¿Qué es el mantenimiento de registros?
El mantenimiento de registros es una etapa primaria en la contabilidad que nos dice cómo mantener un registro de las transacciones comerciales monetarias con el objetivo de realizar un seguimiento permanente de todas las transacciones, conocer la imagen correcta de activos-pasivos, ganancias y pérdidas, etc., mantener el control de los gastos con con el fin de minimizar el gasto y disponer de información importante a efectos legales y fiscales
Pasos para el método de mantenimiento de registros
- Identificar las transacciones
- Grabación en el diario
- Clasificación de la naturaleza de la transacción
- Publicando en el libro mayor
- Balance de cuentas
- Preparando un estado financiero
- Interpretación de los estados financieros
- Comunicándolo a las partes interesadas
Ejemplos de mantenimiento de registros
Ejemplo 1
ABC Limited es una empresa unipersonal que realiza pequeñas tiendas en un mercado de Atlanta. Él está intercambiando ropa y tiene la entrada y salida principal de la siguiente manera:
- Entradas: ingresos de la venta del cliente
- Salidas: compra de material a proveedores y pago de gastos relacionados
Para fines de mantenimiento de registros, ABC Limited tendrá que mantener libros de caja diarios para mantener la caja chica y los saldos bancarios. Al final del año, deben preparar el A / C de Pérdidas y Ganancias y el Balance para verificar la rentabilidad durante el año. Es una de las formas más sencillas de mantener los registros de la transacción comercial.
Ejemplo # 2
- Amazon.com es una corporación multinacional que opera en todo el mundo y da empleo a millones de personas. Cada día se realizan millones de transacciones, y para mantener el interés de la Compañía y asegurar el adecuado cumplimiento de los estatutos y mantener la confianza de los grupos de interés, se debe llevar a cabo una contabilidad continua.
- Es necesario colocar equipos separados para garantizar que todas las transacciones monetarias que lleva a cabo la empresa se registren en los libros sin ninguna desviación. Además, este tipo de contabilidad debe garantizar que las transacciones se registren de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados localmente y también con otros estatutos aplicables.
Este es uno de los ejemplos más complejos de mantener los registros de la empresa.
Ambos ejemplos tienen sus propios méritos y deméritos, pero son válidos a su manera.
Ventajas del mantenimiento de registros
- Registro permanente y confiable: ayuda a mantener el registro permanente de todas las transacciones, lo que ayudará a garantizar la confiabilidad de los datos.
- Exactitud aritmética de las cuentas : el registro continuo de transacciones ayudará a identificar cualquier inexactitud aritmética que pueda haber ocurrido. Por ejemplo, pago en exceso a proveedores o pago doble de cualquier transacción.
- Resultado neto de las operaciones comerciales : le dará las ganancias obtenidas durante el período determinado en función de las operaciones comerciales en curso.
- Verificación de posiciones financieras : ayuda a identificar la posición financiera de la empresa.
- Cálculo de cuotas : todos los pasivos y cuotas pendientes en un momento determinado pueden calcularse basándose en los estados financieros adecuados preparados.
- Control de activos y empréstitos : se puede lograr un mejor control de activos y empréstitos; esto ayudará a administrar los fondos y las distintas posiciones comerciales.
- Identificación de lo que se debe y no se debe hacer : los estados financieros ayudan a encontrar cosas que salieron mal y que deben rectificarse en el futuro para garantizar mejores operaciones en el futuro.
- Impuestos: es muy recomendable y necesario por parte de las autoridades fiscales. Para completar sus evaluaciones, las personas de negocios deben mantener adecuadamente los registros que ayudarán a determinar la obligación tributaria sobre ellos.
- Toma de decisiones gerenciales: la gerencia depende en gran medida de los registros financieros para llevar a cabo la planificación de las operaciones comerciales. Además, también necesitan informes continuos por parte del nivel medio sobre el progreso realizado en términos financieros. Las finanzas mantenidas por la organización gobiernan todas las decisiones estratégicas
- Requisitos legales: existe un requisito masivo de estatutos, PCGA locales, IFRS, etc., para mantener los libros de cuentas adecuados, para garantizar la transparencia del negocio.
Desventajas del mantenimiento de registros
- Oficinista: para las grandes organizaciones, el mantenimiento de registros es un trabajo muy tedioso y continuo. Se vuelve difícil para ellos mantener el mismo
- Manual y monótono : es un trabajo muy manual. Es necesario realizar el mismo trabajo cuantas veces se realice la transacción. Esto lo convierte en un trabajo muy monótono.
- Necesidades subjetivas para verificar antes de analizar : varios aspectos contables como la depreciación, la valoración de existencias, etc. requieren suposiciones que hacen que la contabilidad sea altamente subjetiva. Es necesario verificar la viabilidad de tales supuestos antes de analizar los estados financieros.
Limitaciones
- Solo se pueden registrar transacciones monetarias: en los negocios, tanto los aspectos monetarios como los no monetarios son esenciales. Sin embargo, en el mantenimiento de registros, solo se pueden cubrir las transacciones monetarias. Las virtudes no monetarias, como el personal capacitado, no se pueden registrar en los libros de contabilidad.
- Los efectos de los cambios en el nivel de precios no se consideran: la inflación es un requisito continuo que debe tenerse en cuenta al registrar los activos; sin embargo, en contabilidad, no se puede considerar la inflación al registrar las transacciones.
- Contabilidad basada en el historial: todos los activos se registrarán como costo histórico. Esto no ayudará a identificar el valor actual del activo en el mercado.
Puntos importantes
Cualquier cambio en el método de mantenimiento de registros se puede permitir solo si:
- Se debe considerar la sustancia sobre la forma
- Para mejores requisitos de divulgación
- Requerido por las normas contables
Conclusión
El mantenimiento de registros es un arte de registrar y divulgar transacciones financieras. Requiere un poco de experiencia y tácticas que no solo ayudarán a mantener la imagen de la organización, sino que también ayudarán a obtener fondos y licitar las licitaciones comerciales. Para demostrar la exactitud de las transacciones, el mantenimiento de registros da un gran impulso y ayuda a mantener una imagen como organización empresarial ética en el mercado.
