Definición del ciclo de ingresos
El ciclo de ingresos es un método para definir y mantener los procesos utilizados para completar un proceso de contabilidad para el registro de los ingresos generados por los servicios o productos proporcionados por la empresa que incluyen el proceso de contabilidad de seguimiento y registro de transacciones desde el principio, normalmente que comienza desde la recepción del pedido del cliente o entrando de acuerdo con el cliente, entregando el pedido al cliente y finalizando con el pago del cliente.
¿Cómo funciona en diferentes industrias?
# 1 - En la industria manufacturera
Comienza cuando una organización recibe un pedido del cliente y el departamento en cuestión procesa el pedido. Mantiene los productos listos para su envío, luego el departamento comienza a facturar, prepara una factura y envía esa factura a un cliente. El departamento de logística organiza el transporte y envía las mercancías a un cliente, luego el cliente recibe las mercancías y realiza un pago, el proceso finaliza cuando una organización recibe el pago y simultáneamente registra la transacción en el sistema.
# 2 - En la industria de servicios
Este ciclo es más corto que el de la industria manufacturera, donde comienza cuando reciben la orden de servicio o la organización ingresa de acuerdo con el cliente y el departamento de preocupaciones brinda el servicio y la organización recibe el pago de un cliente. Podría ser el caso de un servicio continuo en la industria de servicios, entonces el proceso funcionará según el acuerdo con el cliente.
# 3 - En la industria de la salud
El ciclo de ingresos de la industria del cuidado de la salud es el ciclo más complicado en comparación con otras industrias. En esta industria, el proceso comienza cuando los pacientes se registran en los hospitales, brinda tratamiento a un cliente y, en la mayoría de los casos, existe la participación de las compañías de seguros de salud debido a un gasto sustancial en tratamiento médico. A veces tienen que recuperar los pagos de una compañía de seguros, puede ser el pago total o es posible que reclamen parte de la factura del paciente.
Proceso del ciclo de ingresos
- Recibir pedido de un cliente
- Procesar el pedido al preparar la mercancía para su entrega
- Facturación y preparación de facturas
- Entrega de mercancía y factura a un cliente
- Entrega recibida por un cliente
- Cuentas por cobrar registradas
- Pago por cliente
Importancia del ciclo de ingresos
El ciclo de ingresos se mantiene y se utiliza para controlar el flujo de caja de la organización mediante la evaluación de sus actividades lucrativas. Ayuda a la dirección a tomar la decisión sobre las posibles mejoras comparando el ciclo de la organización con cualquier ciclo disponible de los competidores. Simplemente aplica una verificación al personal involucrado en el proceso para reducir los errores y, al automatizar el proceso repetitivo, también ayuda a la organización a brindar servicios oportunos y efectivos a los clientes.
La gestión del ciclo de ingresos ayuda a reducir el período de crédito de recibir pagos del cliente, así como a reducir los casos o la probabilidad de deudas incobrables. Desempeña un papel vital en la facturación y recepción adecuadas en el caso de un centro de atención médica al proporcionar instalaciones para rastrear el registro de pacientes, administrar los datos personales y la información relacionada con el seguro, programar las citas y la facturación, así como la recepción de la facturas. Antes de que la implementación adecuada del ciclo, la organización debería evaluar su costo fijo y su rentabilidad, también debe medir si sería más beneficioso implementar este sistema.
Ventajas
La mayor ventaja que obtiene una organización de la gestión del ciclo es la reducción del tiempo de recepción del producto o servicios de la organización a los clientes interesados y la reducción del tiempo de pago recibido de los clientes.
La adaptación de la gestión del ciclo de ingresos también ayuda a reducir el tiempo y el coste de la gestión al automatizar los procesos repetidos. El estudio del ciclo ayuda a la dirección a decidir la estructura del proceso, que proporcionará los mejores resultados y tendrá los mejores controles en la gestión del ciclo.
Proporciona una mayor precisión general en la facturación del producto o servicios proporcionados por la organización, así como una mejor contabilidad de la transacción. El estudio de la demora en la recepción del pago recibido de los clientes ayuda a la administración a estudiar el bloqueo de la entrada de efectivo de las diferentes transacciones, lo que ayuda a la administración a tomar decisiones sobre los períodos de crédito otorgados a una variedad de clientes para mantener el efectivo fluir dentro de la organización. En el ciclo de la industria de la salud ayuda a rastrear todos los ingresos porque existe la participación de la compañía de seguros, en algunos casos el pago se recibe directamente del paciente, en algunos casos reciben parte del pago del paciente y parte del pago de la compañía de seguros y en algunos casos reciben el pago directamente de la compañía de seguros, esto requiere mucho control,por lo que el ciclo de ingresos ayuda a rastrear todas estas transacciones.
Desventajas
Para una adecuada adaptación de la gestión del ciclo de ingresos, la capacitación de los empleados es necesaria porque si hay algún error cometido en cualquier parte del ciclo, eso podría afectar a todo el ciclo. La implementación adecuada requiere experiencia en contabilidad que puede aumentar el costo de la empresa.
La organización que haya implementado este ciclo, tendrá que asignar diferentes departamentos a diferentes personas para que una persona no controle todo el proceso. Para ello, la organización requiere la contratación de mano de obra que pueda incrementar el costo fijo de la empresa. Como se explicó, el ciclo de la industria del cuidado de la salud es complicado. En esta industria, existen posibilidades de perder algunos aspectos importantes del registro de ingresos.
Conclusión
Es un proceso contable que difiere de una industria a otra. En la industria de servicios, el ciclo de ingresos es corto, y en una empresa de fabricación, es un poco más largo que en la industria de servicios. Es vital seguir el ciclo para que una organización pueda rastrear todos los ingresos, así como el monto por cobrar del deudor y también la organización, pueda rastrear la falta de pago de los deudores. Pero la organización también debe considerar su costo antes de implementar el sistema adecuado de ciclo de ingresos si es rentable.
