La Conciliación de Libros es la conciliación que realiza la empresa antes del cierre de sus libros de cuentas con el fin de asegurar que los libros estén actualizados y no haya manipulación o fraude en los libros de cuentas de la empresa.

Reconciliación de libros

Como todos sabemos, los libros de cuentas son los planos de cualquier negocio. El mantenimiento de los libros de cuentas es la clave de la gestión financiera.

Sin embargo, llevar libros contables no es suficiente. También es necesario que las cuentas sean precisas y completas. Hay varias comprobaciones y controles posibles para garantizar esto, pero una de las formas más básicas y esenciales es la "Conciliación de libros".

¿Qué es la reconciliación?

Es un proceso que compara dos conjuntos de registros y analiza las diferencias entre los dos conjuntos, si las hay.

Estos dos conjuntos de registros pueden ser cualquier cosa de toda la gama de libros de cuentas. Generalmente, un conjunto del registro es un libro mayor de los propios Libros de la empresa que debe conciliarse y el segundo conjunto del registro se obtiene de fuentes internas o externas.

por ejemplo, comparar el libro bancario (fuente interna) con el extracto bancario (fuente externa).

¿Cuándo se realiza la reconciliación?

Generalmente se lleva a cabo antes del cierre de cuentas. Es recomendable hacerlo mensualmente para que los libros estén actualizados, pero también se pueden hacer de forma trimestral o anual.

Cuanto más pesado sea el volumen, más debería ser la frecuencia de la reconciliación para que el proceso de reconciliación sea más fluido.

Deben realizarse anualmente antes de que los auditores certifiquen los libros. La mayoría de las conciliaciones son un requisito previo para las pruebas de auditoría. Desde la promulgación de Sarbanes Oxley (SOX) en 2002, las reconciliaciones se han vuelto aún más críticas a medida que el cumplimiento requerido se ha elevado a un nivel diferente.

¿Cuál es el período durante el cual se realiza la reconciliación?

Uno de los aspectos críticos a tener en cuenta al realizar la conciliación es que el período para ambos conjuntos de registros debe ser el mismo.

Continuando con el ejemplo mencionado anteriormente, es muy ilógico comparar el libro bancario extraído para el período 01-ene-16 al 31-mar-16 con el extracto bancario del 01-ene-16 al 30-jun-16. Debería haber una base común para la comparación.

Además, un aspecto fundamental a considerar es que el saldo inicial o inicial siempre debe ser igual para ambos conjuntos de registros. En el caso anterior, si los saldos del 01-ene-16 no son idénticos, esta diferencia debe rectificarse primero en lugar de continuar con la conciliación del 01-ene-16 al 31-mar-16.

¿Por qué debería realizarse la reconciliación?

Detecta fraudes

• Es fácil manipular los libros de cuentas. Una forma de detectar el fraude es mediante la reconciliación. Entendamos esto con un ejemplo.
• El cajero de ABC Corporation está cometiendo fraude al no registrar el efectivo recibido de los clientes. Al hacer esto, los libros de contabilidad del cliente y de caja no cambian, y él puede guardar el efectivo recibido.
• Una forma sencilla de detectar fraudes como este es realizar la conciliación del libro mayor de clientes. Cuando el libro mayor del cliente en los libros de ABC se compara con el libro mayor de ABC en los libros del cliente, los saldos no se vincularán y se detectará el fraude.

Asegúrese de que los registros estén completos:

• En ocasiones, ciertas actividades afectan nuestros libros, pero no pasan por el equipo de cuentas y, por lo tanto, pueden pasar desapercibidas.
• Un pequeño ejemplo es un cheque depositado por un cliente directamente en la cuenta bancaria. Si el cliente no informa, el libro mayor del banco, así como el libro del cliente, estarán incompletos, lo que conducirá a una tergiversación de los hechos.

Asegúrese de que los registros sean precisos:

• Hay posibilidades de errores humanos en el proceso de contabilidad.
• Un ejemplo de errores humanos es la colocación incorrecta de dígitos, por ejemplo, el valor real de las ventas fue de Rs. 99,736, que se registró incorrectamente como Rs. 97.936.
• Estos se pueden averiguar al conciliar cuentas. Estos no son más que errores de transposición y, en este caso, la diferencia generalmente es divisible por 9.

Mejores prácticas para el proceso de conciliación

Algunas de las mejores prácticas que pueden adoptarse para que la reconciliación ayude a lograr su propósito son las siguientes:

1. Las empresas deben establecer un proceso de conciliación a seguir internamente. Debe cubrir la frecuencia, cuentas clave para las cuales se realizará la conciliación, formatos estandarizados, etc. Estos procesos variarán dependiendo del volumen, tipo de industria, áreas de alto riesgo, etc. La póliza debe ser elaborada y circulada a la Equipo de Finanzas y Cuentas con regularidad.
2. Debe seguirse la segregación de funciones. Significa que los empleados que registran los asientos en los libros de cuentas no deben ser parte del proceso de conciliación. Se asegurará de que uno vuelva a verificar el trabajo realizado por otro.
3. Se debe seguir la matriz de autoridad para el proceso de verificador-fabricante. Las declaraciones de conciliación también deben ser preparadas y verificadas por diferentes empleados según la designación. El ejecutivo puede preparar el estado de conciliación y el gerente puede verificarlo.
4. El preparador y el inspector deben aprobar correctamente para que las personas se sientan lo suficientemente responsables.
5. Deben establecerse plazos estrictos para completar las conciliaciones a fin de detectar fraudes y tomar medidas oportunas.
6. El alcance de la auditoría interna también debe incluir la verificación de estas declaraciones de conciliación.
7. El proceso de aprobación debe establecerse para pasar entradas de rectificación (si se descubre alguna durante el proceso de conciliación) para corregir cuentas. Garantizará que la gerencia media y alta se actualice de vez en cuando.
8. Los documentos de respaldo (como extracto bancario, libro mayor del cliente, etc.) deben formar parte de la declaración de conciliación en la que se obtendrá la aprobación.

¿Cómo se ve una declaración de reconciliación?

Una declaración de reconciliación debe ser lo más simple posible. Debe incluir los detalles necesarios, como qué libro mayor se está conciliando, cuál es el período de conciliación, cuándo se prepara la conciliación, quién ha preparado, verificado, aprobado, etc.

El siguiente es un formato simple de la declaración de conciliación:

Cualquiera de los dos conjuntos se puede tomar como base y los ajustes se deben sumar o restar, llegando así a la cifra de equilibrio.

En el formato anterior, el libro de banco se toma como base. Sin embargo, si se considera el extracto bancario como base, todos los ajustes se revertirán. Los siguientes dos casos ayudarán a comprender esto mejor:

Caso A - Tomando el libro bancario como base

Caso B - Tomando el extracto bancario como base

  ¿Cuáles son los tipos de reconciliaciones?

Estados de conciliación básicos que son esenciales y se preparan en la contabilidad comercial diaria:

1. Conciliación bancaria
2. Conciliación de proveedores
3. Conciliación de clientes
4. Conciliación interempresarial
5. Conciliación de negocios específicos

Discutiremos cada una de estas declaraciones en detalle:

# 1 - Conciliación bancaria

Se prepara un estado de conciliación bancaria en relación con las transacciones reales reflejadas en el estado de cuenta bancario con respecto a las transacciones registradas en nuestro libro bancario.

Algunas de las razones de la diferencia entre el libro bancario y el extracto bancario son:

1. Cheque emitido a un proveedor pero presentado en una fecha posterior

(A veces, hay cheques que aparecen en el extracto bancario que son muy antiguos. Están obsoletos y ni siquiera se pueden depositar más. Es mejor cancelarlos y mantener limpio el libro bancario).

2. La cantidad depositada por un cliente directamente en nuestra cuenta bancaria
3. Interés bancario acreditado por el banco
4. Cargos bancarios debitados por el banco
5. Errores bancarios (aunque es poco común, los errores pueden ocurrir debido a que el banco también puede ingresar errores)

Todas las actividades relacionadas con pagos y recibos se controlan a través del libro bancario. Conciliarlo ayuda a mantenerlo actualizado.

Para hacernos la vida más fácil, la mayoría de los ERP contables tienen funciones integradas que ayudan a extraer el extracto de conciliación bancaria directamente.

El concepto básico utilizado en estos ERP es registrar la "fecha bancaria" para cada transacción. Una fecha bancaria es una fecha en la que la transacción se refleja en el extracto bancario. ERP extrae un informe basado en la "Fecha del documento" frente a la "Fecha bancaria".

# 2 - Conciliación de proveedores

Se prepara una declaración de conciliación del proveedor para garantizar que los asientos contables pasados ​​en los libros del proveedor estén en línea con los asientos contables pasados ​​en nuestros libros.

Las razones de las desviaciones son las siguientes:

1. El Vendedor no puede reservar devoluciones de compra reservadas por nosotros.
2. Es posible que los cheques emitidos por nosotros no se reflejen en sus libros. Por lo general, sucede cuando el cheque se extravía o se pierde durante el transporte.
3. Bienes en tránsito no registrados por nosotros, pero registrados por el proveedor;

# 3 - Conciliación del cliente

Una declaración de conciliación de cliente es muy similar a la conciliación de proveedor. Está preparado para comprobar si los libros del cliente están sincronizados con nuestros libros. La mayoría de las empresas tratan la reconciliación del cliente como una prioridad sobre la reconciliación del proveedor. Es porque el dinero se puede cobrar a los clientes, y siempre es mejor conciliar para que los pagos no queden pendientes debido a algunos problemas con respecto a los asientos contables.

Las razones de las desviaciones son las siguientes:

1. Las devoluciones reservadas por los clientes no aparecen en nuestros libros.
2. Impuestos deducidos por el cliente no contabilizados en nuestros libros.
3. Bienes en tránsito registrados como venta en nuestro libro mayor.
4. Los pagos transferidos directamente a nuestra cuenta bancaria no se registran.

Una buena práctica es realizar conciliaciones mensuales de clientes de forma rotatoria. Digamos que una empresa tiene 100 clientes impares, y las conciliaciones de alrededor de 10 a 15 libros de clientes deben realizarse cada mes.

Además, una vez que la conciliación está completa y certificada por ambas partes, se puede emitir un certificado de confirmación de saldo para el período determinado. Se asegurará de que no sea necesario volver a comprobar los saldos iniciales. También ayuda a resolver disputas.

# 4 - Conciliación interempresarial

Las sociedades del grupo (holding, filial, etc.) deben elaborar libros contables consolidados. Estos libros deben eliminar las transacciones entre empresas, como la venta de Holding Co. a su subsidiaria Co. Para ello, es de suma importancia que sus libros de cuentas estén siempre sincronizados y, por lo tanto, deben conciliarse periódicamente antes de que se realice el proceso de consolidación. .

# 5 - Conciliación de negocios específicos

Toda empresa deberá preparar otras conciliaciones además de las básicas mencionadas anteriormente. Un ejemplo de esto es la conciliación de costos de bienes

Esta conciliación no se aplicará a la industria de servicios ya que no tienen inventario. Sin embargo, es vital para las empresas que tienen inventario.

¿Cuál es el costo de los bienes vendidos?

Costo de los bienes vendidos = Stock inicial + Compras - Stock final

Costo de bienes vendidos = Venta - Beneficio

Cualquiera de los dos métodos puede llegar al costo de los bienes. Ambos deben ser de la misma cantidad. En caso contrario, se debe preparar una declaración de conciliación para averiguar las razones de las diferencias. Asimismo, se debe realizar la verificación física del Stock de Cierre, y el mismo debe conciliarse con el Stock de Cierre que figura en los Libros de Cuentas.

Consejos útiles para MS Excel al realizar conciliaciones

Original text

Contribute a better translation

---

1. Se debe preparar una plantilla estandarizada con todas las fórmulas esenciales en Excel. (Se puede utilizar el formato ilustrado arriba)
2. En el caso de la conciliación Proveedor / Cliente, el número de factura actúa como un campo estándar que se puede tomar como base para realizar la función Vlookup y hacer que el proceso de conciliación sea más sencillo. Asegúrese de hacer un pegado especial después de usar la función Excel Vlookup.
3. Filtre los asientos de débito y crédito por separado y concilielos individualmente. Otra forma de separar las entradas es filtrarlas por tipo, es decir, Pagos, Facturas, Devoluciones, Otros ajustes. Reconciliarlos por separado y luego sumar las diferencias resultará útil.
<