Diagrama de flujo en Excel

¿Cómo crear un diagrama de flujo en Excel?

El diagrama de flujo en excel es también conocido como diagrama de proceso en excel, se utiliza para representar los diferentes pasos involucrados en un proceso de principio a fin, tiene formas predefinidas para representar cada paso involucrado en el proceso, para usar este gráfico necesitamos utilice las plantillas predefinidas de arte inteligente en Excel.

Ejemplos de diagrama de flujo en Excel

Puede descargar esta plantilla de Excel FlowChart aquí - Plantilla de Excel FlowChart

Ejemplo n. ° 1: crear un diagrama de flujo usando formas (paso a paso)

En primer lugar, construyamos un diagrama de flujo de uno de los diagramas de flujo populares, es decir, el diagrama de jerarquía organizativa. A continuación se muestra el flujo de comunicación en la organización.

Presidente> Jefes de departamento> Gerente senior> Gerente> Líderes de equipo> Miembros del equipo.

Este es el típico diagrama de flujo de la organización que solemos ver. En este artículo, aprenderemos a crear un diagrama de flujo en Excel usando formas.

• Paso 1: elimine las líneas de cuadrícula de la hoja de trabajo.
• Paso 2: Vaya a Insertar> Formas> FlowChart> Forma rectangular.

• Paso 3: dibujemos esto primero.

Nota: Para ajustar los extremos de las columnas y las filas, mantenga presionada la tecla ALT y ajuste.

• Paso 4: haga clic derecho y seleccione EDITAR texto.

• Paso 5:  Escriba la palabra, presidente.

• Paso 6: Esta forma no se ve muy bien. En Formato, cambie el formato de la forma como se muestra en la imagen de abajo.

• Paso 7: Ahora el primer puesto en la organización ha terminado. Debajo de él vendrán 4 jefes de departamento. Para ello, dibuje una flecha en línea recta.

• Paso 8: Ahora necesitamos trazar una línea horizontal para todos los jefes de departamento.

• Paso 9: inserta 4 líneas de flecha más.

• Paso 10: Inserte 4 cajas rectangulares más debajo de cada flecha.

Nota: he agregado 4 departamentos. Puede modificar según sus necesidades.

• Paso 11: Una vez que el departamento encabeza las cajas dibujadas. Dibuja 4 flechas más y 4 casillas rectangulares más para Senior Manager.

• Paso 12: En Senior Manager, aparecerá Team Leader. Dibuja 4 flechas más y 4 casillas rectangulares más para los líderes de equipo.

• Paso 13: Debajo de cada líder de equipo vendrán 4 ejecutivos. Para esto, primero dibuje una línea vertical recta debajo de cada líder de equipo como se muestra en la imagen de abajo.

• Paso 14: Para cada línea recta vertical, dibuje 4 flechas horizontales. Dibuja en total 16 flechas horizontales.

• Paso 15: inserte 16 cuadros de texto delante de las flechas horizontales recién dibujadas. Para la primera caja tipo Executive 1, para la segunda caja tipo Executive 2, para la tercera caja tipo Executive 3 y para la cuarta caja tipo Executive 4.

Así que ahora nuestro diagrama de flujo para una organización está terminado. Un flujo de comunicación es claro con este gráfico. Cada puesto de la organización sabe a quién debe contactar para comunicar sus mensajes.

Ejemplo n. ° 2 - Crear un diagrama de flujo de negocios con Smart Arts (paso a paso)

Hemos visto los pasos para crear un diagrama de flujo típico de Excel utilizando formas. El uso de Smart Arts hará que el diagrama de flujo se vea hermoso. El diagrama de flujo de Smart Arts ya está predefinido si necesitamos algo adicional que necesitemos para hacer arreglos.

En este ejemplo, explicaré el proceso involucrado en el establecimiento de una nueva empresa.

• Paso 1: Vaya a INSERTAR> Arte inteligente.

• Paso 2: En Smart Art, seleccione Proceso. Desplácese hacia abajo y seleccione el proceso de plegado repetido.

• Paso 3: Ahora tenemos un diagrama de flujo predeterminado.

• Paso 4: La ventaja aquí es que tenemos formas prediseñadas. Para la primera casilla, escriba Tipo de entidad comercial: Privada limitada

• Paso 5: El siguiente  paso es el proceso de registro.

• Paso 6: A continuación, obtenga el número de identificación de la empresa (CIN).

• Paso 7: El cuarto paso es crear un sitio web para su empresa.

• Paso 8: contratar empleados de diferentes departamentos.

• Paso 9: Ahora tenemos 2 pasos más para ingresar, pero no nos quedan formas. Así que seleccione cualquier forma y péguela.

• Paso 10: Ahora hemos insertado dos casillas más. Escriba software de compra y reglas para empleados en los nuevos cuadros.

Ejemplo n. ° 3: diseño de diagrama de flujo con Excel Smart Arts (paso a paso)

Ahora tenemos todo el proceso en un diagrama de flujo. Diseñemos el arte inteligente ahora.

• Paso 1: seleccione FlowChart Smart Art.
• Paso 2: Tan pronto como seleccione, aparecerán dos pestañas más en la cinta. Seleccione Diseño.

• Paso 3: En diseño, seleccione Cambiar colores.

• Paso 4: Aquí cambia el color del arte inteligente según tu deseo.

• Paso 5: cambie el estilo del diagrama de flujo en la pestaña Diseño.

Ejemplo # 4

Necesitamos seguir algunos pasos para crear el diagrama de flujo en Excel. Seguir estos pasos facilitará el proceso de creación del diagrama de flujo de Excel.

• Crear una cuadrícula

Necesitamos ajustar el tamaño de las líneas de cuadrícula en Excel para que las formas sean uniformes en tamaño. Al hacer esto, la hoja de trabajo de Excel se vería como un papel cuadriculado, por lo que será fácil dibujar las formas.

• Seleccione todas las celdas haciendo clic en el ícono de triángulo al comienzo de los números de columna / fila. Mantenga el cursor en cualquiera de los encabezados de columna y haga clic derecho y seleccione la opción "Ancho de columna" en Excel.

• Cuando aparezca la pantalla Ancho de columna, ajuste el número a 2,14 (2,14 es igual a 20 píxeles asumiendo que la fuente predeterminada es Calibri y el tamaño de fuente es 11 en Excel) y haga clic en Aceptar.

• Encajar a la cuadricula

Esta es la opción disponible en Excel para ajustar la forma al tamaño de la cuadrícula, es decir, cada vez que se inserta la forma en la hoja, el tamaño de la forma se ajustará al de la altura y el ancho de la cuadrícula habilitando esta opción.

• Debajo de la pestaña de diseño de página en la cinta, en la sección "Organizar", haga clic en el menú desplegable debajo de la opción "Alinear" y luego, en la opción desplegable, seleccione la opción "Ajustar a la cuadrícula" .

• Diseño de página

El diseño de página de la hoja debe ajustarse configurando el salto de página, los márgenes, las orientaciones en caso de que desee sacar la impresión del diagrama de flujo o si desea copiarlo a otras aplicaciones como Word porque sería difícil establecer el diseño. una vez que se crea el diagrama de flujo de Excel.

Puede establecer la orientación de la página como vertical u horizontal según el flujo del diagrama. Ej .: si el flujo del proceso es horizontal, entonces necesita configurar la página para el modo horizontal.

Ahora comience con la construcción del diagrama de flujo de Excel usando las formas. Como ya he dicho, normalmente las formas de inicio y finalización serán forma ovalada. Para dibujar las formas

• Seleccione el menú desplegable Formas en Insertar pestaña, en la sección Ilustraciones. El menú desplegable brinda las opciones de todas las formas disponibles, luego, seleccione la forma que necesita para su diagrama de flujo de Excel e inserte la forma en la hoja de trabajo.

Aquí para empezar, insertemos la forma Ovalada. Seleccione la forma y mantenga el cursor y arrástrelo usando el mouse hasta el tamaño que le gustaría ver.

En la figura anterior, puede ver que el tamaño de la forma se ajusta y establece dentro de las líneas de cuadrícula, ya que hemos habilitado la opción Ajustar a la cuadrícula. Esto se ajustará mientras comienzas a dibujar la forma. Cuando la forma se expande o contrae, se ajustará a la siguiente línea de cuadrícula más cercana.

• Para agregar texto a la forma, haga clic derecho y seleccione la opción "Editar texto" en la lista.

• Inserta el texto en la forma. Puede alinear el texto utilizando las opciones de alineación de texto.

Ahora necesitamos insertar la siguiente forma para continuar con el siguiente paso. Inserta la siguiente forma justo debajo de "INICIO". La forma del rectángulo se puede usar para mostrar el paso donde solo hay una opción para continuar y la forma de diamante se usará cuando tengamos dos o más opciones para continuar.

El siguiente paso es conectar las formas. Para conectar las formas, seleccione las líneas de conexión de la opción Formas y dibuje entre las formas.

Una vez que se selecciona el conector, mantenga el cursor en la forma y podrá ver los puntos de conexión en la forma.

Comience a dibujar la línea arrastrando el mouse desde cualquiera de los puntos de conexión y únala con el punto de conexión de la otra forma. Los puntos de conexión de la siguiente forma se pueden ver mientras se dibuja la línea cerca de la forma.

Siga agregando las formas una tras otra según los pasos involucrados en el proceso.

Como mencioné anteriormente, la forma de diamante se utilizará cuando se involucren múltiples opciones. En la imagen de arriba, puede ver el flujo del gráfico que muestra las diferentes opciones asociadas con el ícono en forma de diamante.

Cada diagrama muestra solo el paso a seguir para completar el proceso. Pero para una comprensión clara del proceso, puede agregar información adicional usando el cuadro de texto.

Para agregar un cuadro de texto,

• Vaya a la pestaña Insertar cinta en Excel y haga clic en el cuadro Texto de la sección "Texto".

• Inserte el cuadro de texto manteniendo el cursor en el lugar y arrastrándolo con el mouse. Haga clic dentro del cuadro para ingresar el texto

• Elimine el contorno seleccionando la forma de formato (haga clic con el botón derecho en el cuadro de la opción) y seleccione Sin línea de las propiedades del formato.

Nuevamente, use una forma ovalada para mostrar el final del proceso.

• Para que el gráfico se vea mejor, elimine las líneas de cuadrícula desmarcando la casilla Líneas de cuadrícula en la pestaña Ver

Ahora, así es como se ve su diagrama de flujo después de completar todos los pasos.

Puede formatear la forma de cada paso

• Seleccione la forma que desea formatear y vaya a la pestaña Formato en la cinta, haga clic en la opción desplegable en la sección "Estilos de forma" y seleccione el formato.

Ejemplo n. ° 5: uso de Smart Art Graphic

El diagrama de flujo se puede crear utilizando el gráfico de arte inteligente disponible en Excel.

• Seleccione el gráfico de arte inteligente en la sección de ilustración en la pestaña Insertar.

• Seleccione el diagrama según sus necesidades y haga clic en Aceptar.

• Después de seleccionar el diagrama, ingrese el texto en el cuadro Texto.

Su diagrama de flujo se ve como se muestra a continuación:

Puede agregar la forma al diagrama existente, mover hacia arriba / abajo la forma en la "pestaña Diseño" seleccionando el diagrama.

Además, puede agregar formas a la existente.

Puede descargar esta plantilla de Excel de ejemplos de diagrama de flujo aquí - Plantilla de Excel de ejemplos de diagrama de flujo

Cosas para recordar

• Use diferentes formas para dar efectos visuales para crear un diagrama de flujo en Excel.
• Dale diferentes colores a cada pestaña mientras creas un diagrama de flujo de Excel solo para hacerla más atractiva.
• Utilice artes inteligentes para dibujar formas fácilmente.
• En el caso de diagramas de flujo más complejos, use formas, no use artes inteligentes.