Significado de la nota de efectivo
Cash Memo es uno de los documentos para las transacciones en efectivo entre el comprador y el vendedor, y el vendedor lo prepara para las ventas al contado, y el mismo se entrega al comprador en la compra de bienes. Es la prueba documental de todas las ventas en efectivo realizadas por la empresa y es la prueba de las compras en efectivo para el comprador. Se prepara junto con una copia duplicada, ya que el original se entregará al comprador y el vendedor se quedará con la copia duplicada.
Cash Memo es equivalente a una copia de la factura y un documento legal. Se utiliza para conocer las ventas en efectivo del negocio, para pagar impuestos, para conciliación y análisis, planificación de inventarios, posición de flujo de caja, etc.
Es un instrumento comercial no negociable que actúa como prueba para el vendedor de que se ha recibido efectivo del cliente por los bienes vendidos y para que el comprador contabilice el costo y contabilice el saldo en efectivo. Las ventas a crédito no se pueden realizar a través de una nota de efectivo, ya que se puede emitir para una transacción de venta solo si se recibe el efectivo.
Formato de nota de efectivo
A continuación se muestra el formato para preparar una muestra de nota de efectivo.
Contenido
- Nombre y dirección del proveedor : para justificar que el proveedor ha realizado las ventas.
- Nombre y dirección del comprador : actúa como prueba para que el comprador registre las compras.
- Número de serie de la nota de efectivo : sirve como seguimiento para rastrear las ventas realizadas por la empresa, para registrar todas las transacciones por completo sin perder ninguna transacción.
- Fecha de la nota de efectivo : para rastrear la transacción diaria y mensualmente
- Número de pedido del cliente o del comprador : para realizar un seguimiento del volumen de transacciones realizadas contra un solo cliente
- Descripción de los bienes : para identificar la naturaleza de los bienes vendidos.
- Cantidad de bienes : seguir el bien vendido y conocer la posición del inventario.
- Tarifas de bienes : para calcular el valor de venta
- Monto - Para conocer las ventas realizadas por la empresa
- El descuento (descuento comercial o descuento por pronto pago) se mostrará por separado: para realizar un seguimiento de los descuentos proporcionados
- Número de registro fiscal del comprador y proveedor en caso de venta de bienes - Para pagos de impuestos
- El monto total mencionado en la nota de efectivo debe escribirse en palabras y cifras
- La nota de efectivo debe estar firmada por la persona debidamente autorizada - Para que sea más válida;
- Términos y condiciones, si los hubiera
Ejemplo de nota de efectivo
Joe es dueño de una boutique llamada Billy Reid. Jeni, una de las clientas habituales, visita la tienda y compra dos pares de jeans de la marca Levi's por $ 100 cada uno, 3 camisetas de la marca Nike por $ 50 cada una. Joe ofrece un 10% de descuento a Jeni y cobra un 10% de IVA en la transacción de venta. Joe prepara una muestra de nota de efectivo para la transacción mencionada anteriormente.
Ventajas
- Es simple y efectivo de preparar y realizar un seguimiento.
- Es adecuado para todas las pequeñas empresas que se ocupan de transacciones en efectivo.
- Es un documento legal y equivale a la factura.
- Es más un proceso manual, por lo que no se requiere un sistema computarizado separado.
- Está autenticado ya que siempre lleva la firma de un responsable.
- Las transacciones realizadas a través de una nota de efectivo son más favorables para el negocio por la posición de flujo de efectivo ya que el cliente paga en efectivo inmediatamente por la venta realizada.
- No habrá ningún cliente pendiente en las transacciones realizadas a través de una nota de efectivo y la posición del capital de trabajo de la empresa será buena. Los fondos se pueden utilizar mejor para el negocio.
- Como las transacciones de crédito no se pueden realizar con una nota de efectivo, no habrá deudas incobrables para la empresa.
Desventajas
- Es fácil manipular las transacciones.
- No es adecuado para grandes empresas.
- Las transacciones bancarias son mejores que las transacciones en efectivo, ya que tienen un seguimiento adecuado
- La evasión fiscal es posible ya que los ingresos y los costos se toman en cuenta por método manual y no existe un sistema de seguimiento adecuado.
- Es posible que los proveedores y los clientes no siempre estén interesados en pagar en efectivo de inmediato, ya que prefieren tener algunos días de crédito.
- Es un proceso manual, por lo que se debe designar a una persona responsable para que se encargue de estas transacciones, ya que el riesgo reside más en el manejo de transacciones en efectivo.
Conclusión
Una nota de efectivo es un comprobante comercial que emite un vendedor sobre ventas en efectivo. El sistema es simple y efectivo para las transacciones del día a día. Es un documento legal y todas las transacciones contabilizadas mediante una nota de efectivo son válidas. Es prueba de todas las ventas realizadas por una empresa. Es adecuado para una pequeña empresa donde el volumen de negocios es bajo y de naturaleza recurrente.
