¿Qué es un libro de caja?
El libro de caja es aquel en el que se registran todos los recibos y pagos en efectivo, incluidos los fondos que se depositan en el banco y los fondos que se retiran del banco, según la fecha de la transacción. Toda la transacción que se registra en el libro de caja tiene dos lados, es decir, débito y crédito.
La diferencia entre la suma de los saldos del lado del débito y del lado del crédito muestra el saldo del efectivo disponible o de la cuenta bancaria. Cashbook juega un papel doble, ya que es el libro de la entrada original de la empresa y también el libro de la entrada final.
Tipos de formatos de libro de caja
Hay tres tipos de formatos de libro de caja que son los siguientes:
# 1 - Columna única
El libro de caja de una sola columna contiene solo las transacciones en efectivo realizadas por la empresa. El libro de caja de una sola columna tiene solo una columna de dinero en el débito y acredita en ambos lados. No registra la transacción relacionada, que involucra bancos o descuentos. Las transacciones que se realizan a crédito no se registran en la preparación del libro de caja de una sola columna.
# 2 - Doble columna
El libro de caja de doble columna contiene dos columnas de dinero tanto en el lado del débito como en el lado del crédito. Una columna es para las transacciones relacionadas con el efectivo y la otra columna es para las transacciones relacionadas con la cuenta bancaria de la empresa. Entonces, en el libro de caja de doble columna, no solo se registran las transacciones en efectivo, sino que también se registran las transacciones a través del banco. Las transacciones que se realizan a crédito no se registran en la preparación del libro de caja de doble columna.
# 3 - Triple columna
También se lo conoce como un formato de libro de caja de tres columnas, y es un formulario más exhaustivo que tiene tres columnas de dinero tanto en el recibo como en el lado de pago y registra las transacciones sobre el efectivo, el banco y los descuentos. Este libro es generalmente mantenido por las grandes firmas que realizan transacciones en modo efectivo así como a través del banco y frecuentemente permite y recibe descuentos por pronto pago.
Formato de libro de caja
El Sr. X inició el negocio en el mes de junio de 2019. Invirtió el capital de $ 200.000, en los que el aporte en efectivo es de $ 100.000, y el resto $ 100.000 lo depositó en la cuenta bancaria de una empresa. Durante el 19 de junio se llevaron a cabo las siguientes transacciones en el negocio. Prepare el libro de caja de doble columna necesario utilizando los datos que se indican a continuación:
| Fecha | Actas | |
| 1 de junio | Aporte de capital inicial. Efectivo: $ 100,000 un banco $ 100,000 | |
| 2-jun | Pagado por publicidad $ 500 de cheque | |
| 4 de junio | Materia prima comprada al Sr. A de $ 10,000 pagando en efectivo | |
| 4 de junio | Papelería comprada por un valor de $ 550 en efectivo | |
| 7-jun | Materia prima comprada al Sr. B por $ 20,000 a crédito | |
| 9-jun | Bienes vendidos al cliente por $ 15,000 en efectivo | |
| 10-jun | Pagó $ 200 por los gastos de oficina en efectivo | |
| 13-jun | Bienes vendidos a crédito por valor de $ 11,000 al Sr. C | |
| 15-jun | Recibió un cheque por valor de $ 11,000 por los bienes vendidos a crédito el 13 de julio de 2019 al Sr. C; | |
| 18-julio | Materia prima comprada $ 10,000 pagando con cheque | |
| 21-jun | Retiró del banco $ 15,000 para negocios | |
| 25-jun | Bienes vendidos a crédito por valor de $ 5,000 | |
| 30-jun | Alquiler pagado con cheque de $ 7,500 | |
| 30-jun | Pagó los salarios al personal de $ 17,000 en efectivo |
Solución:
Ventajas
- Ayuda a ahorrar tiempo y trabajo, ya que en el caso de registrar transacciones en efectivo en el diario, se requiere una gran cantidad de tiempo y trabajo, mientras que, en el caso del libro de caja, las transacciones en efectivo se registran de inmediato, es decir, en el libro mayor.
- La gerencia puede conocer los saldos de caja y banco en cualquier momento. Ayuda en la gestión eficaz del efectivo.
- El Cashbook se equilibra con regularidad, lo que ayuda a evitar el fraude. Además, las discrepancias, si las hubiera, se pueden encontrar y rectificar.
Limitaciones
- Puede llevar mucho tiempo iniciar y mantener este libro.
- En el caso de una gran organización, mantenerla implica altos costos.
Puntos importantes
- El libro de caja juega un papel doble, ya que es el libro de la entrada original de la empresa, así como el libro de la entrada final.
- Tiene dos lados idénticos, es decir, el lado izquierdo (lado de débito) y el lado derecho (lado de crédito)
- La diferencia entre el total de los dos lados da efectivo en mano o saldo de la cuenta bancaria.
- Las transacciones que se realizan a crédito no se registran en este libro.
Conclusión
El libro de caja es un libro de cuentas separado en el que se ingresan todas las transacciones en efectivo de la empresa con respecto a la fecha correspondiente, y es diferente de la cuenta de efectivo donde se registra desde el diario. No hay ningún requisito para transferir los saldos al libro mayor, que se requiere en el caso de la cuenta de efectivo. Luego, las entradas se contabilizan en el libro mayor correspondiente.
El libro de caja tiene dos lados, es decir, el lado izquierdo y el lado derecho, donde todos los recibos en efectivo se registran en el lado izquierdo, mientras que todos los pagos en efectivo se registran en el lado derecho. Cashbook ayuda en la gestión eficaz del efectivo, ya que la dirección puede conocer los saldos del efectivo y del banco en cualquier momento y tomar las decisiones necesarias en consecuencia.
