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Plantilla de registro de chequera - (Seguimiento de sus fondos entrantes y salientes)
Una plantilla de registro de chequera es una que se puede mantener con fines comerciales y personales para realizar un seguimiento de los fondos entrantes y salientes en la cuenta bancaria a través de cheques, al tiempo que registra detalles esenciales como la categoría de entrada / salida, partes emisoras de cheques, categoría de efectivo flujo, etc.
¿Acerca de la plantilla y cómo se puede utilizar?
La plantilla de registro de chequera es una plantilla relativamente simple para realizar un seguimiento de las transacciones de cheques entrantes y salientes. Todos los campos son campos de entrada excepto el saldo, que se calcula como saldo anterior + depósito / crédito - retiro / pago.
Elementos
Consta de los siguientes campos:
# 1 - Fecha
Un campo autoexplicativo donde el usuario ingresará la fecha en el formato deseado;
# 2 - No de cheque:
En este campo, el usuario debe ingresar el número de cheque para los cheques entrantes y salientes. Un número de cheque es una identificación única de cada hoja en una chequera, y el banco mantiene un registro de qué números de cheque se emiten a qué clientes.
Hacer un seguimiento del número de cheque es extremadamente importante mientras se mantiene una plantilla de registro de talonario de cheques porque, sin la identidad única del cheque, será un poco difícil rastrear el registro en caso de pérdida, daño o robo. También es una forma estructurada de realizar un seguimiento de todos los controles en un solo lugar.
El usuario debe ingresar el número de cheque de los cheques recibidos o pagados en el campo.
# 3 - Nombre del banco
Este campo es irrelevante cuando el usuario ingresa detalles de los cheques que ha emitido desde su cuenta. Cuando el usuario ingresa los detalles de los cheques recibidos, este campo se completará con el nombre del banco al que pertenece el cheque. Por ejemplo, un tercero ha emitido un cheque desde su cuenta en XYZ Bank, mientras que el usuario tiene su cuenta en ABC Bank, el usuario pondrá XYZ Bank en esta columna. El usuario debe dejar el campo en blanco para los cheques salientes.
# 4 - Partido emisor
Este campo es especialmente relevante para los cheques entrantes. El usuario ingresa el nombre de la parte emisora del cheque y deja el campo en blanco, en caso de que esté ingresando detalles de cheques salientes.
# 5 - Descripción de la transacción
Este campo es vital, ya que explica la naturaleza de las transacciones que ocurren a través de los cheques. Su descripción podría ser ventas, gastos o cualquier otro ingreso o gasto comercial o personal.
Este campo debe completarse en caso de cheques entrantes y salientes. La descripción debe ser breve y precisa y debe ser lo suficientemente explicativa para que el usuario comprenda la naturaleza de la transacción que tuvo lugar con los cheques.
# 6 - Categoría
Cada recibo o pago en efectivo tiene una categoría definida, que se menciona en este campo. Las categorías pueden ser amplias, como ventas y gastos, o pueden ser muy específicas, como ventas de una ciudad en particular de gastos relacionados con una actividad comercial específica.
Como propietario de una empresa, uno puede definir las categorías de sus empresas según el tamaño de la empresa y la naturaleza de las transacciones que realiza. Para fines personales, estas categorías también pueden ser simples o complejas según la naturaleza y la frecuencia de las transacciones que uno realiza con cheques.
# 7 - Retiro / Pago
Esta columna debe llenarse con las cantidades de fondos salientes. Principalmente serán importes de los cheques emitidos por el usuario.
# 8 - Reconciliado / Borrado
“Liquidado” significa que la transacción se liquida en el banco. "Reconciliado" significa que el usuario ha verificado la cuenta con sus registros. Indique si la transacción está conciliada o compensada.
# 9 - Depósito / Crédito
Este espacio debe completarse para los cheques entrantes y será un crédito en la cuenta bancaria del usuario.
# 10 - Equilibrio
Es el saldo en cada fecha de transacción. La fórmula utilizada en el campo deja el campo en blanco cuando no hay entrada en el campo de retiro / pago y depósito / crédito. También utiliza la función de compensación, que no permite que surjan errores cada vez que se elimina una fila completa.
El saldo se calcula como saldo inicial más montos de cheques entrantes menos montos de cheques salientes. Hay que tener en cuenta que la plantilla arrojará un saldo negativo si el efectivo saliente es mayor que el saldo inicial y el efectivo entrante combinados.
Desventajas de la plantilla de registro de chequera
Las siguientes son algunas desventajas de usar una plantilla de registro de chequera:
# 1 - Avanzar hacia el modo digital de pagos y recibos
Dado que la tecnología de la información ha evolucionado de manera significativa en las últimas tres décadas, la banca con talonario de cheques se está volviendo cada vez más redundante. La mayoría de las transacciones se realizan utilizando el modo en línea y es extremadamente fácil acceder a los registros allí, ya que todo se almacena electrónicamente. Uno puede acceder a años de datos con un clic, ordenarlos, analizarlos y hacer muchas otras cosas, que serán un desafío para hacer en una plantilla de chequera.
# 2 - No entrada para transacciones que tienen lugar a través de otros modos de características similares a los cheques
La plantilla de la chequera no tiene en cuenta las transacciones que ocurren fuera de la ruta de la chequera. Aunque las hojas de cálculo de la chequera dan un saldo final, este no puede considerarse un saldo final y siempre se requiere una conciliación con el banco como se discutió en el punto anterior; habrá una gran cantidad de transacciones que se agregarán a esta hoja de cálculo para dar sentido a las transacciones bancarias generales en un período determinado.
Conclusión
Una hoja de cálculo de talonario de cheques es útil para personas o empresas que realizan casi todas sus transacciones con cheques. O podría haber personas como los jubilados que reciben cheques periódicamente y necesitan realizar un seguimiento de sus transacciones y saldos. Ese tipo de usuarios encontrarán la plantilla extremadamente útil.
