Significado del control presupuestario
El control presupuestario se conoce como establecer un presupuesto particular por parte de la gerencia para conocer la variación entre el desempeño real y el desempeño presupuestado de la empresa y también ayuda a los gerentes a utilizar estos presupuestos para monitorear y controlar varios costos dentro del período contable particular.
Es un proceso de planificación y control de todas las funciones de una organización a través de la comparación y el análisis de los números presupuestados con los resultados reales. Al comparar las cifras presupuestadas con los resultados reales, identifica las áreas que necesitan mejoras y donde la reducción de costos es factible o las cifras presupuestadas necesitan ser revisadas.
Tipos de control presupuestario
Hay varios tipos de control que una organización puede implementar:
# 1 - Control operativo
Cubre los ingresos y los gastos operativos, que son esenciales para el funcionamiento diario del negocio. Las cifras reales con un presupuesto se comparan mensualmente en la mayoría de los casos. Ayuda a lograr el control sobre el EBITDA: ganancias antes de la depreciación y amortización de impuestos sobre intereses.
# 2 - Control de flujo de caja
Este es un presupuesto importante que mantiene el control sobre los requisitos de capital de trabajo y la administración de efectivo. Los crujidos de efectivo pueden ser perjudiciales para el funcionamiento diario, por lo que este es un aspecto importante.
# 3 - Control de Capex
Cubre gastos de capital, como comprar maquinaria o construir un edificio. Debido a que implica una gran cantidad de dinero, el control aquí ayuda a eliminar el desperdicio y reducir los costos.
¿Cómo se prepara el presupuesto?
El presupuesto se prepara sobre la base de los gastos previos y toma en consideración los gastos previsibles que se producirán. Hoy en día, en un entorno informatizado donde los estados financieros se preparan en hojas de Excel. Tenemos la opción de seleccionar el promedio trimestral o el promedio anual.
Por ejemplo, si queremos preparar el presupuesto para julio de 2019 en función de los resultados del segundo trimestre, se verá así:
Aquí, Fórmula presupuestaria de julio = (abril + mayo + junio) / 3 , es decir, promedio de abril, mayo y junio.
En la tabla anterior, con base en los resultados reales de abril, mayo y junio, esperamos que las ventas sean de $ 6,250 y la utilidad neta de $ 383 para julio.
Supongamos ahora que obtuvimos los resultados reales de julio y compárelos con el presupuesto de julio para obtener la diferencia:
En este caso, las ventas reales de julio han superado el presupuesto en $ 150. Ahora bien, esto podría deberse a que se vendieron más cantidades o que el precio de venta por unidad aumentó ligeramente. Si el precio de venta por unidad se mantuvo constante en julio, significa que el equipo de ventas se ha desempeñado mejor que el promedio y esa es la razón por la que la venta ha aumentado.
Un análisis más detallado mostrará para qué región y qué producto ha aumentado la venta. De la misma manera, el costo operativo ha aumentado en $ 33, lo que podría deberse a un aumento en el costo de cualquier material de entrada o podría ser incidental a ventas adicionales.
Ventajas y desventajas del control presupuestario
Ventajas
- Una herramienta eficaz para medir el desempeño de departamentos, individuos y centros de costos;
- Identificación de áreas de reducción y mejora de la eficiencia;
- El aumento de la eficiencia y la reducción de costos dan como resultado la maximización de ganancias;
- También ayuda a introducir esquemas de incentivos basados en el desempeño.
- La reducción de costes es siempre el objetivo principal.
- Mejora la coordinación entre departamentos ya que los resultados y los costos están interrelacionados.
- Proporciona información para un análisis en profundidad y cualquier acción correctiva.
- Útil para lograr el objetivo a largo plazo de una organización.
Desventajas
- Las cifras presupuestadas a menudo necesitan revisión ya que la predicción futura es difícil
- Proceso costoso y que requiere mucho tiempo, necesita personas y recursos Procesos de control presupuestario
- Este proceso a veces requiere la coordinación entre varios departamentos es una tarea difícil
- Este proceso requiere la aprobación y el apoyo de la alta dirección.
- Comparar siempre los datos reales con un presupuesto es perjudicial para la motivación de los empleados.
Limitaciones
- El futuro es impredecible, por lo que el presupuesto no siempre garantiza un futuro sin problemas para una organización.
- Principalmente uso más allá de los números registrados
- Ignora la demografía y muchos otros factores económicos.
- Las políticas gubernamentales y las reformas fiscales no siempre son predecibles
- Los eventos naturales como la lluvia, el monzón, la sequía y otros factores incontrolables afectan el desempeño real de una organización que no se puede considerar para el presupuesto.
Puntos importantes a tener en cuenta
- Cualquier ingreso o gasto previsible no incluido previamente debe incluirse en el presupuesto.
- Las funciones de control no deben ser de naturaleza extrema para poner al personal bajo presión si lo es, entonces se necesita un cambio.
- Los estándares necesitan ser revisados periódicamente.
- Cualquier cambio debe ser informado a todas las partes interesadas de forma inmediata o anticipada.
- El cambio en la producción, las ventas o cualquier función dentro de la organización afectará las funciones de control.
- La base de la asignación de costos se vuelve importante en el análisis a nivel micro, por lo que si hay un cambio en la base de la asignación de costos, debe analizarse completamente antes de implementarlo.
Conclusión
El control presupuestario es un aspecto muy importante de las actividades diarias de una organización y sus perspectivas a largo plazo. Cuando se coloca con cuidado, no solo ayuda a controlar los costos, sino que también ayuda a mejorar la eficiencia. Hay otras cosas como el costeo estándar, que también forma parte de él.
Aquí podemos calcular el costo, la eficiencia, el rendimiento o las variaciones de mezcla, etc. Por lo tanto, identifica la razón exacta detrás de cualquier variación cuando comparamos la actividad de un período con otra. Porque en la competencia feroz de hoy, las organizaciones siempre se esfuerzan por la excelencia y las mejores prácticas, y el control presupuestario ayuda a identificar y lograr esas políticas y prácticas.
Identifica si existe algún problema o posibilidad de mejora con la adquisición del material de entrada, la salida deseada del material, cualquier problema de procesamiento o la administración del equipo de ventas. Entonces, para comprender completamente las funciones comerciales y el análisis de las causas fundamentales de varios resultados, el control presupuestario es una herramienta importante en manos de las partes asociadas con la organización.
