¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja es un tipo de contabilidad que se enfoca en las entradas y salidas de efectivo y, por lo tanto, considera solo el efectivo recibido durante un período contable como ingresos y el efectivo pagado durante el mismo período como gastos y prepara en consecuencia sus estados financieros.

Es muy fácil de mantener porque uno puede simplemente rastrear los gastos y los ingresos rápidamente con solo mirar el saldo de efectivo. Además, la empresa no necesita mostrar los impuestos. Dado que todo sucede en efectivo, no hay prueba de ganancias y, como resultado, la empresa no necesita pagar ningún impuesto hasta que el efectivo se ingresa en el banco.

Ejemplo de contabilidad de caja

Digamos que la Compañía ABC ha vendido productos terminados por $ 200,000 en efectivo. Según la contabilidad de caja, esta entrada se incluirá en los ingresos en efectivo, ya que la empresa vende sus productos terminados en efectivo.

Pero, ¿qué pasaría si la Compañía ABC vendiera sus productos terminados por $ 100,000 en efectivo y otros $ 100,000 en crédito? De acuerdo con la contabilidad de caja, solo $ 100,000 se registrarían como ingresos en efectivo y no otros $ 100,000 vendidos a crédito. Si nos fijamos en la base contable de acumulación, se registrarían 200.000 dólares como ingresos de la empresa.

Veamos otro ejemplo.

Digamos que la empresa MNC tiene una gran maquinaria que se utiliza desde hace algunos años. Cada año, la empresa asume una depreciación de $ 4000 en esta maquinaria como desgaste para que después de algunos años de uso, esta maquinaria pueda ser reemplazada por una nueva.

Según la contabilidad de caja, esta depreciación no se contabilizaría como gastos. No se registraría porque no hay efectivo involucrado en los gastos de depreciación y no son gastos en efectivo.

Ventajas

Como puede comprender, esta contabilidad tiene pocos beneficios y algunos deméritos. Veamos primero los beneficios:

Simple: como empresa, debe elegir uno de los métodos contables. Si selecciona esta contabilidad, es la más simple porque solo registrará las transacciones relacionadas con el efectivo. No se tendrán en cuenta otras transacciones.
El mantenimiento es fácil: mantener un sistema de contabilidad de acumulación es difícil. Comparado con eso, el mantenimiento de la contabilidad de caja es bastante sencillo. Registrará los ingresos cuando se reciba efectivo de los clientes y registrará los gastos cuando se pague efectivo a los proveedores.
Liquidez: dado que se trata solo de transacciones en efectivo, los inversores potenciales que deseen invertir en el negocio no necesitan pasar por ningún índice de liquidez. Él / ella puede mirar el sistema de contabilidad, ver la entrada y salida de efectivo, y luego averiguar por sí mismo el flujo de efectivo neto de la empresa.
Contabilidad de entrada única : esta es la contabilidad de entrada única. Eso significa que el efecto ocurre solo en una cuenta. Facilita las cosas para la empresa, y la empresa tampoco necesita seguir el concepto de coincidencia.

Desventajas

También hay algunos deméritos. Aquí están ellos -

No muy exacto: ya que solo se registran transacciones en efectivo y no incluye todas las transacciones. Como resultado, no podemos decir que sea muy confiable. Además, bajo esta contabilidad se registran los ingresos o gastos cuando la empresa recibe o paga en efectivo, incluso en los diferentes períodos contables.
No reconocido por la Ley de Compañías: pocas empresas siguen esta contabilidad, pero no es un método reconocido por la Ley de Compañías. Como resultado, esto no lo practican las grandes empresas.
Posibilidades de discrepancias: dado que solo registra transacciones en efectivo, la empresa puede verse involucrada en prácticas desleales al ocultar los ingresos o inflar los gastos.

¿Cuándo es suficiente la contabilidad de caja?

Una gran empresa no puede seguir la contabilidad de caja. Pero, ¿qué tipo de empresas pueden seguir esta contabilidad? En términos simples, ¿cuándo sería suficiente esta contabilidad? Aquí hay algunas condiciones que deben cumplirse para que esta contabilidad sea adecuada:

Cuando tiene una empresa muy pequeña y la empresa es un solo propietario o una sociedad.
Cuando solo necesita registrar algunas transacciones financieras.
Cuando tienes muy pocos empleados.
Como empresa, no necesita registrar el estado de resultados, los balances o cualquier otro estado financiero.
Como empresa, nunca hace negocios con crédito. Cada transacción (la mayor parte) es en efectivo.
También tienes un capital fijo muy limitado.

Lecturas recomendadas

Esta ha sido una guía sobre qué es la contabilidad de caja, sus ejemplos, ventajas y desventajas, etc. También puede echar un vistazo a estos artículos de contabilidad para mejorar sus conocimientos.