Documento preliminar

Significado del comprobante de diario

El comprobante de diario es un documento de cada transacción financiera, que tiene la información necesaria como el número de identificación del comprobante, la fecha, la descripción de la transacción comercial, el monto de la transacción, los impuestos aplicables, una referencia a otra evidencia, la firma del fabricante y firma de la persona autorizada, utilizada para registrar la transacción en los libros de la organización.

Explicación

  • Cada transacción requiere algún tipo de respaldo físico, que forma una base para ello. La copia de seguridad física no es más que la evidencia documental conocida como comprobante de diario.
  • Contiene la información con la factura real como prueba. El tercero da la factura real. El comprobante se toma como base para registrar la transacción financiera en los libros de cuentas de la organización.
  • Los auditores generalmente examinan el comprobante como parte de sus procedimientos de auditoría.
  • Los comprobantes de diario (también conocidos como JV) se utilizan para transacciones que no se relacionan con ninguna transacción de material, efectivo, banco y otras transacciones comerciales diarias. Significa que las empresas conjuntas se utilizan para una transacción como depreciación, asientos de transferencia, asientos de ajuste, provisiones, asientos de acumulación, compra y venta de activos fijos a crédito, cancelación de saldos que ya no se requieren, etc.
  • Estos comprobantes se pueden rastrear fácilmente en cualquier sistema contable. Dado que estas transacciones están fuera de las transacciones de rutina, los auditores dan prioridad a ellas.

Tipos

  • Comprobante de depreciación : para registrar el gasto de depreciación del año.
  • Cupón prepago : para registrar gastos prepagos;
  • Cupón FA : para registrar la compra de activos fijos;
  • Comprobante de ajuste : para registrar las entradas de cierre.
  • Vale de transferencia : para transferir los saldos de una cuenta a otra.
  • Comprobante de rectificación : para la rectificación de un error.
  • Vale de provisión : para proporcionar un gasto sobre una base de estimación.
  • Comprobante de acumulación: para registrar ingresos acumulados;

Propósito

  • El objetivo principal es corregir cualquier transacción comercial que se registre incorrectamente. Además, el propósito doble es registrar las transacciones no orientadas al efectivo en los libros de cuentas.
  • Toda transacción no implica necesariamente una salida. Por lo tanto, transacciones como la depreciación de activos tangibles, la amortización de intangibles, la cancelación de saldos de cuentas, el ajuste de asientos de diario, etc. requieren el uso de comprobantes de diario.

Caracteristicas

  1. 1. Las revistas están estandarizadas
  2. Cada comprobante de diario requiere información sobre lo siguiente:
    • Número de identificación
    • Nombre de la contraparte
    • Cantidad de transacción
    • Fecha de la transacción
    • Cuentas de débito y crédito con códigos GL (Libro mayor)
    • Evidencia documentada
    • Breve descripción de la naturaleza de la transacción realizada.
  3. Cada comprobante de diario requiere la aprobación de una persona autorizada.

Ejemplo de formato de comprobante de diario

# 1 - Compra de maquinaria

Explicación

La empresa compró plantas y maquinaria a crédito. Plant & Machinery es una cuenta real por naturaleza (es decir, un activo para la organización). No es habitual que una empresa de la organización compre la planta y la maquinaria a diario. Por tanto, una empresa no puede emitir un vale de compra. Para preparar un documento en los registros, la empresa puede utilizar un comprobante de diario que contenga todos los detalles anteriores. La factura del proveedor se utiliza como prueba de dicho comprobante de diario.

# 2 - Provisión para gastos pendientes

Explicación

Al final de cada año contable, la organización debe realizar estimaciones de los gastos que serán relevantes para la parte final del período contable. Por lo tanto, es necesario tomar disposiciones. Sin embargo, la factura real de las partes relevantes (si las hubiera) se recibe en el siguiente período contable. La prueba documental no está disponible. Por lo tanto, los comprobantes de diario sirven para este propósito. Como prueba, se prepara un trabajo en el que se proporcionan las cantidades base. La suposición generalmente se basa en la experiencia de la gerencia. Dado que el pago real no se realiza y el proveedor relevante tampoco es fácilmente identificable, la cuenta de gastos pendientes (pasivo) se acredita en los libros de contabilidad

Documentos necesarios para la preparación del comprobante de diario

  • Notas de débito y notas de crédito para cualquier devolución de compra o devolución de venta
  • En caso de servicios prestados o adquiridos, notas de débito o notas de crédito
  • Factura del gasto en caso de gastos pagados por adelantado o pendientes.
  • Documentos para justificar la corrección de cualquier error.
  • Los correos electrónicos de seguimiento también se pueden utilizar como base para los comprobantes de diario.
  • Base trabajando para las provisiones.

Uso e importancia

  • Se utiliza para registrar los tipos de transacciones no monetarias y no comerciales.
  • Ayuda a los auditores a comprender el impacto de las transacciones financieras en una empresa.
  • Actúa como evidencia para referencia futura.
  • Constituye la base de las anotaciones de rectificación.

Comprobante de diario frente a entrada de diario

  1. Las palabras “Comprobante de diario” y “Entrada de diario” se utilizan indistintamente. Sin embargo, existe una diferencia entre los dos. El primero es el inicio de cualquier transacción financiera y el último es el efecto que se da en los libros de cuentas.
  2. La entrada de diario se registra en el diario, es decir, los libros de cuentas principales, mientras que los comprobantes son los documentos de registro que se guardan como evidencia de la entrada de diario.
  3. Los asientos del diario pueden ser simples (es decir, un débito y un crédito) o compuestos (es decir, uno o más débitos y / o uno o más créditos). Sin embargo, no existe tal diferencia en los comprobantes de diario. Se puede extraer cualquier número de entradas de diario de un comprobante de diario.
  4. El siguiente paso después de la entrada de diario es publicar las entradas en los libros de contabilidad correspondientes. Por otro lado, el siguiente paso del comprobante de diario es registrar la transacción en el sistema.

Ventajas

  • Todas las transacciones comerciales se mantienen en el orden cronológico de su ocurrencia.
  • Ayuda en la rectificación de errores.
  • Ayuda a rastrear fácilmente los gastos no monetarios.
  • Ayuda a cerrar los libros de cuentas al final del año.
  • Proporciona una copia de seguridad suave para la reversión de entradas.
  • Ayuda en el cumplimiento de las normas de información financiera importantes prescritas por la autoridad pertinente.

Desventajas

  • La desventaja más significativa es que es incapaz de dar toda la información en caso de grandes transacciones.
  • El vale en sí no ayuda a realizar un seguimiento de todas las transacciones financieras. Existe la posibilidad de que se pierdan pocas transacciones para registrarlas. Aquí es donde entra en juego el papel del auditor.
  • No hay un flujo de caja real involucrado en la transacción. Por lo tanto, si no se proporcionan las revelaciones adecuadas en los libros de cuentas, es posible que el lector de los estados financieros no comprenda el impacto de todas esas grabaciones.

Conclusión

Los comprobantes de diario son el inicio del registro de cualquier transacción que no sea en efectivo. Estos tienen un impacto material en las ganancias o pérdidas de una organización. Sin embargo, estas entradas sirven como base de acumulación de la contabilidad de la organización. Además, estas transacciones se ignoran en el momento de la preparación del estado de flujo de efectivo.