¿Qué son los gastos pagados por adelantado?
Los gastos pagados por adelantado son los gastos contra los cuales la empresa ha realizado el pago por adelantado en un período contable, pero que no se ha utilizado en el mismo período contable y aún no ha sido registrado por la empresa en sus libros de cuentas.
En términos simples, estos son aquellos gastos en los que se va a incurrir en el futuro, pero el monto de los mismos ya se pagó por adelantado. Piense en ello como un gasto pagado en un período contable, pero para el cual el activo relacionado no se consumirá hasta un período futuro.
Es un activo porque ya se ha incurrido en el gasto; sin embargo, los beneficios aún no se han materializado.
Lista de gastos pagados por adelantado en contabilidad
- Alquiler de local comercial
- Equipo pagado antes de su uso
- Sueldos
- Impuestos
- Algunas facturas de servicios públicos
- Gastos por intereses
Ejemplo
El objetivo principal es reconocer el gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias cuando el servicio o los bienes han sido utilizados, siguiendo el principio contable de devengo.
Como vemos arriba, Starbucks reportó un gasto de $ 358.1 millones en 2017 y $ 347.4 millones en 2016.
Usemos ahora otro ejemplo de la empresa ABC para ayudar a comprender la lógica en la preparación de los estados financieros.
- La Compañía ABC compró un seguro por una prima total de $ 120,000 para la cobertura de los próximos doce meses. La compañía de seguros solicita un pago inicial de $ 40,000 y otros cuatro pagos iguales de $ 20,000, que en conjunto suman $ 120,000.
- Si ABC no crea una cuenta de este tipo, registrará como gastos los pagos del seguro cuando los pagos se realicen en efectivo. Hace que el informe del estado de resultados mensual muestre irregularidades como en los primeros 4 períodos, solo que habría un total de $ 120,000 en gastos de seguro y ningún gasto de seguro para los siguientes 8 períodos, a pesar de que la compañía está cubierta por los doce períodos completos.
La adaptación de un programa de seguro prepago permitirá a la empresa preparar un estado de resultados que sea coherente y preciso, como se muestra a continuación:
- La prima total para los 12 meses: $ 120,000;
- Como la cobertura es por doce meses, los gastos mensuales del seguro son de $ 10,000.
- Ahora que sabemos que la cobertura de seguro mensual es de $ 10,000, podemos sacar $ 10,000 por mes del Balance General, que inicialmente creamos por $ 120,000. Podemos ponerlo en la cuenta de gastos (gastos de seguro) en el estado de resultados todos los meses con saldo cero en la cuenta de activos de gastos prepagos al final del año.
Entrada contable de gastos pagados por adelantado
- Sigue el principio de correspondencia de la contabilidad, que establece que los ingresos en un período contable deben coincidir con los gastos en ese mismo período contable. La parte no utilizada de una partida prepaga proporciona un beneficio económico futuro y, por lo tanto, aparece como un activo en el balance.
- Según este principio de correspondencia, se muestra como parte del activo corriente en el balance general hasta que se registra como gasto. La razón por la que se muestra como parte del activo corriente y no como un activo a largo plazo es que la mayoría de dichos activos se consumen / registran como gasto a los pocos meses de su período de registro inicial.
- Si fuera probable que no se consumiera en los próximos 12 meses, se clasificaría en el balance como un activo a largo plazo.
- Los gastos pagados por adelantado en los resultados contables de una empresa son ingresos no devengados en los estados contables de otra empresa.
Ejemplo 1
Una empresa paga $ 12,000 por adelantado para el seguro del próximo año. El asiento de diario de gastos pagados por adelantado para el mismo es
A partir del siguiente período, al final de cada período, la empresa amortiza la cuenta relacionada con el seguro de ese período. Cargará el monto completo del monto del seguro prepago al gasto al final del año con el siguiente asiento de diario por mes:
Ejemplo # 2
C Corp paga un alquiler por adelantado de $ 100,000 el 31 de diciembre de 2016 a su propietario para el alquiler de la oficina para el año 2017.
Suponiendo que C Corp tiene un año contable que finaliza el 31 de diciembre de 2016, C Corp reconocerá un activo de $ 100,000 en los estados financieros de 2016 para reconocer su derecho a usar el espacio de oficinas en 2017.
El siguiente asiento contable se registrará en los libros de C Corp en el año 2016:
El siguiente asiento contable se registrará en el año 2017: Este activo se reconocerá como gasto en el próximo año contable al que se refiere el gasto de alquiler.
Importancia
- Ahorro : un buen ejemplo es el alquiler, donde la empresa pagó los próximos 12 meses por adelantado. En otras palabras, la empresa pagará el alquiler a la tasa actual independientemente de cualquier aumento de alquiler en los próximos meses. Se traduce en ahorros potenciales, que pueden ser un factor de inflación bastante significativo en los próximos meses.
- Deducciones fiscales: muchas empresas pagan por adelantado algunos de sus gastos futuros para tener deducciones comerciales adicionales. El propietario de la empresa puede utilizarlos para deducciones fiscales; sin embargo, existen varias reglas para aprovechar los beneficios fiscales, y una de las reglas básicas es que la entidad no puede deducirlo en el mismo ejercicio. Por lo tanto, si la compañía pagó el mantenimiento de sus vehículos durante cinco años, la compañía solo puede deducir una parte de este año y no la deducción completa.
Gastos pagados por adelantado como parte del gasto de capital de trabajo
El capital de trabajo neto de una empresa es igual a sus activos corrientes (CA) menos sus pasivos corrientes (CL). El capital de trabajo neto cambia cada período contable a medida que las cuentas individuales que forman CA y CL cambian periódicamente.
La mayoría de las empresas informan los gastos pagados por adelantado como un activo corriente en su balance, un cambio en esta cuenta es parte de un cambio en el capital de trabajo neto.
Sin embargo, si una empresa registra, en la sección de activos a largo plazo del balance general, cualquier gasto que espere tardar más de 12 meses en utilizarse, entonces esta parte no se incluye en el cálculo del capital de trabajo neto.
