¿Qué es el formato de balance de prueba?
El Balance de prueba tiene un formato tabular que muestra los detalles de todos los saldos del libro mayor en un solo lugar. Incluye las transacciones realizadas durante el año, así como los saldos de apertura y cierre de los libros mayores, ya que cada entidad necesita evaluar su posición financiera durante un período de tiempo particular. El balance de prueba muestra la lista de todas las cuentas con saldo tanto de débito como de crédito en un solo lugar y ayuda a analizar la posición y las transacciones ingresadas durante dicho período de tiempo en un solo lugar.
Generalmente, el formato de balance de prueba tiene tres columnas. Las primeras columnas o detalles describen la cuenta del libro mayor como el nombre o encabezado bajo el cual se crea dicho libro. Luego están las CANTIDADES (DEBITO), es decir, los libros mayores que tienen saldos deudores; generalmente, los activos de una entidad se muestran en esta columna. El último es por IMPORTE (CRÉDITO), es decir, aquellos libros mayores que tienen saldos acreedores como capital social, reservas y superávits, pasivos corrientes y no corrientes, etc.
Para ilustrar el texto anterior; una tabla derivada es la siguiente:
Explicación del balance de prueba
El Balance de prueba se puede preparar mediante los siguientes pasos:
Paso 1: Realice la publicación en el libro mayor de todos los asientos del diario.
Paso 2: Vuelva a verificar si se omite alguna transacción o si todos los saldos están preparados correctamente o no.
Paso 3: Después de eso, el paso final es organizar los saldos de cierre de todas las cuentas del libro mayor en la matriz de débito y crédito en un lugar llamado Balance de prueba.
Propósito
El propósito principal de preparar el formato de balance de prueba en Excel es conciliar todos los saldos del libro mayor para hacer los estados financieros de la entidad al final de un período en particular, presentados o preparados según las regulaciones legales. En palabras simples, se puede decir que el primer paso fundamental es pasar las entradas del diario. Después de eso, los asientos de diario aprobados se contabilizarán en los respectivos libros de contabilidad llamados contabilización de libros de contabilidad. Después de eso, solo los saldos de cierre correctos de todos los libros mayores se pueden ver en el Balance de prueba. A veces, la ley vigente exige la preparación del balance de prueba, por lo que para satisfacer ese propósito también, algunas entidades preparan el balance de prueba.
Formato de balance de prueba
El balance de prueba en Excel es el siguiente:
Según el saldo de prueba extraído anteriormente, todos los activos tienen un saldo deudor y todos los pasivos tienen un saldo acreedor, excepto los saldos del descubierto bancario, que tienen saldo acreedor pero que se muestran en el lado del débito. Como se muestra arriba, el salario a pagar y el alquiler a pagar se muestran en el lado del crédito. Estos son los pasivos de la empresa que deben pagarse en breve y, por lo tanto, se muestran como saldo acreedor. Lo principal en lo que debe centrarse es que el saldo total del lado del crédito y del lado del débito del saldo de prueba siempre coincidiría si todas las contabilizaciones se hicieran correctamente.
Ejemplos de formato de balance de comprobación
Ejemplo 1
Prepare el balance de prueba de ABC Inc. a partir de los saldos disponibles a la fecha 31.03.2019, que de la siguiente manera:
Ahora, el balance de prueba de ABC Inc. al 31.03.2019 es el siguiente:
Lo principal a notar aquí es que el total de débito y crédito del saldo de prueba es igual.
Ejemplo # 2
Prepare el balance de prueba de una NBFC que tenga los siguientes saldos del libro mayor a la fecha 31.03.2019, que de la siguiente manera:
Ahora, el balance de prueba de NBFC al 31.03.2019 es el siguiente:
Conclusión
El balance de comprobación es una herramienta esencial para que cualquier empresa pueda conciliar si los libros de cuentas se mantienen correctamente o no. Los saldos del libro mayor, es decir, de todos los gastos, ingresos, recibos, pagos, activos, pasivos, primas de emisión, etc. deben registrarse en el balance de prueba. El saldo deudor de la cuenta de pérdidas y ganancias debe mostrarse en el lado acreedor del saldo de prueba mencionando un signo negativo en la columna de monto.
Al preparar los libros mayores y los balances de prueba, uno debe estar muy alerta para verificar si cada libro mayor está preparado correctamente. De lo contrario, el resultado final puede decir que los estados financieros preparados no nos muestran la imagen precisa o los resultados de las operaciones comerciales.
Finalmente, a una persona que tenga un buen conocimiento de la contabilidad y tenga experiencia relevante en dicho campo se le debe asignar la responsabilidad de preparar los balances de prueba de la entidad para el período seleccionado, seguido de la preparación de los estados financieros.
