Definición de diario de ventas
Diario de ventas es un tipo de diario que se utiliza para registrar las transacciones de venta a crédito de la empresa y se utiliza con el propósito de mantener y rastrear la cuenta por cobrar y la cuenta de inventario. Es el Libro Principal de Transacciones de Venta a Crédito y la información que se registra en él depende de la naturaleza y requerimiento de cada negocio.
El formato del diario de ventas consta de seis columnas: - Fecha, Cuenta debitada, Número de factura, Cuentas por cobrar - Dr. Ventas - Cr. Y Costo de los bienes vendidos- Dr. Inventario- Cr.
Formato de entrada de diario de ventas
A continuación se muestra el formato de la entrada del diario de ventas.
- Fecha: Esta columna se utiliza para mencionar la fecha en la que la entidad vendió los bienes. La fecha de registro y la fecha de la factura deben coincidir.
- Cuenta debitada: En esta columna, se registrará el nombre del cliente que está comprando los bienes a crédito solo de una entidad.
- Número de factura: Número de factura de venta que se mencionará en esta columna.
- PR: PR significa Entradas de referencia de publicación y se registra en la cuenta correspondiente (Cuenta de cliente) diariamente. Debajo de esta columna, ingrese cierto no. y el mismo no. que se asignará a la cuenta del cliente para su seguimiento.
- Cuenta por cobrar y ventas: En esta columna, el Monto a mencionar que recibirá del cliente. Cuentas por cobrar a debitar y Venta a acreditar por la misma cantidad.
- Costo de bienes vendidos e inventario: En esta columna, se mencionará el costo del precio de los bienes vendidos y el costo de los bienes vendidos que se debitarán y la Cuenta de inventario (Stock) se acreditará por el mismo monto.
Ejemplo de entrada de diario de ventas
M / s XYZ Company vendió los siguientes productos el 1 de abril de 2020.
- A M / s Albert Ltd. Por $ 2,00,000.00 a crédito y el costo de los bienes vendidos fue de $ 1,50,000.00 a través de la factura No. 140.
- A M / s Michel Ltd. Por $ 3,00,000.00 a crédito y el costo de los bienes vendidos fue de $ 2,25,000.00 a través de la factura No. 141.
- A L&T Ltd. Por $ 5,00,000.00 a crédito y el costo de los bienes vendidos fue de $ 3,75,000.00 a través de la factura No. 142.
- A M / s Global Limited por $ 50,000.00 a crédito, y el costo de los bienes vendidos fue de $ 37,500.00 a través de la factura No. 143.
Cree un asiento de diario de ventas a crédito para M / s XYZ Company.
Soluciones:
Resumen:
- La entidad cargó a M / s Albert Ltd por $ 2,00,000.00 como cuentas por cobrar y acreditó las ventas a crédito por la misma cantidad y también cargó el costo de los bienes vendidos por $ 1,50,000.00 y acreditó la Cuenta de inventario.
- La entidad debitó a M / s Michel Ltd. por $ 3,00,000.00 como cuentas por cobrar y acreditó las ventas a crédito por la misma cantidad y también debitó el costo de los bienes vendidos por $ 2,25,000.00 y acreditó la Cuenta de inventario.
- La entidad cargó a L&T Ltd. $ 5,00,000.00 como cuentas por cobrar y acreditó las ventas a crédito por la misma cantidad y también cargó el costo de los bienes vendidos por $ 3,75,000.00 y acreditó la cuenta de inventario.
- La entidad cargó a M / s Global Limited por $ 50,00.00 como cuentas por cobrar y abonó las ventas a crédito por la misma cantidad y también debitó el costo de los bienes vendidos por $ 37'500.00 y acreditó la cuenta de inventario.
Ventaja
- En el momento de registrar la transacción de venta a crédito en el diario de ventas, cada transacción se analiza en el aspecto de débito y crédito.
- Todas las transacciones de venta a crédito ingresadas respaldadas con facturas.
- El monto, la naturaleza de las transacciones, el nombre del cliente, el costo de inventario, etc. se mencionan en una línea.
- No existe tal requisito de mencionar una explicación larga para cada transacción.
- Permite a una entidad ahorrar tiempo y evitar la repetición en el diario.
- Todos los asientos de ventas a crédito se agrupan en un diario.
- Es la base para la finalización del balance de prueba.
Desventaja
- Una entidad debe pasar las entradas correctas en el diario de ventas para la precisión del balance de prueba; si la entidad pasa cualquier asiento de ventas a crédito incorrecto en él, entonces esto no coincidirá entre la cuenta de ventas y la cuenta por cobrar.
- Aumenta la carga de los trabajos contables en la entidad porque una entidad también puede identificar la transacción de venta a crédito de la cuenta por cobrar.
- El balance de comprobación, la cuenta de cuentas por cobrar, la cuenta de inventario no se contabilizarán si hubiera una diferencia o desajuste en este diario.
- Una entidad necesita pasar las entradas en este diario con mucho cuidado.
- Aumenta el costo de mano de obra de la entidad.
Limitación
- El saldo de cierre de la cuenta por cobrar y la cuenta de venta a crédito deben coincidir en este diario; de lo contrario, no será beneficioso.
- La entidad debe tener un recurso humano separado para realizar asientos de ventas a crédito en este diario.
- El saldo de comprobación no se puede igualar si el diario de ventas no coincide.
- La entidad también puede pasar las transacciones de crédito de ventas a través del Diario.
- Aumenta la carga contable de la entidad.
Puntos importantes
- La entidad debe pasar las entradas de crédito de ventas correctamente para que se pueda ahorrar más tiempo en errores.
- La entidad debe utilizar el formato especificado según las políticas contables y las notas de orientación.
- La entidad debe contratar empleados separados para realizar asientos de transacciones de ventas a crédito.
- Se utiliza para el mantenimiento y seguimiento de la cuenta por cobrar y la cuenta de inventario.
- La entidad debe verificar y conciliar los saldos del Diario de ventas de forma periódica.
Conclusión
Una entidad debe mantener el Diario de ventas en el formato prescrito por los principios contables generalmente aceptados para una contabilidad de las transacciones de venta a crédito, de modo que los registros de los Deudores y los registros de las ventas a crédito se puedan administrar.
Su uso es beneficioso en general para una entidad porque ayuda a las pérdidas por importe de ventas a crédito; si la empresa no mantiene un diario de ventas y se olvida de pasar cualquier asiento de venta a crédito, entonces será una pérdida para la entidad.
