efectivo en lugar de registros de activos y pasivos. La forma principal es el libro de caja, que es una forma ampliada del registro de cheques. Principalmente tiene columnas que registran fuentes y usos particulares de efectivo, y comienza con el saldo inicial y termina con el saldo final. El sistema de entrada única se utiliza principalmente en el proceso manual de contabilidad y por pequeñas empresas que no tienen la capacidad financiera y los recursos necesarios para un sistema de contabilidad completo. Principalmente todos los sistemas contables informatizados utilizan contabilidad de partida doble.
Formato de ejemplo de un libro de contabilidad del sistema de entrada única
A continuación se muestra el formato de ejemplo:
Es una forma inexacta y poco científica de registrar transacciones donde no existe un vínculo entre las transacciones o la información disponible. No hay registro de cuentas reales y personales, y el libro de caja mezcla las transacciones comerciales e individuales.
Tipos de sistema de contabilidad de entrada única
# 1 - Entrada única pura
En este, no se dispone de información de ventas, compras y saldos de caja y bancos; solo se consideran las cuentas personales. Este método no se puede utilizar en el mundo práctico ya que no proporciona ninguna información sobre el efectivo o las transacciones diarias.
# 2 - Entrada única simple
Esta cuenta se mantiene con base en un sistema de doble entrada, pero solo se consideran dos cuentas, es decir, la cuenta personal y la de efectivo. Las entradas se realizan solo desde estas cuentas y no se considera ninguna otra cuenta.
# 3 - Entrada cuasi única
En este tipo de contabilidad, además de las cuentas personales y de caja, también se mantienen otras cuentas subsidiarias. Los principales son cuentas de ventas, compras y libros de facturas. Los descuentos también se registran en la cuenta personal. También se encuentra disponible información vital adicional como sueldos, alquileres y salarios. Este método se adopta como sustituto del sistema de contabilidad de partida doble.
En general, al observar los tipos, podemos determinar que el sistema de contabilidad de entrada única se puede definir como el sistema que es una combinación de entrada doble de entrada única y sin entrada
Ventajas
- Es comparativamente simple y fácil de implementar.
- No se requieren profesionales, los recursos con un conocimiento básico de contabilidad o negocios pueden realizar un sistema de entrada única
- Este tipo de contabilidad se adapta a pequeñas empresas que se encuentran en etapa inicial y startups
- Los ingresos y gastos se contabilizan diariamente
- Solo se abren cuentas limitadas ya que todas las transacciones relacionadas con la cuenta personal se registran en cuentas personales y reales
- Como se mencionó en el punto anterior, que se abren cuentas limitadas, y los libros son escasos, los gastos para mantener estas cuentas también son limitados
- Este sistema se basa exclusivamente en la cuenta de resultados. Por tanto, resulta más fácil determinar las pérdidas y ganancias
Tenga en cuenta que las ganancias bajo este sistema solo pueden ser una estimación y, por lo tanto, no necesariamente pueden ser verdaderas y correctas.
Problemas
# 1 - Activos
En términos de mantener registros o rastrear, este sistema no rastrea activos. Así, facilita que se pierdan o se los roben.
# 2 - Declaraciones auditadas
El sistema de doble entrada es necesario para auditar los estados financieros necesarios para los controles y balances de cada cuenta. Es imposible auditar declaraciones en un sistema de entrada única. Incluso si uno quiere hacerlo, tendrá que convertir la entrada única en entradas dobles y equilibrarla para la auditoría.
# 3 - Mayor riesgo de errores
En este sistema, no hay cheque para otras cuentas y no se puede equilibrar. Este problema hace que sea más difícil mantener un control o encontrar entradas faltantes y rastrear errores
# 4 - Análisis de desempeño
La situación financiera no se puede determinar ya que no se mantiene un balance general adecuado y también debido a la información limitada. Hace que sea difícil para la administración analizar su desempeño y estimar métricas futuras
# 5 - Registros incompletos
Este sistema solo se enfoca principalmente en aquellas transacciones que involucran negocios o transacciones con partes externas e ignora las otras transacciones vitales que pueden ser necesarias para determinar la posición financiera de la empresa y deben tener un lugar en los estados financieros.
# 6 - Precisión
No se puede lograr precisión aritmética ya que este sistema no prepara un balance de prueba
Diferencia entre el sistema de contabilidad de entrada única y de entrada doble
Las principales diferencias en la contabilidad de entrada única y el sistema de contabilidad de entrada doble
- Se puede definir como un sistema donde solo se mantiene un aspecto de cada transacción, es decir, débito o crédito, por el contrario en el sistema de contabilidad de doble método se registran ambas transacciones y todos los aspectos de cada transacción son
- La transacción de entrada única es simple y no requiere un conocimiento detallado de las cuentas, mientras que la transacción de entrada doble requiere experiencia.
- Los registros incompletos se mantienen en un sistema de entrada única, mientras que la entrada doble captura tanto los lados como los registros.
- El sistema de entrada única mantiene cuentas de efectivo y cuentas personales, mientras que el sistema de entrada doble mantiene todo tipo de cuentas, es decir, reales, nominales y personales.
- Dado que las pequeñas empresas no tienen las capacidades y los recursos financieros, la contabilidad de entrada única es adecuada, por el contrario, para las grandes empresas, es necesario tener un sistema de contabilidad de doble entrada.
- Los fraudes y errores son más accesibles para identificar en el sistema de contabilidad de entrada doble que en el sistema de entrada única
- En comparación con el sistema de doble entrada, un sistema de entrada única no tiene estandarización y no hay uniformidad entre las diferentes empresas que siguen el mismo método. Cada negocio mantiene cuentas según su conveniencia y requisitos.
