¿Qué es el Sistema de Información Contable?
Sistema de Información Contable se refiere al método informático utilizado por las empresas para recopilar, almacenar y procesar los datos contables y financieros que utilizan los usuarios internos de la empresa para dar informe sobre diversas informaciones a los grupos de interés de la empresa como acreedores, inversores, autoridades fiscales, etc.
En palabras simples, es un sistema para recopilar y almacenar toda la información relacionada con transacciones y eventos financieros de tal manera que puedan ser recuperados para la toma de decisiones por parte de la administración interna, cuentas, CFOs, auditores, etc. AIS puede ser un libro mayor simple a varios informes contables, de costos, financieros como estado de pérdidas y ganancias, balance general, etc.
Componentes del sistema de información contable (AIS)
# 1 - Persona (partes interesadas)
El inicio y el final de todos los aspectos contables. Hay un interesado que alimenta información al sistema, recopila, analiza, informa, etc., y hay otra persona (interesado) que necesita información. Por ejemplo, un contador registra varios datos financieros y los presenta para el uso de múltiples partes interesadas como un propietario, accionistas, acreedores, gobierno, etc.
# 2 - Datos
Ahora bien, ¿qué registros e informes AIS? Se trata de varias transacciones contables, eventos y otros elementos monetarios. AIS no registrará ninguna información que no tenga una base monetaria. Los datos pueden ser cualquier cosa como el libro mayor de ventas, la cuenta del cliente, el libro mayor de proveedores, informes financieros como P&L y balance general, estado de flujo de caja, etc.
# 3 - Procedimientos establecidos
Para realizar varias funciones, como se indica en la definición, AIS sigue pasos, procedimientos predefinidos. Para garantizar la coherencia, esta es una de las necesidades más básicas de un AIS. AIS puede realizar una acción con intervención manual o automáticamente. Esta acción debe ser instruida a la persona que procesa los datos o codificada en el sistema en caso de sistemas automáticos.
# 4 - Software (ERP)
Un software o, en términos más amplios, ERP es un programa informático que realiza las funciones indicadas. El ERP se puede describir como un sistema de paquetes de software de base de datos que respalda los procesos y operaciones comerciales, incluida la fabricación, el marketing, las finanzas, los recursos humanos, etc. Forma uno de los componentes principales del Sistema de Información Contable (AIS).
# 5 - Infraestructura del sistema de información
En términos simples, se puede decir que la infraestructura de TI es un consorcio de varios hardware, herramientas y accesorios de TI e IS. Por ejemplo, computadoras, impresoras, escáneres, etc.
# 6 - Controles internos
Los controles internos son la necesidad básica de toda organización empresarial. Son herramientas, controles, procedimientos, sistemas adoptados por una organización para asegurar la integridad de la información financiera, prevención de fraudes, errores, salvaguarda de activos, etc.
Estudio de caso basado en ejemplos de AIS
- Caso: Martin Inc., propietario de la conocida cadena minorista de supermercados de Londres, utilizó el método convencional de registrar transacciones en papel, ahora, con el fin de expandir el negocio, desea conocer los detalles de los clientes, proveedores, ganancias obtenidas en el pasado, futuro estimado capacidad de generar ganancias, detalles del capital de trabajo involucrado en su negocio pero que no está en posición de predecirlo debido a prácticas contables manuales.
- Problema: el propietario no está en condiciones de comprender su lugar de trabajo, es decir, todos los requisitos mencionados anteriormente.
- Solución: si se hubiera utilizado AIS, Martin Inc. habría extraído fácilmente detalles de clientes, proveedores, ganancias obtenidas en el pasado, capital de trabajo dedicado al negocio, etc. No solo cifras pasadas, sino que AIS también tiene la capacidad de predecir el futuro. tendencias de ganancias, flujos de efectivo y otras posiciones.
Ventajas del sistema de información contable
- # 1 - Rentabilidad - En la era de la digitalización y la inteligencia artificial, cada organización avanza hacia la reducción de costos con el uso de inteligencia artificial. AIS ha ayudado a reducir los esfuerzos manuales y puede realizar la misma operación de manera más rentable.
- # 2 - Efectividad en el tiempo: AIS ha ayudado a las organizaciones comerciales a reducir la cantidad de tiempo involucrado en registrar, clasificar y reportar cualquier información financiera. AIS puede realizar una gran cantidad de trabajo manual con mucho menos esfuerzo y tiempo.
- # 3 - Fácil acceso (portabilidad): los datos almacenados en AIS se pueden recuperar a través de un sistema de información conectado a Internet en cualquier lugar y en cualquier momento. Donde los libros de cuentas preparados manualmente no se pueden llevar fácilmente, los datos AIS pueden serlo.
- # 4 - Precisión: con la participación de AIS, se aumenta la confiabilidad de los datos. Como hemos comentado anteriormente en este artículo, un AIS sigue un conjunto predefinido de instrucciones. Por lo tanto, las posibilidades de información propensa a errores son menores y, por lo tanto, AIS tiene una ventaja adicional de datos precisos.
Desventajas
- # 1 - Costo inicial de instalación y capacitación: si bien discutimos que un AIS es rentable, lo mismo puede no ser exacto en el caso de las pequeñas empresas. El costo de la configuración inicial puede ser alto y no generar valor para la organización.
- # 2 - Intervención manual: aunque discutimos que AIS reduce la intervención manual, no se puede eliminar. AIS necesita la intervención manual en un momento determinado, lo que puede provocar ineficiencia en el sistema.
- # 3 - El error no se puede eliminar por completo: discutimos, AIS reduce las posibilidades de error, pero hay posibilidades de codificación incorrecta en el software, lo que puede conducir a resultados propensos a errores. Además, la intervención manual todavía está presente aquí, lo que también puede generar un error.
- # 4 - Confidencialidad - Aunque discutimos la portabilidad de los datos AIS, lo mismo también puede ser desastroso para una organización si dicha información es pirateada, es decir, robada. Un intruso puede modificar la información o puede revelar información financiera confidencial.
- # 5 - Ataque de virus: cualquier dato almacenado en IS puede infectarse con un virus que puede provocar interrupciones o modificaciones de la información financiera almacenada en AIS.
Limitaciones
- Costo: Ya discutimos el costo de AIS como una desventaja.
- Capacitación: es necesario capacitar a los usuarios para que alimenten, recuperen o utilicen AIS de la manera deseada. Si la persona en cuestión no se capacita bien, puede llevar a una preparación y presentación de datos inexactas. Además, hay frecuentes traslados, promociones, renuncias, jubilaciones en una gran organización. En todos estos casos, existe una necesidad regular de capacitación para los reemplazos.
- Obsolación : en la era de la digitalización, la tecnología está cambiando a un ritmo vertiginoso. La tecnología tarda muy pocos minutos en quedar obsoleta. Esto genera la necesidad de que una organización adopte los cambios lo antes posible. De lo contrario, puede dar lugar a datos propensos a errores.
Cambio en el sistema de información contable (AIS)
En la era de la tecnología que cambia rápidamente y la adaptación de los avances tecnológicos, se están produciendo cambios significativos en AIS. Los últimos cambios incluyen computación en la nube, contabilidad en la nube, contabilidad en tiempo real o contabilidad móvil.
Esto ha hecho que la contabilidad sea mucho más fácil y conveniente en comparación con las formas antiguas de contabilidad. El avance ha alcanzado un nivel que no solo registra, clasifica, analiza y reporta cifras sino que también predice tendencias futuras, lo que puede ayudar a enfrentar una situación real con mucha preparación.
Conclusión
El sistema de información contable (AIS) se puede describir como una bendición para cualquier organización, ya que estudiamos tanto las ventajas como las desventajas y las limitaciones de AIS. Sin embargo, en general, es muy beneficioso para una organización migrar de la contabilidad manual a la contabilidad basada en AIS. Para superar varias desventajas, limitaciones de AIS, existe un software que protege el AIS de la organización de virus, piratas informáticos y otros ataques.
La Inteligencia Artificial, una versión extendida del Sistema de Información Contable (AIS), ya ha comenzado a reducir la intervención manual y pronto crecerá a un ritmo vertiginoso.
