Cronograma del proyecto en Excel

El cronograma del proyecto es la lista de tareas registradas en un orden a realizar para finalizar el proyecto dentro del período dado. En palabras simples, no es más que el Programa / Calendario del Proyecto. Todas las tareas enumeradas tendrán una fecha de inicio, duración y fecha de finalización para que sea fácil rastrear el estado del proyecto y completarlo dentro del cronograma dado.

El cronograma del proyecto es uno de los aspectos importantes de la gestión de proyectos. Es necesario planificar y determinar el flujo de tareas desde el principio hasta el final del proyecto.

La forma más sencilla de representar la línea de tiempo del proyecto en Excel es a través de la representación gráfica. Esto se puede hacer usando los gráficos en Excel y se llama "Diagrama de Gantt". El diagrama de Gantt (llamado así por su inventor Henry Laurence Gantt) es uno de los tipos de los gráficos de barras en Excel y una herramienta popular utilizada en la gestión de proyectos que es útil para visualizar el cronograma del proyecto.

¿Cómo crear una línea de tiempo del proyecto en Excel? (Paso a paso)

A continuación se muestran los pasos para crear un diagrama de Gantt simple para representar la línea de tiempo del proyecto en Excel.

Ejemplo 1

Creación de un diagrama de Gantt utilizando un gráfico de barras apiladas normal:

Enumere las tareas / actividades que deben completarse en la hoja de Excel (como se muestra a continuación)
Ingrese la fecha de inicio para cada una de las tareas en la columna junto a las actividades.
Actualice la duración de la tarea junto a la columna Fecha de inicio (la duración es el número de días necesarios para completar la tarea / actividad en particular)
La fecha de finalización de las actividades se puede ingresar junto a la columna Duración. Esta columna es opcional porque es solo para referencia y no se utilizará en el gráfico.

Nota: La duración se puede ingresar directamente o se puede usar una fórmula para averiguar la duración.

En la tabla anterior, la Duración se calcula utilizando la fórmula, es decir, Fecha de finalización (-) Fecha de inicio .

En la fórmula, "+1" se utiliza para incluir el día de la fecha de inicio.

Ahora comencemos a construir un gráfico.

En la cinta, vaya a la pestaña "INSERTAR" y seleccione la opción Gráfico de barras en la subpestaña "Gráficos". Seleccione la barra apilada (segunda opción en la sección de barra 2-D)

Al seleccionar este gráfico, aparecerá un área de gráfico en blanco. Seleccione esa área en blanco y haga un clic derecho para seleccionar la opción "Seleccionar datos".

Aparecerá la ventana emergente “Seleccionar fuente de datos” para seleccionar los datos. Haga clic en el botón "Agregar" debajo de Entradas de leyenda (Serie).

Cuando aparezca la ventana emergente "Editar serie", seleccione la etiqueta "Fecha de inicio" como nombre de la serie. En este ejemplo, es la celda B1. Y seleccione la lista de fechas en el campo Valores de serie. Presiona el botón OK.

Vuelva a presionar el botón "Agregar" para seleccionar el nombre de la serie y la columna Valores de duración de la misma manera que la anterior.

Después de agregar los datos de fecha de inicio y duración en el gráfico,

Haga clic en "Editar" en las etiquetas del eje horizontal (categoría) en el lado derecho de la ventana Seleccionar fuente de datos.

En el rango de etiquetas del Eje, seleccione la lista de tareas desde la “Tarea 1” hasta el final y haga clic en Aceptar.

A continuación se muestra el resultado que puede ver después de completar todos los pasos anteriores.

En el gráfico anterior, puede ver la lista de tareas en el eje Y y las fechas en el eje X. Pero la lista de tareas que se muestra en la tabla está en orden inverso.

Para cambiar esto

Seleccione los datos del eje y haga clic con el botón derecho para seleccionar "Formato de eje".

En un panel Formato de eje, en la sección Opciones de eje, marque la casilla "Categorías en orden inverso".

Cuando se invierten las categorías, puede ver el gráfico a continuación.

Necesitamos hacer invisible una barra azul para mostrar solo las barras naranjas que indican la duración.

Haga clic en la barra azul para seleccionar y haga clic con el botón derecho, seleccione formato de serie de datos.

En el panel Formato de serie de datos, seleccione "Sin relleno" en la sección de relleno y "Sin línea" en la sección de borde.

El gráfico tiene el siguiente aspecto.

Ahora su diagrama de Gantt de Excel de la línea de tiempo del proyecto está casi terminado.

Elimine el espacio en blanco al principio del gráfico.

Haga clic derecho en la fecha dada para la primera tarea en una tabla y seleccione celdas de formato.

Anote el número que se muestra en la ventana en la pestaña "Número" y la categoría "General".

(En este ejemplo, es 43102)

Haga clic en las fechas en la parte superior del gráfico y haga clic con el botón derecho, seleccione Formato de eje.

En el panel, cambie el número mínimo en las opciones de límites al número que ha anotado.

Las unidades de fecha pueden ajustar la escala como quieras ver en el gráfico. (en este ejemplo he considerado las unidades 5)

El gráfico se ve como se muestra a continuación.

Ahora recorte el gráfico para que se vea aún mejor eliminando el espacio en blanco entre las barras.

Haga clic en la barra en cualquier lugar y haga clic con el botón derecho, seleccione Formato de serie de datos.

Mantenga la superposición de series al 100% y ajuste el ancho de separación al 10% en Trazar serie en sección.

Las etiquetas de datos se pueden agregar a las barras seleccionando Agregar etiquetas de datos haciendo clic con el botón derecho.

Las etiquetas de datos se agregan a los gráficos.

El formato 3D se puede aplicar al gráfico para dar algunos efectos al eliminar las líneas de cuadrícula y el color de la barra y la fuente se pueden cambiar según sea necesario en el panel Formato de serie de datos.
Las fechas se pueden mostrar horizontalmente cambiando la alineación del texto si es necesario para mostrar todas las fechas.

Y, al final, el diagrama de Gantt de la línea de tiempo del proyecto en Excel se verá así.

Ejemplo # 2

Crear un diagrama de Gantt usando la plantilla de línea de tiempo del proyecto disponible en Excel:

El diagrama de Gantt se puede crear utilizando la plantilla disponible en Excel proporcionada por Microsoft.

Haga clic en el botón Inicio y seleccione Excel para abrir una nueva hoja de Excel.
Mientras se abre, muestra las opciones para seleccionar. Busque Gantt Project Planner para crear la línea de tiempo del proyecto en Excel

Haga clic en Planificador de proyectos de Gantt y haga clic en Crear en la ventana emergente.

La plantilla está lista para comenzar ingresando los detalles de su proyecto en la columna dada según los encabezados y vea las barras que reflejan la línea de tiempo.

Cosas para recordar

El diagrama de Gantt es un gráfico de columnas apiladas que representa la línea de tiempo del proyecto de Excel en barras horizontales.
Las barras horizontales indican la duración de la tarea / actividad del cronograma del proyecto en Excel.
El gráfico refleja la adición o eliminación de cualquier actividad dentro del rango de origen o los datos de origen se pueden ajustar ampliando el rango de filas.
Este gráfico no proporciona información detallada sobre el proyecto y carece de capacidad de monitoreo en tiempo real.