¿Qué es la hoja de trabajo de contabilidad?
Hoja de trabajo de contabilidad es una herramienta de hoja de cálculo que registra toda la información contable y se utiliza para preparar los estados financieros de la empresa al final del ciclo contable, asegurando así su precisión financiera.
- Estas hojas de cálculo contables están diseñadas principalmente para fines internos solo donde los usuarios externos de la empresa, como inversores, acreedores, etc., rara vez tienen la oportunidad de ver la hoja de cálculo contable de la empresa.
- Debido a esto, existe flexibilidad con el preparador de la hoja de trabajo de contabilidad para modificar su formato para adaptarse a la demanda de sus requisitos internos y de flujo de trabajo. Entonces, esta es la hoja de cálculo que ayuda a rastrear cada paso del ciclo contable de la empresa.
Componentes de la hoja de trabajo de contabilidad
En general, hay cinco columnas de datos y cada columna de datos enumera las entradas de débito y de crédito por separado. Las siguientes son las cinco columnas de datos en la hoja de trabajo de contabilidad:
# 1 - Balance de prueba no ajustado
La columna de balance de prueba no ajustado contiene todos los activos, pasivos, gastos e ingresos de la empresa, que se utilizan en un año en cuestión. El total del crédito y la columna de débito del saldo de prueba sin ajustar son iguales.
# 2 - Ajustes
Todas las cuentas de la empresa, que requieren la aprobación de la entrada de ajuste, aparecerán en la columna de ajuste. El total de crédito y la columna de débito del saldo de los ajustes son iguales.
# 3 - Balance de prueba ajustado
El balance de prueba ajustado se preparará combinando las entradas de las dos columnas anteriores, Balance de prueba no ajustado y ajustes. El crédito total y la columna de débito del saldo de prueba ajustado son iguales.
# 4 - Estado de resultados
La columna del estado de resultados contiene los valores con respecto a las cuentas de gastos e ingresos únicamente. En este caso, si el valor de los ingresos totales excede la columna de gastos, entonces la diferencia será el ingreso neto del año de la empresa, ya que obtiene más ingresos en el año que lo que gasta en sus gastos.
Por otro lado, si el total de gastos del año excede el total de ingresos, entonces la diferencia será la pérdida neta del año de la empresa, ya que está gastando más en sus gastos de lo que está ganando. En cualquiera de los casos, se requiere que la empresa apruebe la contrapartida para la diferencia.
# 5 - Balance general
La columna del balance general contiene los valores con respecto a los activos, pasivos y capital del propietario únicamente. El crédito total y la columna de débito del Balance general serán iguales.
Ejemplo de hoja de trabajo contable
La empresa XYZ Ltd. tiene un negocio de panadería. Durante el año anterior a la preparación de los estados de cuentas finales, decidió desarrollar una hoja de cálculo contable como paso intermedio. El saldo de prueba no ajustado de la empresa se da en la columna 1. Durante el año, se realizaron dos ajustes, que incluyen el pago de alquiler de $ 1,500 por adelantado y el gasto de depreciación de $ 2,000. Prepare una hoja de trabajo de contabilidad.
Solución:
Ventajas de la hoja de trabajo de contabilidad
- Con la ayuda de la hoja de cálculo contable, es fácil completar el proceso de preparación de los estados financieros de la empresa paso a paso. Es una de las herramientas imprescindibles para el desarrollo de la cuenta de resultados y el balance de la empresa. Si bien el uso de los mismos no es obligatorio, es un paso beneficioso.
- Se asegura que el contable de la empresa no se olvide mientras prepara los libros para pasar los ajustes requeridos.
- Proporciona información sobre la salud financiera de la empresa antes de que se prepare el estado financiero real de la empresa.
Limitaciones
Se preparan de forma manual y separada de la base de datos contable de la empresa, por lo que existe la posibilidad de que las hojas de trabajo contables realizadas contengan los errores o las inexactitudes en la fórmula. Es necesario que la persona interesada las revise cuidadosamente antes de confiar en los totales resumidos.
Conclusión
Una hoja de cálculo contable de la empresa es un documento que se utiliza dentro del departamento de contabilidad para calcular y analizar los saldos de las cuentas. Una hoja de trabajo es una herramienta útil para garantizar que los asientos contables sean correctos. Todas las cuentas de los registros contables de la empresa se muestran en la hoja de trabajo contable en al menos una de las columnas, lo cual es un paso fundamental para prevenir los errores cuando se preparan los estados financieros finales de la empresa.
Entonces, muestra todos los pasos importantes del ciclo contable de la empresa uno al lado del otro. Si bien el uso del mismo no es obligatorio, es una de las herramientas imprescindibles para la elaboración de la cuenta de resultados y el balance de la empresa.
