¿Qué es el formato de entrada de diario?
El formato de entrada de diario es el formato estándar utilizado en la contabilidad para mantener un registro de todas las transacciones comerciales de la empresa y se basa principalmente en el sistema de contabilidad de doble entrada de la contabilidad y garantiza que el lado del débito y el lado del crédito sean siempre iguales. El formato estándar contiene 5 columnas: 1) Fecha de la transacción 2) Detalles de la transacción comercial 3) Número de folio 4) Entrada de débito y 5) Entrada de crédito.
Analicemos cada una de las columnas en detalle:
Formato estándar de asientos de diario en contabilidad
El formato básico de un asiento de diario en contabilidad se muestra a continuación:
Columna 1: Fecha de la transacción
La primera columna del libro Diario consta de la fecha de la transacción. La fecha de la transacción se refiere a la fecha real en la que se ha producido la transacción y no a la fecha en que se informa sobre la transacción.
Columna 2: Entrada de diario
La segunda columna es donde registramos la transacción comercial pasando un asiento de diario. Los asientos de diario se refieren al registro sistemático de eventos y transacciones comerciales que tuvieron lugar en una fecha determinada mediante la aplicación de reglas fundamentales de contabilidad. En la parte inferior de la entrada del diario, publicamos una breve narración que describe la transacción.
Por ejemplo, supongamos que el 15 de octubre de 2019, A Ltd compró muebles por valor de US $ 1,000 / - para fines comerciales. En este caso, debitaremos la Cuenta Mobiliario (Débito lo que ingrese) y acreditaremos la Cuenta Bancaria (Acreditamos lo que sale) con US $ 1,000 / -
El formato de entrada de diario en Excel para esta transacción será el siguiente:
Columna 3: Folio
La tercera columna se conoce como número de folio, que indica el número de referencia utilizado para identificar la entrada particular en las respectivas cuentas del libro mayor. Este número de referencia también puede ser numérico o alfanumérico.
Columna 4: Importe del débito
La cuarta columna muestra el monto por el cual la cuenta respectiva se debita en la transacción.
Por ejemplo, el 7 de febrero de 2019, ABC Inc. pagó el alquiler de la oficina de US $ 250,00 y el seguro del edificio de US $ 400,00.
Ahora, dado que el seguro de alquiler y construcción de oficinas es un gasto para ABC Inc., debitaremos ambas cuentas (debitar todos los gastos y pérdidas), es decir, la cuenta de alquiler por 250,00 dólares y la cuenta de seguro por 400,00 dólares y acreditaremos la cuenta bancaria por los US $ 650,00 (abonar lo que sale) como:
El formato en Excel para esta transacción será el siguiente:
Ahora, con la ayuda de la cuarta columna, podemos distinguir claramente qué cuenta se ve afectada por la cantidad de dinero.
Columna 5: Monto del crédito
Al igual que la columna 4, que muestra el monto por el que se debita la cuenta, la columna 5 representa el monto por el que se acredita la cuenta respectiva.
Continuando con el ejemplo anterior, el pago de los gastos de alquiler y seguro muestra una salida de dinero del negocio. De esta forma acreditamos en la cuenta bancaria un total de US $ 650,00
Ejemplos
Digamos que el 15 de octubre de 2019, ABC Inc. vendió 200 unidades a US $ 10 / unidad al Sr. John a crédito.
Para registrar la transacción, ingresaremos la fecha de la transacción, que es el 15 de octubre de 2019, en la primera columna.
En la segunda columna, pasaremos el asiento del diario contable de la transacción, es decir, acreditaremos la cuenta de Ventas (acreditaremos todos los ingresos y ganancias), y como el Sr. John ha recibido los bienes a crédito y va a realizar el pago en futuro, es el deudor de ABC Inc. Por la regla de una cuenta personal, debitaremos su cuenta por el monto del valor de venta (Débito al receptor).
El formato de entrada de diario en Excel para esta transacción será el siguiente:
Puntos esenciales a tener en cuenta sobre el formato de entrada de diario
- La entrada de diario debe registrarse solo con la fecha de la transacción.
- Considere el principio de contabilidad fundamental para identificar las cuentas del libro mayor relevantes afectadas en la transacción comercial.
- Una vez que haya identificado las cuentas del libro mayor relevantes para registrar el asiento del diario, preste atención a 3 reglas de oro de la contabilidad para determinar qué cuenta del libro mayor debe debitar y cuál acreditar.
- Asegúrese de que el monto total de la deuda y el monto del crédito sean siempre iguales para todas y cada una de las transacciones.
- El monto de la transacción debe mencionarse en la moneda del informe. La moneda de notificación se refiere a la moneda nacional del país donde se encuentra la oficina registrada de la empresa. Si la empresa opera en varios países, las transacciones realizadas en moneda extranjera deben convertirse primero a la moneda de informe y luego registrarse en el Diario.
