Cuentas por pagar

¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?

Las cuentas por pagar es el monto adeudado por la empresa a su proveedor o vendedores por la compra de bienes o servicios y, por lo general, se muestra como pasivo corriente en el balance general, ya que la empresa debe pagar estas obligaciones en un período de tiempo limitado. Es importante saber que las cuentas por pagar solo existen en el caso de la contabilidad de acumulación y no existen en el sistema de contabilidad de caja.

En términos simples, cuentas por pagar es dinero que debe pagarse a los proveedores de materias primas, servicios a la empresa. Observamos desde arriba, Wal-Mart AP ha aumentado en los últimos 10 años, lo que ha resultado en un aumento de días pendientes de pago de aproximadamente 36 días en 2010 a 40 días en 2016.

Explicación

Digamos que la empresa A produce zapatos para hombres y mujeres. Y la Compañía B suministra cueros a la Compañía A. Ahora, la Compañía A tomó un suministro de $ 40,000 de la Compañía B en un crédito que debe pagarse dentro de un mes. En este caso, para la Compañía A, la Compañía B es el acreedor y el número de cuentas por pagar es $ 40,000.

Si miramos esta situación desde un ángulo diferente, veremos eso a la Compañía B; La empresa A es la deudora y la cantidad, $ 40 000, son cuentas por cobrar.

De la presentación de Walmart 2016, observamos que AP fue de $ 38,487 millones en 2016 y 38,410 millones en 2015.

fuente: Walmart 2016 10K Presentaciones

Dado que las empresas se gestionan a gran escala, no todas las compras o ventas pueden realizarse en efectivo. Por lo tanto, los empresarios compran o venden a crédito para crear más comodidad para sus socios comerciales. Como resultado, es necesario comprender el concepto de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Según el método contable de devengo, el receptor de bienes o servicios a crédito debe informar el pasivo inmediatamente. Inmediatamente significa en la fecha en que se recibieron los bienes o servicios.

Además de tener una connotación contable, las cuentas por pagar también se consideran un proceso que revisa todas las entradas de las cuentas por pagar y si se ingresan correctamente en el sistema o no.

Bajo el proceso de cuentas por pagar, por lo general, se revisa la siguiente información:

  • Facturas de proveedores de la empresa
  • Órdenes de compra enviadas por la empresa
  • Recibir informes enviados por la empresa
  • Contratos y otros acuerdos

Interpretación de cuentas por pagar

  • En primer lugar, como inversor, es un extraño y no siempre tiene ni idea de cuál es la posición de la empresa. Independientemente de los estados financieros brillantes, la posición real de la empresa se esconde, lo que los inversores deben descubrir. Y es por eso que los días pendientes de pago son tan importantes. Mediante el uso de la fórmula simple, el inversor puede averiguar después de cuántos días se compensaron las cuentas por pagar. Y si hay algún retraso, por qué.
  • En segundo lugar, según el calendario de pagos, los proveedores deciden el mérito de la empresa. Si una empresa paga la cantidad pagadera dentro del período de mutuo acuerdo (es decir, 15 días, 30 días o 45 días), los proveedores los ven como clientes estimados. De lo contrario, el proveedor puede cambiar los términos y condiciones de los contratos. Los inversores, al calcular el DPO, pueden comprender por qué se han modificado determinados acuerdos.
  • En tercer lugar, los días por pagar pendientes ayudan a la empresa a lograr un equilibrio entre pagar demasiado pronto y pagar demasiado tarde. Retrasar el pago por unos días será útil para una empresa que necesite realizar el pago a los proveedores. Porque retrasar el pago permitirá a la empresa tener más efectivo. Sin embargo, esperar demasiado para realizar el pago también puede ser fundamental para la relación entre la empresa y los proveedores; porque los proveedores no pueden demorar demasiado en realizar el pago.

Ejemplos de cuentas por pagar

El Sr. A tiene fuentes de materias primas del Sr. B para producir chaquetas de cuero y venderlas a los clientes finales. Solo pudimos encontrar la siguiente información:

Compra total - $ 39,000

Compra en efectivo - $ 15,000

El Sr. B mencionó que si el Sr. A pagó la factura dentro de los 30 días posteriores a la transacción, tendrá derecho a obtener otro 2% de descuento sobre el total de la compra.

Entonces, ¿cuál es la cantidad a pagar si el pago real se realiza dentro de los 30 días?

Es un ejemplo sencillo. Solo tenemos que seguir un enfoque paso a paso para averiguar cuánto se debe pagar.

La compra total es de $ 39,000.

La compra en efectivo se realiza en efectivo, es decir, $ 15 000.

Eso significa que la compra a crédito sería = ($ 39,000 - $ 15,000) = $ 24,000.

Como se menciona que el monto por compra a crédito se paga dentro de los 30 días del tiempo estipulado, se asume que también se recibe un 2% de descuento sobre el total de la compra.

Entonces, el pago real que debe realizarse es = ($ 24,000 - $ 39,000 * 2%) = $ 23,220.

Proceso de cuentas por pagar

El proceso de Cuentas por pagar es importante ya que incluye casi todo el pago más allá de la nómina. Este proceso generalmente lo maneja un departamento separado en organizaciones grandes. Pero en el caso de las pequeñas empresas, el proceso de las cuentas por pagar se subcontrata o lo maneja un contable.

Hay tres cosas que son importantes en el proceso de cuentas por pagar:

  • La cantidad exacta de cantidad que la empresa ha pedido (la precisión es la clave);
  • Lo que la empresa ha recibido realmente de los proveedores;
  • Si hay un problema en el cálculo o no (para esa cuenta a pagar, el proceso examina el costo unitario, los términos y condiciones, los totales y cualquier otro cálculo);

Una cosa que asegura el buen funcionamiento del proceso de cuentas por pagar es tener control interno .

Tener un control interno es beneficioso para una empresa por las siguientes razones:

  • Se pone al día con cualquier intento fraudulento de extraer más dinero de la empresa del debido.
  • Ayuda a la empresa a calcular la cantidad correcta a pagar y ni más ni menos.
  • Detecta la posibilidad de que se le facture el doble o más y ayuda a frenar cualquier gasto adicional.
  • También verifica la posibilidad de que se le cobre más por los productos que se han pedido.

Eso significa que tener el proceso de cuentas por pagar en su lugar lo ayudará a reducir el costo y el pago excesivo; y le ayudará a mantener suficiente efectivo libre en la organización.

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En el análisis final

Cuentas por pagar es un concepto importante en una organización si la organización sigue un método de contabilidad de acumulación. En la contabilidad de caja, solo hay entradas y salidas de efectivo. Por tanto, no existen cuentas por pagar ni cuentas por cobrar.

Como inversionista, si bien entiende que es pagadero, también debe asegurarse de verificar todas estas cantidades con la declaración de los proveedores (si puede tenerlas en sus manos). Además de las cuentas por pagar, debe realizar un análisis de los estados financieros completo de la empresa para obtener una imagen completa.